ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРИ СОВЕТЕ
МИНИСТРОВ СССР
ПРИКАЗ
от 12 июня 1981 г. N 137
О "ПРИМЕРНОМ ПОЛОЖЕНИИ ОБ
ОБЪЕДИНЕННОМ
АРХИВЕ ПРОМЫШЛЕННОГО, ПРОИЗВОДСТВЕННОГО
И НАУЧНО-ПРОИЗВОДСТВЕННОГО ОБЪЕДИНЕНИЯ"
В целях улучшения ведомственного хранения
документов в соответствии с требованиями Постановления Совета Министров СССР от
20 сентября 1978 г. N 784 "Об улучшении организации архивного дела в
центральных государственных архивах СССР" приказываю:
1. Утвердить "Примерное положение об
объединенном архиве промышленного, производственного и научно-производственного
объединения" согласно Приложению.
2. Начальникам главных архивных
управлений при Советах Министров союзных республик, директорам ЦГА СССР
осуществить необходимые организационно-методические мероприятия по внедрению в
практику работы министерств, государственных комитетов и ведомств, имеющих в
своих системах объединения, "Примерного положения".
3. Отделу ведомственных архивов и
делопроизводства (т. Пшеничный) организовать рассылку
"Примерного положения" министерствам и центральным ведомствам,
оказывать постоянную методическую помощь заинтересованным организациям в
практическом применении "Примерного положения".
4. Контроль за
выполнением настоящего Приказа возложить на Отдел ведомственных архивов и
делопроизводства (т. Пшеничный).
Начальник Главного управления
Ф.И.ДОЛГИХ
Приложение
к Приказу Главного
архивного управления
при Совете Министров СССР
от 12 июля 1981 г. N 137
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОБЪЕДИНЕННОМ АРХИВЕ ПРОМЫШЛЕННОГО
ПРОИЗВОДСТВЕННОГО
И НАУЧНО-ПРОИЗВОДСТВЕННОГО ОБЪЕДИНЕНИЯ
1. Общие положения
1.1. Документы
промышленных, производственных и научно-производственных объединений <*>,
входящих в их состав и подчиненных учреждений, организаций и предприятий,
имеющие политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное или
историческое значение, являются частью Государственного архивного фонда СССР и
подлежат передаче в государственные архивы в установленные Положением о Государственном
архивном фонде СССР сроки.
--------------------------------
<*> Впредь для краткости
употребляется слово "объединение".
Объединения несут ответственность за
сохранность, учет, качество обработки и использование образующихся в их
деятельности документов, а также за передачу в государственные архивы в
установленные сроки документов, подлежащих государственному хранению.
1.2. Для обеспечения сохранности, учета и
использования документов в объединениях создаются объединенные архивы.
1.3. Объединенный архив создается в
объединении как подразделение управления или, где это необходимо, как
структурная единица объединения <*>.
--------------------------------
<*> Объединенный архив как
структурная единица объединения создается вышестоящим по отношению к объединению
органом по представлению генерального директора объединения.
1.4. Правовой основой для образования
объединенных архивов объединений является Постановление Совета Министров СССР
от 20 сентября 1978 г. N 784 "Об улучшении организации архивного дела в
центральных государственных архивах СССР" и Положения о промышленных,
производственных и научно-производственных объединениях.
1.5. В своей работе объединенный архив
руководствуется законодательством СССР, Положением о Государственном архивном
фонде СССР, приказами, распоряжениями и указаниями вышестоящей организации,
объединения, правилами и инструкциями Главного архивного управления при Совете
Министров СССР и учреждений его системы, а также настоящим Положением.
1.6. Объединенный архив подчиняется
непосредственно руководству объединения, работает по планам, утвержденным руководством
объединения, и отчитывается перед ним о результатах своей работы.
1.7. Объединенный архив возглавляет
заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности руководством объединения.
1.8. Настоящее Положение распространяется
на объединенные архивы объединений союзного и республиканского подчинения.
На основании "Примерного
положения..." в объединении разрабатывается Положение об архиве,
утверждаемое руководством объединения по согласованию с архивным органом.
2. Состав
документов объединенного архива
2.1. В объединенном архиве хранятся
документы управления (дирекции), головной организации объединения, структурных
единиц объединения, учреждений, организаций и предприятий, подчиненных
объединению <*>.
--------------------------------
<*> В дальнейшем -
"подчиненные объединению учреждения".
Примечание: вопрос о создании
объединенного архива для хранения документов всесоюзных промышленных
объединений, находящихся в г. Москве, а также для хранения документов
структурных единиц объединения и подчиненных ему учреждений, находящихся вне
пределов пункта расположения генеральной дирекции, головной организации
объединения, должен решаться руководством объединения совместно с вышестоящей
по отношению к объединению организацией.
2.2. В состав документов объединенного
архива входят:
2.2.1. Завершенные в делопроизводстве
документы, подлинная научно-техническая документация, подлежащая передаче на
государственное хранение, и кинофотофонодокументация
управления (дирекции), головной организации, структурных единиц объединения и
подчиненных объединению учреждений.
2.2.2. Документы ликвидированных или
реорганизованных учреждений, входивших или входящих в систему объединения, а
также организации-предшественника объединения.
2.2.3. Фонды личного происхождения
деятелей науки и техники, новаторов и передовиков производства, работавших в
объединении.
Примечание: фонды личного происхождения
включаются в состав объединенного архива по желанию фондообразователей
или наследников и по согласованию с объединенным архивом.
2.2.4. Документы по личному составу
управления (дирекции) объединения, структурных единиц, подчиненных объединению
учреждений, ликвидированных учреждений организаций и предприятий, входивших в
состав объединения.
2.2.5. Документы общественных организаций
объединения (кроме партийных и комсомольских).
2.2.6. Печатные материалы, в том числе
ведомственные издания, дополняющие документы объединенного архива, а также
материалы, необходимые для информационно-справочной и другой работы архива.
2.2.7. Научно-справочный
аппарат, раскрывающий состав и содержание документов объединенного архива
(описи, исторические справки, каталоги, указатели, перечни проектов (объектов),
проблем (тем), документация по которым подлежит передаче на государственное
хранение, инвентарные книги, обзоры и т.д.).
2.2.8. Микрофильмы, микрофиши, апертурные
карты, машинные носители информации и другая специальная документация.
2.2.9. Страховые копии особо ценных
документов.
3. Порядок
комплектования объединенного архива
3.1. Список учреждений - источников
комплектования объединенного архива утверждается приказом по объединению.
3.2. От учреждений - источников
комплектования на хранение в объединенный архив поступают все документы
постоянного и долговременного сроков хранения (10 лет и выше), а также все
документы по личному составу.
Примечание: документы сроков хранения до
10 лет хранятся и уничтожаются в установленном порядке и в учреждениях,
организациях и на предприятиях, в деятельности которых они образуются.
3.3. От учреждений, не включенных в
список источников комплектования объединенного архива в случае их ликвидации
без правопреемника, на хранение в объединенный архив могут быть приняты
документы по личному составу.
4. Задачи и функции
объединенного архива
4.1. Основными задачами объединенного
архива являются обеспечение сохранности, прием, учет, создание
научно-справочного аппарата, использование, подготовка к передаче и передача на
государственное хранение принятых в архив документов постоянного хранения.
4.2. Во исполнение этих задач
объединенный архив осуществляет следующие функции:
4.2.1. Принимает документы
учреждений-источников комплектования, обеспечивает полную сохранность принятых
на хранение документов.
4.2.2. Проводит экспертизу научной и
практической ценности принятых на хранение документов, оказывает помощь в
организации и проведении экспертизы ценности документов в
учреждениях-источниках комплектования. Устанавливает совместно с экспертной
комиссией (ЭК) объединения порядок проведения
экспертизы ценности документов структурных единиц и подчиненных объединению
учреждений.
4.2.3. Участвует в работе ЭК объединения.
4.2.4. Осуществляет учет принятых на
хранение документов.
4.2.5. Создает и пополняет
научно-справочный аппарат к документам (сводные описи, исторические справки,
каталоги, указатели, обзоры, инвентарные книги и т.д.).
4.2.6. Организует использование
документов, выдает в установленном порядке справки, копии и выписки из
документов, учреждениям и гражданам, производит выдачу дел и документов
учреждениям во временное пользование.
4.2.7. Оказывает помощь и дает
консультации работникам объединения по вопросам организации документов в
делопроизводстве и архивного дела.
4.2.8. Участвует в проведении
общественных смотров архивов и делопроизводства в учреждениях и на предприятиях
объединения.
4.2.9. Принимает участие в разработке
нормативно-методических документов по организации делопроизводства и архивного
дела в объединении (инструкций, памяток, классификаторов, номенклатур дел,
перечней с указанием сроков хранения документов и т.д.).
4.2.10. Участвует в организации и
проведении мероприятий по повышению деловой квалификации секретарей,
делопроизводителей и других работников, занятых в сфере работы с документами в
объединении.
4.2.11. Ежегодно высылает в
соответствующее учреждение государственной архивной службы паспорт архива.
4.2.12. Докладывает руководству
объединения вопросы архивного дела и организации документов в делопроизводстве.
4.2.13. Передает по описям, утвержденным
экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, на государственное
хранение в соответствующие государственные архивы документы, сроки
ведомственного хранения которых истекли.
5. Права
объединенного архива
5.1. Для выполнения возложенных задач
объединенному архиву предоставляется право:
5.1.1. Контролировать выполнение
учреждениями-источниками комплектования объединенного архива установленных
правил организации документов в делопроизводстве и работы архивов.
5.1.2. Давать указания учреждениям,
организациям и предприятиям объединения по вопросам подготовки документов к
сдаче в объединенный архив.
5.1.3. Запрашивать от учреждений,
организаций и предприятий объединения сведения, необходимые для работы архива.
5.1.4. Привлекать в необходимых случаях в
качестве экспертов и консультантов специалистов, работающих в объединении, а
также в других организациях.
5.1.5. Создавать при объединенном архиве
советы и комиссии по содействию архивному делу на общественных началах.