ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРИ СОВЕТЕ
МИНИСТРОВ СССР
ПРИКАЗ
от 31 марта 1983 г. N 87
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ "ИНСТРУКЦИИ О ВЕДЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
ПО ПРЕДЛОЖЕНИЯМ, ЗАЯВЛЕНИЯМ И ЖАЛОБАМ ГРАЖДАН
В УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ И ПРЕДПРИЯТИЯХ
СИСТЕМЫ ГЛАВАРХИВА СССР"
В целях
установления единого порядка ведения делопроизводства в соответствии с
требованиями "Типового положения о ведении делопроизводства по
предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на
предприятиях, в учреждениях и организациях", утвержденного Государственным
комитетом СССР по науке и технике, Государственным комитетом СССР по стандартам
и Главным архивным управлением при Совете Министров СССР от 30.11.81 N 463/162/298,
приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие
объявляемую "Инструкцию о ведении делопроизводства по предложениям,
заявлениям и жалобам граждан в учреждениях, организациях и предприятиях системы
Главархива СССР", согласно Приложению.
2. Директорам ЦГА СССР,
ВНИИДАД, НИЦТД СССР, Научной библиотеки, лабораторий микрофотокопирования и
реставрации документальных материалов ЦГА СССР в г. г. Москве и Ленинграде,
начальнику отдела по эксплуатации и техническому обслуживанию зданий и
сооружений ЦГА СССР, заведующему отделом центральных государственных архивов
СССР по изданию и реализации архивоведческой литературы, начальникам главных
архивных управлений союзных республик обеспечить ведение делопроизводства по
предложениям, заявлениям и жалобам граждан в строгом соответствии с
объявленной Инструкцией.
3. Отделам информации и научного
использования документов (т. Рассыпнова) и общему (т.
Ястребцева) установить контроль за
соблюдением требований указанной Инструкции.
Начальник Главного управления
Ф.И.ДОЛГИХ
Приложение
к Приказу Главного
архивного управления
при СМ СССР
от 31 марта 1983 г. N 87
ИНСТРУКЦИЯ
О ВЕДЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ПРЕДЛОЖЕНИЯМ,
ЗАЯВЛЕНИЯМ И ЖАЛОБАМ ГРАЖДАН В УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ
И ПРЕДПРИЯТИЯХ СИСТЕМЫ ГЛАВНОГО АРХИВНОГО
УПРАВЛЕНИЯ
ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ СССР
1. Общие положения
1.1. Инструкция
разработана на основе "Типового положения о ведении делопроизводства по
предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на
предприятиях, в учреждениях и организациях", утвержденного Постановлением
Государственного комитета СССР по науке и технике, Государственного комитета
СССР по стандартам и Главного архивного управления при Совете Министров СССР от
30.11.81 N 463/162/298.
Предусмотренный данной Инструкцией порядок
работы распространяется и на запросы социально-правового характера по
документам государственных архивов.
1.2. Делопроизводство по предложениям,
заявлениям и жалобам граждан ведется централизованно и отдельно от других видов
делопроизводства и возлагается на специально назначенных для этого должностных
лиц.
1.3. Личную ответственность за состояние
делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в учреждениях,
организациях и предприятиях системы Главархива СССР
несут их руководители. Они систематически проверяют порядок ведения
делопроизводства в соответствующих учреждениях, организациях и предприятиях и
принимают меры к совершенствованию этой работы.
1.4. Действие настоящей Инструкции не
распространяется на ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям и
жалобам граждан, порядок рассмотрения которых установлен
уголовно-процессуальным, гражданским процессуальным законодательством Союза ССР
и союзных республик, Положением о порядке рассмотрения трудовых споров,
Положением об открытиях, изобретениях и рационализаторских предложениях,
Уставом связи и другим законодательством Союза ССР и союзных республик.
2. Порядок приема,
регистрации и исполнения предложений,
заявлений и жалоб граждан <*>
--------------------------------
<*> В дальнейшем вместо слов
"предложения, заявления и жалобы граждан" употребляются слова
"заявления граждан".
2.1. Все заявления граждан, поступающие в
учреждения, организации и предприятия системы Главархива
СССР по почте или непосредственно от граждан, принимаются, учитываются и
регистрируются в день их поступления на регистрационно-контрольных карточках
(Приложение N 1).
При личном приеме граждан их письменные и
устные заявления также подлежат регистрации на карточках.
2.2. Учреждения, организации и предприятия
системы Главархива СССР, их руководители и другие
должностные лица, к ведению которых не относится решение вопросов, поставленных
в заявлениях граждан, направляют их не позднее чем в пятидневный срок по
принадлежности, извещая об этом заявителей, а при личном приеме разъясняют,
куда им следует обратиться.
Запрещается направлять жалобы тем
должностным лицам, действия которых обжалуются.
2.3. Прием заявлений граждан в
учреждениях, организациях и предприятиях системы Главархива
СССР осуществляется канцелярией. При этом проверяется правильность адресования, целостность конвертов и наличие вложенных в
них документов. Ошибочно доставленная почтой корреспонденция пересылается по
принадлежности. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложения
к ним необходимо сообщить об этом отправителю.
Конверты сохраняются в тех случаях, когда
только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового
штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения
заявлений, а также в других необходимых случаях.
2.4. На всех входящих заявлениях
проставляется регистрационный штамп, место проставления которого определяется
ГОСТом 6.39-72. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии
автора и порядкового номера поступившего заявления (например, Д-401).
Регистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями,
обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность заявлений граждан.
Заявления и переписка по одному и тому же
вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в одно
и то же учреждение, организацию и предприятие системы Главархива
СССР, учитываются под регистрационным индексом первого заявления.
2.5. Повторным заявлениям граждан при их
поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей
графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный индекс
первого заявления. В правом верхнем углу повторных заявлений и на
регистрационно-контрольных карточках делается отметка "ПОВТОРНО" и
подбирается вся предшествующая переписка.
Повторными следует считать заявления,
поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со
времени подачи первого заявления истек установленный законодательством срок
рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
2.6. Регистрационно-контрольные карточки,
как правило, заполняются в трех экземплярах, необходимых для обеспечения учета,
справочной работы, контроля за исполнением поручений
по заявлениям граждан и их анализа. Первый экземпляр карточки остается в
канцелярии и помещается в справочную картотеку, которая может строиться по
алфавитному, предметно-тематическому, географическому и другим принципам.
Второй экземпляр карточки помещается в контрольную картотеку, карточки в
которой систематизируются по исполнителям или срокам исполнения. Третий
экземпляр карточки направляется вместе с документом исполнителю.
2.7. Зарегистрированные в канцелярии
заявления передаются для рассмотрения руководству или уполномоченному
должностному лицу. Заявления с резолюцией руководителя или уполномоченного
должностного лица поступают в структурное подразделение, ответственное за
данный вид работы (стол справок, отдел информации и научного использования
документов и др.). Руководитель структурного подразделения определяет
конкретного исполнителя.
Заявления граждан считаются разрешенными,
если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые
меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему
законодательству.
Ответы на заявления граждан подписываются
руководителем или уполномоченным должностным лицом учреждения, организации и
предприятия системы Главархива СССР. После отметки об
исполнении на заявлении и в регистрационно-контрольной карточке ответ
отправляется заявителю. Ответ может быть дан и в устной форме. В случае устного
ответа делается соответствующая отметка на исполненном заявлении и в
регистрационно-контрольной карточке.
3. Контроль за исполнением заявлений граждан
3.1. Контроль за
рассмотрением и исполнением заявлений граждан, а также за сроками,
установленными Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 марта 1980 г. N
1662, возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечивать
своевременное, правильное и полное рассмотрение заявлений и исполнение принятых
по ним решений.
3.2. При продлении руководством
соответствующего учреждения, организации и предприятия системы Главархива СССР срока разрешения заявления на заявлении
пишется соответствующая резолюция и делается отметка в
контрольно-регистрационной карточке о сроке продления.
3.3. Заявления граждан, направленные из
партийных и советских органов, редакций газет и журналов, от депутатов Советов
народных депутатов, а также из учреждений, требующих сообщить результаты их
рассмотрения, берутся на особый контроль, о чем на карточке и заявлении
делается отметка "КОНТРОЛЬ" или знак контроля "К". Отметка
проставляется на всех экземплярах карточки.
3.4. Заявления граждан, на которые даются
промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только
после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер.
Решение о снятии с контроля принимают руководители и другие должностные лица
учреждений, организаций и предприятий системы Главархива
СССР, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение заявлений
граждан. На заявлении и в регистрационно-контрольной карточке проставляется
отметка "С КОНТРОЛЯ СНЯТО".
4. Анализ и
обобщение работы по рассмотрению
заявлений граждан
4.1. Руководители или
по их поручению другие должностные лица учреждений, организаций и предприятий
системы Главархива СССР должны систематически (не
реже одного раза в квартал) анализировать и обобщать предложения, заявления и
жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания с целью своевременного
выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом
интересов граждан, а также совершенствования работы органов государственной
архивной службы.
4.2. Должностные лица, ответственные за
исполнение заявлений граждан, подготавливают аналитические справки, которые
представляются руководителям учреждений, организаций и предприятий системы Главархива СССР ежеквартально.
4.3. Проверка работы учреждений,
организаций и предприятий системы Главархива СССР с
заявлениями граждан осуществляется ежеквартально специальной комиссией,
назначаемой руководством этих учреждений, организаций и предприятий.
4.4. Учреждения, организации и
предприятия системы Главархива СССР в установленные
сроки отчитываются перед вышестоящими архивными органами об исполнении запросов
социально-правового характера (Приложение N 2).
5. Оформление и
хранение дел
5.1. На каждом исполненном заявлении, на
нижнем поле первого листа документа, помещается отметка об исполнении, которая
содержит следующие данные: краткую справку об исполнении (если отсутствует
документ, свидетельствующий об исполнении); слова "В дело" и номер
дела, в которое должно быть подшито заявление; дату направления документа в
дело; подпись должностного лица или исполнителя.
Заявления граждан, со всеми относящимися
к ним документами и экземпляром регистрационно-контрольной карточки, должны
быть возвращены после их разрешения должностным лицам, ведущим
делопроизводство, для централизованного формирования дела и картотеки.
Заявления граждан, копии ответов на них и
документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему
граждан формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Формирование и хранение дел у
исполнителей запрещается.
Документы в делах располагаются в
хронологическом или алфавитном порядке. Каждое заявление и все документы по его
рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу.
5.2. При формировании
дел проверяется правильность оформления (наличие подписей, даты, индекса, заверительной подписи, отметок "В дело" и т.п.),
их полнота (комплектность). Неразрешенные заявления подшивать в дела
запрещается. Недооформленные и неправильно оформленные заявления возвращаются
исполнителю на доработку.
Обложка дела оформляется в соответствии с
ГОСТом 17914-72 (с изменениями N 1, 2).
5.3. Сроки хранения документов по
рассмотрению и разрешению заявлений граждан, включая запросы
социально-правового характера, в учреждениях, организациях и предприятиях
системы Главархива СССР определяются в соответствии с
утвержденным Перечнем документов со сроками хранения Главархива
СССР и подведомственных ему организаций. Устанавливается пятилетний срок
хранения заявлений граждан и документов, связанных с их рассмотрением и
разрешением, а для запросов социально-правового характера - 10-летний срок. В
необходимых случаях постоянно действующей экспертной комиссией органов
государственной архивной службы может быть принято решение об увеличении срока
хранения или о постоянном хранении наиболее ценных предложений граждан.
5.4. Дела, подлежащие постоянному, а
также временному (свыше 10 лет) хранению, передаются в архив учреждения,
организации и предприятия системы Главархива СССР
через год после завершения их в делопроизводстве. Дела, подлежащие временному
хранению (до 10 лет включительно), передаются в архив по усмотрению
руководителя учреждения, организации и предприятия системы Главархива
СССР.
По истечении установленных сроков
хранения заявления граждан и документы по их разрешению подлежат уничтожению в
установленном порядке.
Приложение 1
Регистрационно-контрольная карточка
(указания по заполнению прилагаются)
┌─────────────┬──────────────────────────────────────┬────────────────────┐
│0229140 │ РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ
КАРТОЧКА │ │
├─────────────┴──────────────────────────────────────┴────────────────────┤
│Заявитель
│
│(Ф.И.О.,
адрес, телефон)
│
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Предыдущие
обращения от N от N │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Вид
документа
на л. │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Автор,
дата, индекс сопровод. письма │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Дата,
индекс поступления
│
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Краткое
содержание
│
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Отв.
исполнитель
│
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Резолюция │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Автор
резолюции
│
├─────────────────────────────────────────────────┬───────────────────────┤
│Срок
исполнения
│ │
├─────────────────────────────────────────────────┴───────────────────────┤
│
Формат А5 (148 x 210)│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ХОД
ИСПОЛНЕНИЯ │
├─────────────┬───────────┬──────────────────────────────┬────────────────┤
│Дата
передачи│Исполнитель│Отметка о
промежуточном ответе│
Контрольные │
│на
исполнение│ │ или дополнительном запросе │
отметки │
├─────────────┼───────────┼──────────────────────────────┼────────────────┤
├─────────────┼───────────┼──────────────────────────────┼────────────────┤
├─────────────┼───────────┼──────────────────────────────┼────────────────┤
├─────────────┴───────────┴──────────────────────────────┴────────────────┤
│Дата,
индекс исполнения (ответа) │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Адресат
│
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Содержание
│
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│С
контроля снял
Подпись контролера │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Дело Том Листы Фонд │
│ Опись │
│
Дело │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Приложение
к регистрационно-контрольной
карточке
УКАЗАНИЯ
ПО ЗАПОЛНЕНИЮ РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ
(РКК) <*>
--------------------------------
<*> В случае использования
электронно-вычислительной техники при организации делопроизводства по
предложениям, заявлениям и жалобам граждан могут применяться
регистрационно-контрольные карточки, содержащие все вышеуказанные реквизиты,
расположенные в последовательности, удобной для применения средств
вычислительной техники.
Лицевая сторона
регистрационно-контрольной карточки
Заявитель - фамилия, имя, отчество, место
жительства или работы, телефон заявителя или заявителей, для писем без подписи
делается запись - "без подписи".
Предыдущие обращения - даты и
регистрационные индексы предыдущих предложений, заявлений и жалоб заявителя.
Вид документа -
предложение, заявление или жалоба, поступившие по почте или поданные при личном
приеме, и количество листов в них.
Автор, дата, индекс
сопроводительного письма - название организации, переславшей предложение,
заявление, жалобу.
Дата, индекс поступления - дата
поступления предложения, заявления, жалобы (по почте или на личном примере) и
их регистрационные индексы.
Краткое содержание - предложения,
заявления, жалобы.
Ответственный исполнитель - наименование
организации или структурного подразделения, отвечающего за разрешение
предложения, заявления, жалобы.
Резолюция - переносится с документа или
записывается на личном приеме.
Автор резолюции - должность, фамилия и
инициалы руководителя, автора первой резолюции.
Срок исполнения - указывается в
соответствии с резолюцией или сроками исполнения, установленными
законодательством. Запись об изменении сроков производится в следующей графе
строки с указанием нового срока, должности и фамилии руководителя, принявшего
решение о его изменении.
В левом верхнем углу лицевой стороны
карточки указывается код РКК (0229140) по Общесоюзному классификатору
управленческой документации и код организации, в которой заводится
регистрационно-контрольная карточка.
В правом верхнем углу проставляется штамп
"ПОВТОРНО" при регистрации повторных обращений.
Оборотная сторона
регистрационно-контрольной карточки
Ход исполнения:
графа "Дата передачи на
исполнение" - указывается дата вручения документа непосредственному
исполнителю;
графа "Исполнитель" - фамилия,
инициалы и телефон непосредственного исполнителя (графы заполняются при каждом
перемещении документа);
графа "Отметка о промежуточном
ответе или дополнительном запросе" - адресат, дата, индекс, краткое
содержание промежуточного ответа или запроса;
графа "Контрольная отметка" -
отметки о напоминаниях, состоянии исполнения и т.п.;
Дата, индекс исполнения - дата и
регистрационный индекс документа, содержащего окончательное решение.
Адресат - указываются все адресаты,
которым послан документ с окончательным решением.
Содержание - заголовок ответного
документа с указанием принятого решения (удовлетворено, отказано, разъяснено).
С контроля снял - должность, фамилия и
инициалы руководителя или другого должностного лица, принявшего решение о
снятии с контроля предложения, заявления, жалобы.
Подпись контролера - подпись
ответственного за контроль по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
Дело ______, том ______, листы ______ -
индекс дела по номенклатуре, номер тома и листов (проставляются после
завершения исполнения и подшивки в дело).
Фонд ______, опись _______, дело ___ -
проставляются после сдачи дела в архив.
Размеры карточки рекомендуются А5 (148 x
210) и А6 (105 х 148).
Приложение 2
СВЕДЕНИЯ
об исполнении запросов социально-правового
характера
за 19__ год
(указания по заполнению прилагаются)
┌─────────────────────────────────────────────┬──────────┬──────────┬─────┐
│ │
Архивы с │ Архивы с │Всего│
│ │постоянным│переменным│ │
│ │
составом │ составом │ │
│ │документов│документов│
│
├─────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────┤
│1.
Поступило запросов
│ │ │ │
│2.
Рассмотрено вопросов
│ │ │ │
│ в том числе: │ │ │ │
│2.1.
Направлено по принадлежности, даны │ │ │ │
│рекомендации
или запрошены дополнительные │ │ │ │
│сведения │ │ │ │
│ - в срок до 5 дней │ │ │ │
│ - в срок свыше 5 дней │ │ │ │
│2.2.
Исполнение запросов по материалам │ │ │ │
│архивов │ │ │ │
│ - в срок до 30 дней │ │ │ │
│ - в срок свыше 30 дней │ │ │ │
│2.2.1.
Из них с положительным результатом │ │ │ │
│3.
Находится на исполнении
│ │ │ │
│4.
Число граждан, лично обратившихся в архивы│ │ │ │
└─────────────────────────────────────────────┴──────────┴──────────┴─────┘
Примечания:
УКАЗАНИЯ
ПО ЗАПОЛНЕНИЮ СВЕДЕНИЙ ОБ ИСПОЛНЕНИИ ЗАПРОСОВ
СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА
В сведения
включаются данные по Центральному государственному архиву СССР и сводные по
республике показатели о работе государственных архивов с постоянным и
переменным составом документов (раздельно) по исполнению запросов и наведению
справок социально-правового характера (о трудовом стаже, заработной плате,
службе в армии, образовании, имущественных правах и т.п.), необходимых для
обеспечения прав и законных интересов граждан.
В п. 1 указывается общее количество
поступивших запросов.
В п. 2 включаются сведения о всех запросах, по которым даны ответы учреждениям или
гражданам.
В п. 2.1 включатся сведения о количестве
запросов, по которым архивами даны ответы без просмотра документов. В
частности, здесь учитываются:
- запросы, пересланные по принадлежности
в другие архивы и организации;
- запросы, по которым заявителям даны
разъяснения (о несохранности документов и т.п.);
- заявления, по которым запрошены
дополнительные сведения, необходимые для наведения справок, и т.п.
В п. 2.2 указывается количество запросов,
ответы на которые даны после просмотра документов архива.
В п. 2.2.1 указывается количество
выданных архивных справок, полностью или частично подтверждающих запрашиваемые
данные.
В п. 3 включаются сведения о числе
запросов, не исполненных на 1 июля или 1 января.
В п. 4 приводятся данные о количестве
граждан, лично посетивших учреждения государственной архивной службы от которых
приняты заявления или даны необходимые разъяснения.
В примечаниях должны быть объяснены
причины задержки рассмотрения и исполнения запросов свыше 5 или 30 дней. Кроме
того, в примечаниях следует указывать проведенные мероприятия, направленные на
совершенствование данной работы: обсуждение вопросов на коллегиях, дирекциях,
проведение совещаний, семинаров, проверок, информационную работу о порядке
наведения справок (выступления по радио, телевидению, в печати) и др.