Утвержден
Приказом Главного
архивного управления
при Совете Министров СССР
от 26 июля 1984 г. N 229
Срок введения установлен
с 1 января 1985 года
Введен впервые
ОТРАСЛЕВОЙ СТАНДАРТ
ОТРАСЛЕВАЯ СИСТЕМА НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ
В ОБЛАСТИ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА
ДОКЛАД
О НАИБОЛЕЕ ВАЖНЫХ ОТЕЧЕСТВЕННЫХ И ЗАРУБЕЖНЫХ
ДОСТИЖЕНИЯХ НАУКИ, ТЕХНИКИ И
ПРОИЗВОДСТВА, ПРИМЕНИМЫХ
В ОБЛАСТИ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА.
ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРЕДСТАВЛЕНИЯ
ОСТ 55-7.4-84
Утвержден и введен в действие Приказом
Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 26.07.84 N 229.
Согласован: Главархив
СССР, ВИНИТИ, ВНТИЦентр.
Приказом Главного архивного управления
при Совете Министров СССР от 26.07.84 N 229 срок введения установлен с
01.01.1985.
Отраслевой стандарт устанавливает порядок
подготовки и представления ежегодных докладов о наиболее важных отечественных и
зарубежных достижениях науки, техники и производства, применимых в области
документоведения и архивного дела (далее - доклада), требования к отбору
материалов, изложению, оформлению, представлению сведений об их использовании.
1. Общие положения
1.1. Определение и назначение доклада -
по ГОСТ 7.38-82 (п. 1.1 - 1.2).
1.2. Отнесение достижений в области
науки, техники и производства (далее - достижений) к наиболее важным - по ГОСТ 7.38-82 (п. 1.4).
1.3. Критериями оценки важности
достижения являются новизна, прогрессивность и эффективность его внедрения.
1.4. Подготовка и представление доклада и использование содержащихся в нем предложений
включает стадии:
- подготовки материалов для включения в
доклад;
- обобщения материалов, представленных
для включения в доклад;
- сбора и обобщения сведений об
использовании в отрасли материалов доклада.
1.5. Подготовка доклада осуществляется на
основе технического задания, утверждаемого Главархивом
СССР и направляемого ответственному исполнителю - Отраслевому центру НТИ по
документоведению и архивному делу (ОЦНТИ Главархива
СССР).
1.6. Работы по подготовке доклада
включаются как самостоятельная тема в план научно-исследовательских работ
головного разработчика (ОЦНТИ Главархива СССР) и
планы всех соразработчиков.
2. Подготовка
материалов для включения в доклад
2.1. ОЦНТИ Главархива
СССР в соответствии с техническим заданием:
- привлекает в качестве соразработчиков учреждения отрасли, осуществляющие
научно-исследовательскую работу по проблемам документоведения и архивного дела,
с учетом профиля данного учреждения;
- определяет для каждого соразработчика конкретное задание (с учетом проблематики
проводимых им научно-исследовательских работ);
- составляет сводный тематический план
подготовки доклада с указанием проблем, ответственных исполнителей по анализу и
отбору научно-технических достижений применительно к этим проблемам и срока
представления материалов. Сводный план согласовывается с отделом
научно-исследовательской и методической работы Главархива
СССР.
2.2. Подразделение учреждений отрасли,
участвующих в подготовке доклада, в соответствии с техническим заданием и
тематическим планом осуществляет в течение года отбор из всей текущей
информации сведений о достижениях за этот год (и за
предыдущие, если они не была включены ранее в доклад). При этом особое внимание
следует уделять изучению источников, содержащих сведения о ведущихся и
законченных научно-исследовательских и опытно-конструкторских работах (отчетов
по НИР и ОКР, нормативных и научно-методических
документов, материалов научно-технической информации, научной литературы).
2.3. Запросы на материалы, необходимые
для подготовки доклада, направляются в СИФ служб НТИ архивных учреждений с
пометкой "Для подготовки ежегодного доклада". Такие запросы службы
НТИ должны выполнять вне очереди.
Поиск необходимых данных проводится и в
других отраслевых или всесоюзных справочно-информационных фондах при содействии
служб НТИ отрасли.
2.4. На основании предварительно
выявленных специалистами научного подразделения материалов осуществляется отбор
сведений о достижениях, которые могут быть использованы в отрасли.
2.5. Отобранные сведения оформляются в
виде самостоятельного раздела или подраздела ежегодного доклада. Объем
материала определяется характером, значимостью и актуальностью достижений,
отобранных для включения в доклад.
2.6. Подготовленные
научным подразделением учреждения отрасли тематические разделы (подразделы) для
доклада, с выверенными источниками, напечатанные по установленной форме
(Приложение 1), подписанные сотрудниками, ответственными за их подготовку, и
руководителем подразделения, в установленные сроки с сопроводительным письмом
за подписью руководителя учреждения направляются в 2-х экземплярах:
архивными учреждениями союзных республик
- в РСНТИ;
ЦГА СССР, подразделениями ВНИИДАД, НИЦТД
СССР и РСНТИ - в ОЦНТИ Главархива СССР.
В случае, если
тематический раздел (подраздел) не полностью отвечает установленным
требованиям, ОЦНТИ Главархива СССР возвращает его на
доработку.
3. Требования к
содержанию и построению тематических
разделов (подразделов), представляемых
для включения в доклад
3.1. Содержание тематического раздела
(подраздела) строится на:
- анализе
отобранных источников (п. 2.2);
- четкой формулировке сущности конкретных
достижений;
- достаточно полной характеристике
показателей (п. 1.3), необходимых для принятия решений об использовании
отобранных достижений в отрасли.
3.2. Описание каждого достижения должно
включать формулировку сущности, характеристику (технико-экономические данные)
достижения с цифровой ссылкой на источник информации и предложения о путях его
использования. Полный список источников, пронумерованных в алфавитном порядке,
прилагается к разделу (подразделу) доклада. Библиографическое описание
источника должно отвечать требованиям ГОСТ 7.1-76, ГОСТ 7.12-77.
При оформлении иллюстративного материала,
формул, таблиц следует руководствоваться ГОСТ 7.32-81.
3.3. Основное содержание тематического
раздела (подраздела) доклада должно представляться в виде формализованных
описаний наиболее важных научно-технических достижений.
3.4. Формализованное описание строится по
следующей схеме:
1) Решаемая проблема.
2) Сущность достижения. Основные
показатели: обоснование к использованию. Ссылка на источники.
3) Предложения по использованию в отрасли
(с их сквозной нумерацией).
Примеры формализованного описания
достижений, отнесенных к определенным разделам доклада, с алфавитным перечнем
использованных источников приведены в Приложении 1.
4. Обобщение
материалов, представленных
для включения в доклад
4.1. На стадии обобщения материалов,
представленных для включения в доклад, отрабатывается:
- общая концепция доклада;
- единство тематического содержания и его
направленности;
- соподчиненность и соотношение объемов
разделов (подразделов);
- рабочая структура доклада;
- введение;
- сводный перечень источников;
- перечень составителей доклада;
- первая редакция доклада;
- сквозная нумерация предложений по
использованию достижений.
4.2. При отработке общей концепции и
единства тематического содержания и направленности доклада ОЦНТИ Главархива СССР совместно с кураторами научных направлений
отрасли осуществляют:
- анализ, экспертную оценку и
окончательный отбор достижений;
- уточнение перспективных направлений и
возникающих тенденций в решении актуальных проблем документоведения и архивного
дела;
- проверку соответствия содержания
представленных разделов (подразделов) установленным требованиям (пп. 3.1 - 3.4);
- выборочную проверку источников,
обобщение всего материала, общую компановку доклада и
его научное апробирование;
- окончательную редакцию текста доклада.
4.3. Оформление доклада - по ГОСТ
7.38-82. На титульном листе к докладу указывается, за какой год в нем обобщены
достижения (Приложение 2).
4.4. Окончательно оформленный доклад (1-й
экз.) в установленные сроки представляется в Главархив
СССР для решения вопроса о его рассылке по утвержденному списку.
5. Сбор и обобщение
сведений об использовании
в отрасли предложений доклада
5.1. Учреждения отрасли, которым
направляется доклад, представляют в централизованном порядке сведения об
использовании предложений доклада при планировании, в ходе исследований и
разработок, а также в процессе проведения научно-методических и практических
работ.
5.2. Архивные учреждения союзных
республик направляют сведения об использовании предложений доклада
республиканским органам научно-технической информации (РСНТИ) для обобщения и
последующего направления в ОЦНТИ Главархива СССР.
5.3. ЦГА СССР, научные подразделения
ВНИИДАД, НИЦТД СССР направляют сведения об использовании предложений доклада
непосредственно в ОЦНТИ Главархива СССР.
5.4. Сведения об использовании
предложений доклада (в 2-х экземплярах) представляются в ОЦНТИ Главархива СССР по единой форме (Приложение 3).
5.5. ОЦНТИ Главархива
СССР обобщает сведения, представляемые учреждениями отрасли, и составляет
сводные данные об использовании предложений доклада за предшествующий год,
которые направляются в Главархив СССР, ГКНТ, Госплан
СССР и ВНТИЦентр.
Приложение 1
ПРИМЕРЫ
ФОРМАЛИЗОВАННОГО ОПИСАНИЯ ДОСТИЖЕНИЙ,
ОТНЕСЕННЫХ К ОПРЕДЕЛЕННЫМ РАЗДЕЛАМ ДОКЛАДА
Достижения,
применимые при решении методологических
и теоретических проблем документоведения и
архивного дела
|
Решаемая
проблема
|
Сущность
достижения. Основные показатели;
обоснование к использованию.
Ссылка на источники
|
Предложения
по
использованию
в отрасли
|
|
1
|
2
|
3
|
|
Анализ
архивного
дела как
системы
|
Системный анализ
и построение модели
архивного дела в Чехословакии.
Разработаны структурные схемы архивного
дела:
организационная структура архивной
системы;
функциональная структура архивной системы;
взаимосвязь архивной системы с источниками
комплектования и потребителями
ретроспективной документной информации.
Обосновываются принципы и пути применения
системного анализа в архивоведении (141)
|
1.
Рекомендуется
использовать в
процессе системного
анализа организации
и функционирования
государственной
архивной службы
СССР
|
Достижения,
применимые при решении
проблемы документоведения
|
1
|
2
|
3
|
|
Усовер-
шенство-
вание
процесса
докумен-
тацион-
ного
обеспе-
чения
управ-
ления
|
Разработан и
внедрен технорабочий проект
совершенствования системы документационного
обслуживания в аппарате капитального
строительства Ленгорисполкома.
Осуществлена правовая регламентация
деятельности аппарата ГлавУКСа Ленгор-
исполкома на основе системно-структурного
анализа. Обеспечена преемственность функций
органов управления по вертикали и их
разграничения по горизонтали. Разработаны
обоснованные положения о структурных
подразделениях ГлавУКСа и должностные
инструкции сотрудников аппарата управления.
Технорабочий проект включает следующие
разделы: регламентация основных управлен-
ческих функций; совершенствование системы
делопроизводства; унификация организа-
ционно-распорядительной документации;
совершенствование копировально-множительных
и машинописных работ; составление номен-
клатур и формирование дел; рационализация
справочно-информационной работы (96)
|
11.
Рекомендуется
использовать при
разработке типовой
системы документа-
ционного обеспе-
чения управления;
совершенствовании
системы
делопроизводства;
оказании
методической помощи
учреждениям в
совершенствовании
делопроизводствен-
ной деятельности
|
Достижения,
применимые при разработке и совершенствовании
основ научной организации труда в государственных
архивах
|
1
|
2
|
3
|
|
Усовер-
шенство-
вание
организа-
ции труда
в архивах
|
Методические
рекомендации по составлению
целевой комплексной программы повышения
эффективности использования трудовых
ресурсов в народнохозяйственных комплексах
г. Москвы.
Определены направления, порядок, сроки и
методические положения разработки целевой
комплексной программы повышения
эффективности труда и использования
трудовых ресурсов (72)
|
21.
Рекомендуется
использовать для
составления целевой
комплексной
программы повышения
эффективности труда
и использования
трудовых ресурсов в
учреждениях системы
Главархива СССР
|
Алфавитный перечень
использованных источников
72. Методические и организационные
положения и рекомендации по составлению целевой комплексной программы повышения
эффективности труда и экономного использования рабочей силы в народном
хозяйстве города Москвы на 1981 - 1985 гг. М., 1980.
96. Регламентация основных управленческих
функций. Совершенствование системы документального обслуживания в аппарате
Главного управления капитального строительства Ленгорисполкома.
Научно-техническое ПО "Ленсистемотехника"
(Отчет, 100 с.), 1981 г. ВНТИЦентр, N гос.
регистрации Б948901.
141. Fiala T. Archivnictvi
jako system. - Archivni casopis, <...>, 1981, N 1, s. 6 - 19.
Подписи
____________________
____________________
____________________
____________________
____________________ ____________________
Приложение 2
ФОРМА ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА ДОКЛАДА
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Главное архивное
управление │
│ при Совете Министров СССР │
│ __________ │
│
│
│ Отраслевой центр научно-технической
информации │
│ по документоведению и
архивному делу │
│
_____________________________________________________________ │
│
│
│ ДОКЛАД │
│ о наиболее важных отечественных и
зарубежных достижениях │
│ науки, техники и производства, применимых в области │
│ документоведения и
архивного дела │
│
│
│ за __________ г. │
│
│
│ Зав. ОЦНТИ Главархива
СССР ___________________
___________________ │
│ подпись,
дата расшифровка │
│ │
│ Москва │
│ год │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Приложение 3
СВЕДЕНИЯ
об использовании предложений
доклада
о достижениях за
__________ г.
____________________________________________________
(Наименование
учреждения)
|
N
предложения
|
Наименование и
пункт документа,
предусматривающего реализацию
предложения
|
Конкретные виды
проведенных
работ, фактический или
предполагаемый результат
|
|
1
|
2
|
3
|