Утверждены
Постановлением
Государственного комитета СССР
по труду и социальным вопросам
и Секретариата ВЦСПС
от 20 мая 1987 г. N 327/17-42
УКРУПНЕННЫЕ НОРМАТИВЫ ВРЕМЕНИ
НА РАБОТЫ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ
Нормативы времени утверждены
Постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам и
Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. N 327/17-42.
Срок действия нормативов - до 1993 г.
Нормативы разработаны Центральным бюро
нормативов по труду Государственного комитета СССР по труду и социальным
вопросам совместно с Всесоюзным научно-исследовательским институтом
документоведения и архивного дела Главного архивного управления при Совете
Министров СССР. Предназначены для нормирования труда заведующих канцелярией,
старших инспекторов, инспекторов, секретарей-машинисток, экспедиторов,
делопроизводителей, заведующих архивом, архивариусов в организациях,
учреждениях и на предприятиях народного хозяйства.
1. ОБЩАЯ ЧАСТЬ
1.1. Укрупненные нормативы времени
предназначены для расчета норм времени на работы, выполняемые работниками
службы документации, установления им нормируемых заданий, определения их
численности и рекомендуются для применения в организациях, учреждениях и на
предприятиях народного хозяйства <*>.
------------------------------------
<*> В дальнейшем -
"организации".
1.2. В соответствии с Единой
государственной системой делопроизводства служба документации включает
следующие подразделения: секретариат, группу учета и регистрации, группу
контроля, группу рационализации работы с документами, группу писем (жалоб),
экспедицию, копировально-множительное бюро, машбюро <*> и архив
организации.
------------------------------------
<*> При нормировании труда
работников службы документации необходимо также использовать межотраслевые
типовые или единые нормы времени: Типовые нормы времени (выработки) на
стенографические работы. М.: НИИ труда, 1977; Типовые нормы времени на работы
по копированию и размножению документов. М.: Экономика, 1986; Единые нормы
времени и расценки на проектные работы. Ч. 23. Подсобно-производственные
работы. М.: НИИ труда, 1979; Единые нормы времени (выработки) на машинописные
работы. М.: Экономика, 1988.
1.3. В основу разработки нормативов
времени положены материалы изучения организации труда и передового опыта
работников службы документации, фотографии рабочего дня, данные оперативного
учета и отчетности.
1.4. Сборник содержит нормативы
оперативного времени в человеко-часах на принятую единицу измерения объема
работы.
1.5. Нормативы времени установлены на
работы, выполняемые работниками делопроизводственной службы и работниками
архива организации.
1.6. При подготовке сборника использованы
следующие материалы:
Положение об организации нормирования труда
в народном хозяйстве. Утверждено Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума
ВЦСПС от 19 июня 1986 г. N 226/П-6;
Положение о порядке разработки
нормативных материалов для нормирования труда (М.: Госкомтруд СССР, 1968);
Нормирование труда служащих. Методические
рекомендации (М.: НИИ труда, 1979);
Квалификационный справочник должностей
руководителей, специалистов и служащих. Вып. 1 (М.: Экономика, 1986).
1.7. Обработка исходных данных
осуществлена графоаналитическим методом.
1.8. Норма времени на выполнение единицы
нормируемой работы рассчитывается по нормативу оперативного времени и
определяется по формуле:
Н = Н x К,
вр
где:
Н -
затраты времени на выполнение
конкретного нормируемого
вр
вида работы, ч;
Н - норматив оперативного времени на
выполнение данной работы, установленный по сборнику, ч;
К - коэффициент, учитывающий затраты
времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых
(включая физкультурные паузы) и личные потребности, % оперативного времени. По
результатам анализа карт фотографий и самофотографий рабочего времени
работников К принимается равным 1,1.
1.9. Если планируемые объемы работ
выполняются в полном соответствии с нормативными документами меньшим
количеством работников по сравнению с рассчитанным на основе нормативов
настоящего сборника, то данные нормативы не являются основанием для изменения
фактической численности.
1.10. В таблицах нормативной части
сборника приведены наименование и содержание выполняемых работ и установленные
на них нормативы времени.
1.11. Состав документов, правила их
разработки и оформления для службы документации устанавливаются в соответствии
с требованиями Единой государственной системы делопроизводства, Основных правил
работы ведомственных архивов и другими нормативно-методическими документами.
Список нормативно-методической литературы см. Приложение 2.
1.12. Под единицей измерения
"дело" подразумевается дело в объеме 150 листов размером 297 x 210 мм
(формат A4). Дела, содержащие больше или меньше 150 листов, пересчитываются на
одно условное дело объемом 150 листов.
1.13. Работы с машинограммами в
делопроизводственной службе нормируются по таблице 3.1.2 (нормативы 3.1.2.1,
3.1.2.2).
1.14. За единицу измерения объема работы
- один печатный лист - принимается материал, содержащий 40 тыс. печатных
знаков, что составляет 16,7 машинописных страниц, напечатанных через 1,5
интервала, содержащих каждая 2450 знаков <*>.
------------------------------------
<*> ГОСТ 7.3-77. Оригиналы
текстовые авторские и издательские; Методические указания по выпуску
министерствами, комитетами, ведомствами и организациями печатной продукции. М.:
Госкомиздат СССР, 1981.
1.15. Приведенные в нормативных таблицах
числовые значения с указанием "до" следует понимать включительно.
1.16. Нормативы 3.2.6.1, 3.2.6.2, 3.2.9.1,
3.2.9.2, 3.2.9.3 применимы для выполняющих эти работы во всех подразделениях,
входящих в состав службы документации.
1.17. До введения настоящих нормативов
времени необходимо привести организационно-технические условия в подразделениях
и на рабочих местах в соответствие с запроектированными в нормативах.
1.18. На работы, не предусмотренные
настоящим сборником, устанавливаются методом технического нормирования местные
нормативы времени.
1.19. На основе Укрупненных нормативов
времени производится расчет явочной численности работников, занятых
делопроизводственным обслуживанием.
1.19.1. С
этой целью определяется годовая
трудоемкость
нормируемых работ (Т ) в
часах с учетом
объема каждого вида
н
выполняемых
работ по формуле:
Т = SUM Н
x V ,
н вр
i
где:
Н -
затраты времени на выполнение
конкретного нормируемого
вр
вида работы, ч;
V -
объем конкретного вида работы, выполняемый за год.
i
1.19.2. Годовая трудоемкость ненормируемых
работ Т в часах
н.н
определяется
методом экспертных оценок с учетом объема выполненных
работ по
формуле:
Т = Т
x V ,
н.н jн.н
j
где:
Т
- годовая трудоемкость ненормируемой работы конкретного
jн.н
вида;
V -
годовой объем ненормируемых видов работ.
j
1.19.3. Общая годовая трудоемкость Т работ рассчитывается по
о
формуле:
Т = Т +
Т .
о н
н.н
1.19.4. Явочная численность
работников Ч определяется
по
яв
формуле:
Т + Т
Т
н н.н
о
Ч = --------- = --,
яв Ф
Ф
п п
где Ф
- полезный фонд рабочего времени
одного работника за
п
год, ч
(принимается в среднем равным 1910 чел.-ч).
Пример расчета численности работников
делопроизводственной службы приведен в Приложении 1.
2. ОРГАНИЗАЦИЯ
ТРУДА
Служба документации может действовать на
правах самостоятельного подразделения или выполняться одним лицом в зависимости
от величины документооборота организации.
Функции работников службы документации
регламентируются должностными инструкциями, разработанными в соответствии с
Квалификационным справочником должностей служащих и утвержденными руководителем
организации.
Наименования должностей работников службы
документации устанавливаются в соответствии с Единой номенклатурой должностей
служащих (М.: НИИ труда, 1972).
В функции делопроизводственной службы
входят:
организационно-методическое обеспечение
работ с документами в структурных подразделениях организации и подведомственных
учреждениях;
внедрение стандартов на документационное
обеспечение управления и других нормативно-методических документов;
прием документов;
обработка документов и учетно-справочная
работа;
контроль исполнения документов;
оформление и рассылка документов;
формирование, хранение дел и их
использование;
подготовка и передача дел в архив
организации.
В функции архива организации входят:
комплектование документами структурных
подразделений организации;
учет и обеспечение сохранности принятых в
архив документов;
фондирование принятых в архив документов;
составление научно-справочного аппарата к
хранящимся в архиве документам;
проведение экспертизы научной и
практической ценности документов, хранящихся в архиве, оказание методической
помощи в проведении этой работы в делопроизводстве организации;
подготовка и передача документов на
государственное хранение;
представление в государственный архив
сведений о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве организации;
использование документов, хранящихся в
архиве;
проверка сохранности, правильности
формирования и оформления дел в делопроизводстве организации;
участие в разработке
нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.)
по архивному делу и организации документов в делопроизводстве;
участие в проведении мероприятий по
повышению квалификации работников архива и делопроизводственной службы
организации.
Организационно-техническими условиями,
принятыми в сборнике, предусматриваются:
рациональная организация рабочих мест;
своевременное получение работающими
необходимой информации, консультации, инструктажа;
соблюдение рационального режима труда и
отдыха;
обеспечение установленных санитарных
норм.
Рабочие места работников службы
документации оборудуются однотумбовым столом (с приставкой), обеспечивающим
удобное размещение на нем оргтехники и предметов труда, а в ящиках стола -
хранение соответствующих документов и канцелярских принадлежностей.
Ящики стола следует оборудовать
приспособлениями для удобного расположения папок. Желательно, чтобы на каждом
ящике укреплялась карточка с перечнем находящихся в нем папок.
Для хранения специальной, справочной
литературы и документов должен быть шкаф.
Типовые рабочие места работников службы
документации показаны на рис. 1 - 5 <*>.
------------------------------------
<*> Рисунки не приводятся.
Работники службы документации
обеспечиваются необходимыми справочными материалами (в том числе: инструкциями
по ведению делопроизводства и другими нормативно-методическими документами,
справочниками по действующему законодательству, справочниками по административно-территориальному
делению СССР, орфографическим и терминологическим словарями, справочниками по
написанию отдельных наименований слов, списками работников организации и ее
структурных подразделений с указанием номеров телефонов и адресов, алфавитными
книжками адресов и телефонов работников, связанных с деятельностью данной
организации, картотеками-указателями к сборникам постановлений и приказов
вышестоящего органа и другими).
Режим труда и отдыха работников, занятых
документационным обеспечением управления, устанавливается исходя из распорядка
дня с учетом регламентации всех обязательных работ и выполнения наиболее
сложных из них в первой половине дня, когда у работающих отмечается высокая
устойчивая трудоспособность. Наряду с этим необходимо проведение физкультурных
пауз продолжительностью 5 - 10 мин. за 1 - 1,5 ч до обеда и за 1 - 1,5 ч до
окончания работы.
3. НОРМАТИВНАЯ
ЧАСТЬ
3.1. Затраты
времени на работы делопроизводственной
службы по документационному обеспечению
управления
3.1.1. Составление
и ведение номенклатур дел
Исполнитель - старший инспектор,
инспектор.
┌───────────────────┬──────────────────────┬─────────────┬───────┐
│Наименование
работы│ Содержание работы │Единица объе-│Норма- │
│ │ │ма работы │тив │
│ │ │ │време- │
│ │ │ │ни, │
│ │ │ │чел.-ч │
├───────────────────┼──────────────────────┼─────────────┼───────┤
│1.
Составление и │Изучение
нормативных и│Количество │ │
│ведение
номенклату-│методических докумен- │позиций в но-│ │
│ры
дел структурного│тов, справочных посо- │менклатуре │
│
│подразделения
<*> │бий, функций
данного │дел: │ │
│ │структурного
подразде-│до 10 │
11,0 │
│ │ления,
особенностей │11 - 25 │ 24,8 │
│ │его делопроизводства,
│26 - 50 │ 46,8 │
│ │состава и
содержания │51 - 75 │ 66,0 │
│ │документов, определе-
│76 - 100 │ 82,5 │
│ │ние сроков их
хране- │ │ │
│ │ния, составление,
сис-│ │ │
│ │тематизация
заголовков│ │ │
│ │дел, визирование
руко-│ │ │
│ │водителем
структурного│ │ │
│ │подразделения,
конт- │ │ │
│ │роль за правильностью
│ │ │
│ │формирования дел │ │ │
│ │ │ │ │
│2.
Составление и │Изучение
нормативных и│Количество │ │
│ведение
номенклату-│методических докумен- │позиций в но-│ │
│ры
дел организации │тов, справочных посо- │менклатуре │
│
│<**> │бий, номенклатур дел │дел: │ │
│ │структурных подразде- │до
100 │ 180 │
│ │лений, функций
органи-│101 - 200 │ 230 │
│ │зации,
особенностей │201 - 300 │
270 │
│ │делопроизводства,
сос-│ │ │
│ │тава и содержания до-
│ │ │
│ │кументов, определение
│ │ │
│ │сроков их
хранения, │ │ │
│ │разработка
классифика-│ │ │
│ │ционной схемы
номен- │ │ │
│ │клатуры дел, унифика-
│ │ │
│ │ция, общее редактиро-
│ │ │
│ │вание текста всех
раз-│ │ │
│ │делов
номенклатуры │ │ │
│ │дел, выявление
доку- │ │ │
│ │ментов, не вошедших в
│ │ │
│ │номенклатуры дел │ │ │
│ │структурных подразде-
│ │ │
│ │лений, составление
но-│ │ │
│ │менклатуры дел (с ог-
│ │ │
│ │лавлением,
предислови-│ │ │
│ │ем, списком
сокраще- │ │ │
│ │ний), согласование
с │ │ │
│ │ведомственным
архивом,│ │ │
│ │рассмотрение на засе-
│ │ │
│ │дании центральной
экс-│ │ │
│ │пертной комиссии
(экс-│ │ │
│ │пертной комиссии) ор-
│ │ │
│ │ганизации, согласова-
│ │ │
│ │ние с архивным учреж-
│ │ │
│ │дением (государствен-
│ │ │
│ │ным архивом),
оформле-│ │ │
│ │ние и утверждение но-
│ │ │
│ │менклатуры дел; конт-
│ │ │
│ │роль за правильностью
│ │ │
│ │формирования дел в те-│ │ │
│ │чение года,
внесение │ │ │
│ │уточнений в номенкла-
│ │ │
│ │туру дел, составление
│ │ │
│ │итоговой записи к но- │ │ │
│ │менклатуре дел, пере-
│ │ │
│ │дача итоговых
сведений│ │ │
│ │в ведомственный архив
│ │ │
│ │по установленной
форме│ │ │
└───────────────────┴──────────────────────┴─────────────┴───────┘
------------------------------------
<*> Работа по контролю за
формированием дел в делопроизводстве ведется в течение года.
<**> Данный норматив применим также
при определении затрат времени на составление и ведение номенклатуры дел
крупного структурного подразделения (главного управления, управления и т.д.).
3.1.2. Обработка и
регистрация документов
Исполнитель - заведующий канцелярией,
инспектор, секретарь-машинистка, экспедитор, делопроизводитель.
┌───────────────────┬──────────────────────┬─────────────┬───────┐
│Наименование
работы│ Содержание работы │Единица объе-│Норма- │
│ │ │ма работы │тив │
│ │ │ │време- │
│ │ │ │ни, │
│ │ │ │чел.-ч │
├───────────────────┼──────────────────────┼─────────────┼───────┤
│1.
Обработка полу- │Прием корреспонденции,│10 документов│
0,78 │
│чаемых
документов │проверка
целостности │ │ │
│ │упаковки и
вложений, │ │ │
│ │правильности
адресова-│ │ │
│ │ния, вскрытие конвер-
│ │ │
│ │та, систематизация
до-│ │ │
│ │кументов на регистри-
│ │
│
│ │руемые и
нерегистриру-│ │ │
│ │емые, составление ре-
│ │ │
│ │гистрационно-контроль-│ │ │
│ │ных карточек
(РКК), │ │ │
│ │простановка, заполне-
│ │ │
│ │ние
регистрационных │ │ │
│ │штампов,
распределение│ │ │
│ │документов на
подлежа-│ │ │
│ │щие передаче
руководи-│ │ │
│ │телю организации
для │ │ │
│ │рассмотрения и
вынесе-│ │ │
│ │ния резолюции и
на │ │ │
│ │подлежащие передаче
на│ │ │
│ │исполнение в
структур-│ │ │
│ │ные подразделения,
пе-│ │ │
│ │редача документов на │ │ │
│ │исполнение
<*> │ │ │
│ │ │ │ │
│2.
Обработка от- │Получение
исполненных │10 документов│ 0,80
│
│правляемых
докумен-│документов, проверка │ │ │
│тов │правильности оформле- │ │ │
│ │ния документов, нали-
│ │ │
│ │чия приложений,
ука- │ │ │
│ │занных в основном до-
│ │ │
│ │кументе,
регистрация │ │ │
│ │документов,
сортировка│ │ │
│ │отправляемых докумен-
│ │ │
│ │тов по адресам и
видам│ │ │
│ │почтовых отправлений,
│ │ │
│ │проставление адреса
на│ │ │
│ │конверте, фальцовка и │ │ │
│ │вложение документов в
│ │ │
│ │конверты, заклеивание
│ │ │
│ │конвертов, маркировка
│ │ │
│ │конвертов,
составление│ │ │
│ │реестра на
заказную │ │ │
│ │почту, упаковка писем
│ │ │
│ │для отправки на почту
│ │ │
│ │ │ │ │
│3.
Обработка теле- │Получение текста от
│1 телеграмма │ 0,11 │
│грамм │телетайпистки, под- │ │ │
│ │клейка текста на бланк│ │ │
│ │телеграммы, составле-
│ │ │
│ │ние РКК, простановка
и│ │ │
│ │заполнение
регистраци-│ │ │
│ │онных штампов,
переда-│ │ │
│ │ча телеграммы
руковод-│ │ │
│ │ству на резолюцию,
по-│ │ │
│ │лучение
телеграммы, │ │ │
│ │запись текста резолю- │ │ │
│ │ции в РКК,
передача │ │ │
│ │телеграммы и РКК
ис- │ │ │
│ │полнителю │ │ │
│ │ │ │ │
│4.
Обработка теле- │Прием (передача) теле-│1 телефоно- │ 0,17
│
│фонограмм │фонограммы, регистра- │грамма │ │
│ │ция, запись текста
в │ │ │
│ │журнале, информатиро-
│ │ │
│ │вание (по
телефону) │ │ │
│ │исполнителя о
содержа-│ │ │
│ │нии полученной
телефо-│ │ │
│ │нограммы, контроль за
│ │ │
│ │соблюдением срока ис-
│ │ │
│ │полнения │ │ │
│ │ │ │ │
│5.
Оформление ко- │Оформление
удостовере-│1 командиро- │ 0,15
│
│мандировочных
удос-│ния по установленной │вочное
удос- │ │
│товерений │форме, простановка от-│товерение │ │
│ │метки о прибытии
(убы-│ │ │
│ │тии) работника │ │ │
└───────────────────┴──────────────────────┴─────────────┴───────┘
------------------------------------
<*> В случае выполнения работ по
подготовке к размножению РКК и документов для исполнителей норматив
увеличивается на 0,45 чел.-ч.
3.1.3. Работы по
контролю исполнения документов
Исполнитель - заведующий канцелярией,
старший инспектор, инспектор, делопроизводитель, секретарь-машинистка.
┌───────────────────┬──────────────────────┬─────────────┬───────┐
│Наименование
работы│ Содержание работы │Единица объе-│Норма- │
│ │ │ма работы │тив │
│ │ │ │време- │
│ │ │ │ни, │
│ │ │ │чел.-ч │
├───────────────────┼──────────────────────┼─────────────┼───────┤
│Контроль
исполнения│Составление РКК, если │10 документов│ 0,70 │
│документов │она не передается из │ │ │
│ │службы
регистрации, │ │ │
│ │проставление
пометки │ │ │
│ │"К" на
документе и на │ │ │
│ │РКК, расположение
пер-│ │ │
│ │вого экземпляра РКК в
│ │ │
│ │картотеку,
направление│ │ │
│ │второго экземпляра
РКК│ │ │
│ │вместе с документом в
│ │ │
│ │структурное подразде-
│ │ │
│ │ление
исполнителю, │ │ │
│ │контроль исполнения │ │ │
│ │документа,
напоминание│ │ │
│ │о сроке
исполнения, │ │ │
│ │получение сведений
о │ │ │
│ │результатах
исполне- │ │ │
│ │ния, запись сведений
в│ │ │
│ │РКК,
информирование │ │ │
│ │руководителей о
состо-│ │ │
│ │янии исполнения, сня-
│ │ │
│ │тие документа с конт-
│ │ │
│ │роля. │ │ │
│ │Составление сводки
до-│ │ │
│ │кументов, не
исполнен-│ │ │
│ │ных в
установленный │ │ │
│ │срок,
составление │ │ │
│ │сводки об
исполнении │ │ │
│ │документов,
подлежащих│ │ │
│ │контролю,
обобщение │ │ │
│ │результатов
исполнения│ │ │
│ │документов в структур-│ │ │
│ │ном
подразделении, │ │ │
│ │анализ состояния
ис- │ │ │
│ │полнения документов в
│ │ │
│ │организации │ │ │
└───────────────────┴──────────────────────┴─────────────┴───────┘
3.1.4. Создание и
ведение картотек
Исполнитель - заведующий канцелярией,
старший инспектор, инспектор, делопроизводитель, секретарь-машинистка.
┌───────────────────┬──────────────────────┬─────────────┬───────┐
│Наименование
работы│ Содержание работы │Единица объе-│Норма- │
│ │ │ма работы │тив │
│ │ │ │време- │
│ │ │ │ни, │
│ │ │ │чел.-ч │
├───────────────────┼──────────────────────┼─────────────┼───────┤
│1.
Составление и │Систематизация,
рас- │1 регистраци-│ 0,15 │
│ведение
контрольно-│становка РКК в карто- │онно-конт- │
│
│справочной
картоте-│теке в соответствии с │рольная кар- │ │
│ки │классификаторами
или │точка │ │
│ │схемой построения
кар-│ │ │
│ │тотеки; внесение
в │ │ │
│ │карточки
изменений │ │ │
│ │(запись сведений
об │ │ │
│ │исполнителе, переносе
│ │ │
│ │срока исполнения
и │ │ │
│ │т.п.); отбор карточек
│ │ │
│ │на документы, сроки │ │ │
│ │исполнения которых
ис-│ │ │
│ │текают (для
информиро-│ │ │
│ │вания
исполнителей), │ │ │
│ │перестановка РКК
на │ │ │
│ │исполненные документы
│ │ │
│ │в соответствующий
раз-│ │ │
│ │дел картотеки;
отбор │ │ │
│ │РКК на документы с
ис-│ │ │
│ │текшими сроками
испол-│ │ │
│ │нения (для информиро-
│ │ │
│ │вания
руководства) │ │
│
│ │ │ │ │
│2.
Составление и │Систематизация,
рас- │1 регистраци-│ 0,18 │
│ведение
картотеки │становка РКК в
соот- │онно-конт- │
│
│по
предложениям и │ветствии с
классифика-│рольная кар- │
│
│жалобам
граждан │торами или схемой пос-│точка │ │
│ │троения
картотеки, │ │ │
│ │расстановка новых
кар-│ │ │
│ │точек, внесение необ-
│ │ │
│ │ходимых изменений
в │ │ │
│ │карточки │ │ │
│ │ │ │ │
│3.
Составление и │Систематизация,
рас- │1 тематичес- │ 0,24 │
│ведение
тематичес- │становка тематических │кая карточка │ │
│ких
картотек к ве- │карточек в соответст- │ │ │
│домственным
норма- │вии с классификаторами│ │ │
│тивам,
приказам, │или схемой построения │ │ │
│решениям │картотеки, расстановка│ │ │
│ │новых карточек,
внесе-│ │ │
│ │ние необходимых изме-
│ │ │
│ │нений в карточки │ │ │
└───────────────────┴──────────────────────┴─────────────┴───────┘
3.1.5. Формирование
и оформление дел в структурных
подразделениях, экспертиза научной и практической
ценности документов, составление годовых разделов
описей дел, передача дел в ведомственный архив
Исполнитель - заведующий канцелярией,
старший инспектор, инспектор, делопроизводитель, секретарь-машинистка.
┌───────────────────┬──────────────────────┬─────────────┬───────┐
│Наименование
работы│ Содержание работы │Единица объе-│Норма- │
│ │ │ма работы │тив │
│ │ │ │време- │
│ │ │ │ни, │
│ │ │ │чел.-ч │
├───────────────────┼──────────────────────┼─────────────┼───────┤
│1.
Формирование дел│Группировка исполнен- │1 дело │
0,75 │
│постоянного
хране- │ных документов в дела,│ │ │
│ния,
составление │проверка
соответствия │ │ │
│заголовков,
оформ- │содержания документов │ │ │
│ление
дел (управ- │заголовкам дел по но-
│ │ │
│ленческая
докумен- │менклатуре дел, пра- │ │ │
│тация) │вильности оформления и│ │ │
│ │полноты (комплектнос-
│ │ │
│ │ти) документов, нуме-
│ │ │
│ │рация листов в деле и
│ │ │
│ │составление
завери- │ │ │
│ │тельной надписи, сос-
│ │ │
│ │тавление и
уточнение │ │
│
│ │заголовков дел,
описа-│ │ │
│ │ние дел на
обложках │ │ │
│ │ │ │ │
│2.
Формирование дел│То же
│1 дело │ 0,73 │
│по
личному составу │
│ │ │
│организации,
сос- │ │ │ │
│тавление
заголов- │ │ │ │
│ков,
оформление дел│ │ │ │
│ │ │ │ │
│3.
Формирование дел│То же
│1 дело │ 0,56 │
│временного
(свыше │ │ │ │
│10
лет) хранения, │ │ │ │
│составление
заго- │ │ │ │
│ловков,
оформление │ │ │ │
│дел │ │ │ │
│ │ │ │ │
│4.
Фомирование дел │Группировка исполнен- │1 дело │
0,43 │
│временного
(до 10 │ных документов в дела,│ │ │
│лет)
хранения, сос-│проверка соответствия │ │ │
│тавление
заголов- │содержания документов │ │ │
│ков,
оформление дел│заголовкам дел по но- │ │ │
│(управленческая
до-│менклатуре дел, пра- │ │ │
│кументация) │вильности оформления и│ │ │
│ │полноты (комплектнос-
│ │ │
│ │ти) документов,
сос- │ │ │
│ │тавление и
уточнение │ │ │
│ │заголовков дел,
описа-│ │ │
│ │ние дел на
обложках │ │ │
│ │ │ │ │
│5.
Проведение экс- │Изучение состава и со-│1 дело │
1,00 │
│пертизы
научной и │держания
документов, │ │ │
│практической
цен- │определение их научно-│ │ │
│ности
документов и │исторической и практи-│ │ │
│составление
акта о │ческой значимости, по-│ │ │
│выделении
к уничто-│листный просмотр дел, │ │ │
│жению
документов и │отбор документов на
│ │ │
│дел,
не подлежащих │постоянное, временное │ │ │
│хранению │хранение и к уничтоже-│ │ │
│ │нию, составление акта
│ │ │
│ │на дела, выделенные к
│ │ │
│ │уничтожению, рассмот-
│ │ │
│ │рение акта на заседа-
│ │ │
│ │нии ЭК (ЦЭК), утверж-
│ │ │
│ │дение акта │ │ │
│ │ │ │ │
│6.
Составление го- │Составление годового
│10 описатель-│ 1,12 │
│довых
разделов опи-│раздела описи на дела,│ных статей │
│
│сей
дел постоянного│прошедшие экспертизу
│описи │ │
│и
временного (свыше│ценности, рассмотрение│ │ │
│10
лет) хранения, │подготовленного
разде-│ │ │
│подлежавших
переда-│ла на заседании ЭК │ │ │
│че
в архив органи- │(ЦЭК), доработка по
│ │ │
│зации │замечаниям, оформле- │ │ │
│ │ние, утверждение в ус-│ │ │
│ │тановленном
порядке, │ │ │
│ │проверка
качества │ │ │
│ │формирования и оформ-
│ │ │
│ │ления дел, соответст-
│ │ │
│ │вия количества
дел, │ │ │
│ │вносимых в опись, ко-
│ │ │
│ │личеству
заведенных │ │ │
│ │дел по
номенклатуре │ │ │
│ │дел; простановка вре-
│ │ │
│ │менных шифров (каран-
│ │ │
│ │дашом) на обложках
дел│ │ │
│ │ │ │ │
│7.
Передача дел в │Передача дел
поединич-│10 дел │ 3,20 │
│архив
организации │но по описям и номен-
│ │ │
│из
структурного │клатурам дел,
передача│ │ │
│подразделения │экземпляров описей, │ │ │
│ │номенклатур дел,
конт-│ │ │
│ │рольно-справочных
и │ │ │
│ │тематических карточек │ │ │
│ │согласно
графику, │ │ │
│ │оформление передачи
по│ │ │
│ │установленной
форме │ │ │
└───────────────────┴──────────────────────┴─────────────┴───────┘
3.2. Затраты
времени на работы архива организации
3.2.1. Методическая
работа
Исполнитель - заведующий архивом.
┌───────────────────┬─────────────────┬─────────────┬────────────┐
│Наименование
работы│Содержание работы│Единица объе-│ Норматив
│
│ │ │ма работы │
времени, │
│ │ │ │ чел.-ч
│
│ │ │ ├─────┬──────┤
│ │ │ │раз- │пере- │
│ │ │ │раба-│раба- │
│ │ │ │тыва-│тыва- │
│ │ │ │ется │ется │
│ │ │ │вновь│ │
├───────────────────┼─────────────────┼─────────────┼─────┼──────┤
│Разработка
норма- │Составление биб- │1
печатный │ 138 │ 72,5 │
│тивно-методических
│лиографии, изуче-│лист
│ │ │
│пособий
(инструк- │ние научно-мето- │ │ │ │
│ций,
рекомендаций, │дической литера- │ │ │ │
│положений) │туры и документов│ │ │ │
│ │по теме, выявле- │ │ │ │
│ │ние и сбор мате- │ │ │ │
│ │риалов, их ана- │ │ │ │
│ │лиз, составление │ │ │ │
│ │плана и схемы по-│ │ │ │
│ │собия, системати-│ │ │ │
│ │зация сведений, │ │ │ │
│ │написание текста,│ │ │ │
│ │редактирование, │ │ │ │
│ │обсуждение, дора-│ │ │ │
│ │ботка по замеча- │ │ │ │
│ │ниям │ │ │ │
└───────────────────┴─────────────────┴─────────────┴─────┴──────┘
3.2.2. Создание
научно-справочного аппарата
к документам архива организации
Исполнитель - заведующий архивом,
архивариус.
┌───────────────────┬──────────────────────┬─────────────┬───────┐
│Наименование
работы│ Содержание работы │Единица объе-│Норма- │
│ │ │ма работы │тив │
│ │ │ │време- │
│ │ │ │ни, │
│ │ │ │чел.-ч │
├───────────────────┼──────────────────────┼─────────────┼───────┤
│1.
Составление го- │Написание, оформление │10 описатель-│ 1,00 │
│довых
разделов │описи (годового
разде-│ных статей │ │
│сводных
описей дел │ла сводной описи) по │описи │ │
│постоянного
хране- │установленной форме, │ │ │
│ния │рассмотрение на засе- │ │
│
│ │дании ЭК (ЦЭК), пред-
│ │ │
│ │ставление описи на
ут-│ │ │
│ │верждение
Экспертно- │ │ │
│ │проверочной
комиссии │ │ │
│ │государственного
архи-│ │ │
│ │ва, обсуждение, дора-
│ │ │
│ │ботка по
замечаниям, │ │ │
│ │утверждение руководи-
│ │ │
│ │телем
организации │ │ │
│ │ │ │ │
│2.
Составление │Написание,
оформление │10 описатель-│
0,90 │
│сводных
описей дел │описи (годового разде-│ных статей │
│
│по
личному составу │ла сводной описи) по
│описи │ │
│ │установленной
форме, │ │ │
│ │рассмотрение на засе-
│ │ │
│ │дании ЭК (ЦЭК), пред- │ │ │
│ │ставление описи
на │ │ │
│ │согласование с ЭПК
го-│ │ │
│ │сударственного
архива,│ │ │
│ │обсуждение, доработка
│ │ │
│ │по замечаниям,
утверж-│ │ │
│ │дение
руководителем │ │ │
│ │организации │ │ │
│ │ │ │ │
│3.
Составление пре-│Изучение законодатель-│1 печатный │159
│
│дисловий
к описям │ной и научно-справоч- │лист │ │
│архивных
фондов │ной литературы, исто- │ │ │
│ │рии фонда и его доку-
│ │ │
│ │ментов с целью
опреде-│ │ │
│ │ления дат
образования,│ │ │
│ │реорганизации, переи- │ │ │
│ │менования, ликвидации
│ │ │
│ │фондообразователя,
вы-│ │ │
│ │яснение его подведом-
│ │ │
│ │ственности,
функций, │ │ │
│ │структуры,
изучение │ │ │
│ │системы делопроизвод-
│ │ │
│ │ства, характера и
сос-│ │ │
│ │тояния
документов, │ │ │
│ │сбор сведений о нали-
│ │ │
│ │чии
научно-справочного│ │ │
│ │аппарата к фонду, об │ │ │
│ │особенностях
обработки│ │ │
│ │и систематизации
доку-│ │ │
│ │ментов, написание
тек-│ │ │
│ │ста предисловия,
об- │ │ │
│ │суждение, доработка
по│ │ │
│ │замечаниям │ │ │
│ │ │ │ │
│4.
Составление ис- │Сбор данных по истории│1 печатный │ 90,8
│
│торических
справок │фонда на основании │лист │ │
│на
архивные фонды │сведений,
выявленных │ │ │
│организаций,
учреж-│при составлении пре- │ │ │
│дений
и предприятий│дисловий к описям дел │ │ │
│ │за этот период, напи-
│ │ │
│ │сание текста справки,
│ │ │
│ │обсуждение, доработка
│ │
│
│ │по замечаниям │ │ │
│ │ │ │ │
│5.
Составление │Просмотр описи,
выяв- │10 карточек │ 1,40 │
│предметных,
геогра-│ление данных, написа- │указателя │ │
│фических,
именных │ние карточек (с выне- │ │ │
│указателей
к закон-│сением на каждую кар- │ │ │
│ченным
описям дел │точку одного понятия),│ │ │
│ │составление указателя
│ │ │
└───────────────────┴──────────────────────┴─────────────┴───────┘
3.2.3.
Каталогизация документов
Исполнитель - заведующий архивом,
архивариус.
┌───────────────────┬──────────────────────┬─────────────┬───────┐
│Наименование
работы│ Содержание работы │Единица объе-│Норма- │
│ │ │ма работы │тив │
│ │ │ │време- │
│ │ │ │ни, │
│ │ │ │чел.-ч │
├───────────────────┼──────────────────────┼─────────────┼───────┤
│1.
Составление кар-│Изучение описи с целью│1 карточка │
0,38 │
│точек
и ведение │отбора дел для
катало-│ │ │
│предметной
(пред- │гизации документов, │ │ │
│метно-тематической)│полистный
просмотр │ │ │
│картотеки │дел, выявление доку- │ │ │
│ │ментов, подлежащих
ка-│ │ │
│ │талогизации,
аннотиро-│ │ │
│ │вание содержания
выяв-│ │ │
│ │ленных документов,
на-│ │ │
│ │писание карточек
по │ │ │
│ │установленной
форме, │ │ │
│ │простановка штампа
о │ │ │
│ │каталогизации на
об- │ │ │
│ │ложках дел; группиров-│ │ │
│ │ка карточек по
алфави-│ │ │
│ │ту предметных
понятий,│ │ │
│ │далее по схеме,
приня-│ │ │
│ │той для данной карто-
│ │ │
│ │теки;
расположение │ │ │
│ │карточек в картотеке
в│ │ │
│ │соответствии с приня-
│ │ │
│ │той схемой системати-
│ │ │
│ │зации │ │ │
│ │ │ │ │
│2.
Составление кар-│Изучение описи с целью│1 карточка │
0,23 │
│точек
и ведение │отбора дел для
катало-│ │ │
│именной
картотеки │гизации
документов, │ │ │
│(на
государствен- │полистный
просмотр │ │ │
│ных,
общественных, │дел, выявление доку-
│ │ │
│творческих
деяте- │ментов, подлежащих ка-│ │ │
│лей) │талогизации, изучение │ │ │
│ │содержания выявленных
│ │ │
│ │документов, написание │ │ │
│ │карточек по
установ- │ │ │
│ │ленной форме, группи-
│ │ │
│ │ровка карточек по фа-
│ │ │
│ │милиям, именам и
от- │ │ │
│ │чествам в
алфавитном │ │ │
│ │порядке, далее по
схе-│ │ │
│ │ме, принятой для дан-
│ │ │
│ │ной картотеки; распо-
│ │ │
│ │ложение карточек
в │ │ │
│ │картотеке в
соответст-│ │ │
│ │вии с принятой схемой
│ │ │
│ │систематизации │ │ │
│ │ │ │ │
│3.
Составление кар-│То же
│1 карточка │ 0,15 │
│точек
и ведение │ │ │ │
│картотеки
по лично-│ │ │ │
│му
составу органи- │
│ │ │
│зации │ │ │ │
└───────────────────┴──────────────────────┴─────────────┴───────┘
3.2.4.
Использование документов
Информационное обслуживание учреждений и граждан
Исполнитель - заведующий архивом,
архивариус.
┌───────────────────┬──────────────────────┬─────────────┬───────┐
│Наименование
работы│ Содержание работы │Единица объе-│Норма- │
│ │ │ма работы │тив │
│ │ │ │време- │
│ │ │ │ни,
│
│ │ │ │чел.-ч │
├───────────────────┼──────────────────────┼─────────────┼───────┤
│1.
Исполнение тема-│Ознакомление с запро- │1 запрос │ 24,1 │
│тических
запросов │сом, изучение научно- │ │ │
│ │справочного аппарата
и│ │ │
│ │документов архива,
вы-│ │ │
│ │явление сведений
по │ │ │
│ │теме запроса, написа-
│ │ │
│ │ние текста
ответа │ │ │
│ │ │ │ │
│2.
Тематическое вы-│Просмотр дел, выявле- │1 печатный │127
│
│явление
и подготов-│ние сведений по теме, │лист │ │
│ка
информационного │составление текста ин-│ │ │
│документа │формационного докумен-│ │ │
│ │та (тематического пе-
│ │ │
│ │речня,
информационного│ │ │
│ │письма) │ │ │
│ │ │ │ │
│3.
Выдача дел во │Ознакомление с
запро- │10 дел │
2,90 │
│временное
пользова-│сом, определение по │ │ │
│ние │топографическим указа-│ │ │
│ │телям местонахождения
│ │ │
│ │дел, выемка дел, раз-
│ │ │
│ │мещение карт-замести-
│ │ │
│ │телей, проверка соот-
│ │ │
│ │ветствия шифра и
заго-│ │ │
│ │ловка на обложке дела
│ │ │
│ │и в описи
(номенклату-│ │ │
│ │ре дел), проверка ну-
│ │ │
│ │мерации листов и
физи-│ │ │
│ │ческого состояния
дел,│ │ │
│ │оформление акта о вы-
│ │ │
│ │даче дел во временное
│ │ │
│ │пользование,
выдача │ │ │
│ │дел │ │ │
│ │ │ │ │
│4.
Прием посетителя│Консультирование по
│1 посетитель │ 0,86 │
│с
целью консульта- │вопросам состава и со-│ │ │
│ции │держания документов по│ │ │
│ │теме запроса,
информи-│ │ │
│ │рование о наличии
в │ │ │
│ │архиве документов для
│ │ │
│ │получения справки
о │ │ │
│ │работе, службе, учебе
│ │ │
│ │ │ │ │
│5.
Исполнение зап- │Ознакомление с запро- │1 запрос │
2,42 │
│росов
социально- │сом (заявлением),
изу-│ │ │
│правового
характера│чение научно-справоч- │ │ │
│ │ного аппарата и доку-
│ │ │
│ │ментов архива, выявле-│ │ │
│ │ние сведений
биографи-│ │ │
│ │ческого характера,
на-│ │ │
│ │писание текста архив-
│ │ │
│ │ной справки │ │ │
│ │ │ │ │
│6.
Прием и выдача │Прием трудовых
книжек │10 трудовых │ 4,70 │
│невостребованных │на хранение, оформле- │книжек │ │
│трудовых
книжек │ние приема, размещение│ │ │
│ │трудовых книжек в
ящи-│ │ │
│ │ке картотеки по алфа-
│ │ │
│ │виту, выдача трудовых
│ │ │
│ │книжек
владельцам │ │ │
└───────────────────┴──────────────────────┴─────────────┴───────┘
3.2.5. Проведение
комплексной (тематической) проверки
состояния и работы архива подведомственного
учреждения
Исполнитель - заведующий архивом,
архивариус.
┌───────────────────┬──────────────────────┬─────────────┬───────┐
│Наименование
работы│ Содержание работы │Единица объе-│Норма- │
│ │ │ма работы │тив │
│ │ │ │време- │
│ │ │ │ни, │
│ │ │ │чел.-ч │
├───────────────────┼──────────────────────┼─────────────┼───────┤
│Проведение
комплек-│Изучение условий хра- │1 комплексная│ 26,7 │
│сной
(тематической)│нения, состояния учета│(тематичес- │
│
│проверки
состояния │и научно-справочного │кая)
проверка│ │
│и
работы архива │аппарата, эффективнос-│ │ │
│подведомственного │ти использования доку-│ │ │
│учреждения
(участие│ментов, проверка го- │ │ │
│в
проверке совмест-│товности документов к │ │ │
│но
с работниками │передаче на
государст-│ │ │
│государственного │венное и ведомственное│ │ │
│архива) │хранение, правильности│ │ │
│ │проведения экспертизы
│ │ │
│ │ценности, оформления │ │ │
│ │дел,
информирование │ │ │
│ │руководства организа-
│ │ │
│ │ции о результатах
про-│ │ │
│ │верки, обсуждение
ито-│ │ │
│ │гов проверки в архиве
│ │ │
│ │подведомственного уч-
│ │ │
│ │реждения, составление
│ │ │
│ │справки по
результатам│ │ │
│ │проверки │ │ │
└───────────────────┴──────────────────────┴─────────────┴───────┘
3.2.6. Контроль за
организацией документов
в делопроизводстве структурных подразделений
ведомства (организации) и в учреждениях системы
(подведомственной сети)
Исполнитель - заведующий канцелярией,
старший инспектор, инспектор, заведующий архивом, архивариус.
┌───────────────────┬──────────────────────┬─────────────┬───────┐
│Наименование
работы│ Содержание работы │Единица объе-│Норма- │
│ │ │ма работы │тив │
│ │ │ │време- │
│ │ │ │ни, │
│ │ │ │чел.-ч │
├───────────────────┼──────────────────────┼─────────────┼───────┤
│1.
Проведение про- │Изучение основных за- │1 проверка │ 19,6
│
│верки
организации ││ач и функций
учрежде-│одного струк-│
│
│документов
в струк-│ния в целом и его │турного
под- │ │
│турных
подразделе- │структурных подразде- │разделения │
│
│ниях
ведомства в │лений,
составление │(учреждения),│ │
│учреждениях
его │плана проверки, изуче-│номенклатура
│ │
│системы
(совместно │ние работы с докумен- │дел которого │ │
│с
работниками дело-│тами на обследуемом
│включает до │ │
│производственной │объекте, информирова- │100
позиций │ │
│службы) │ние руководства учреж-│ │ │
│ │дения
(структурного │ │ │
│ │подразделения) о
ре- │ │ │
│ │зультатах проверки, │ │ │
│ │обсуждение итогов
про-│ │ │
│ │верки в
учреждении │ │ │
│ │(структурном
подразде-│ │ │
│ │лении),
составление │ │ │
│ │справки по итогам
про-│ │ │
│ │верки │ │ │
│ │ │ │ │
│2.
Контроль за ор- │Проверка правильности │1 проверка │
7,10 │
│ганизацией
докумен-│формирования и описа- │работы с до- │ │
│тов
в делопроизвод-│ния дел, обеспечения
│кументами од-│ │
│стве
структурных │сохранности
документов│ного струк- │ │
│подразделений
уч- │в делопроизводстве, │турного под- │ │
│реждения
(совместно│составления описей, │разделения, │
│
│с
работниками дело-│подготовки дел к пере-│номенклатура │ │
│производственной │даче в ведомственный │дел которого │ │
│службы) │архив; подготовка │включает до │
│
│ │предложений о
совер- │100 позиций │
│
│ │шенствовании работы с
│ │ │
│ │документами │ │ │
│ │ │ │ │
│3.
Консультирование│Консультирование по
│1 консульта- │ 1,20 │
│работников
органи- │вопросам формирования │ция │ │
│зации │дел, составления но- │ │ │
│ │менклатур дел,
описей,│ │ │
│ │проведения экспертизы
│ │ │
│ │ценности, отбора
доку-│ │ │
│ │ментов на
государст- │ │ │
│ │венное хранение,
прак-│ │ │
│ │тического
применения │ │ │
│ │методических
пособий │ │ │
└───────────────────┴──────────────────────┴─────────────┴───────┘
3.2.7. Обеспечение
сохранности документов
Исполнитель - заведующий архивом,
архивариус.
┌───────────────────┬──────────────────────┬─────────────┬───────┐
│Наименование
работы│ Содержание работы │Единица объе-│Норма- │
│ │ │ма работы │тив │
│ │ │ │време- │
│ │ │ │ни, │
│ │ │ │чел.-ч │
├───────────────────┼──────────────────────┼─────────────┼───────┤
│1.
Прием дел в ар- │Ознакомление с состоя-│10 дел │
3,60 │
│хив
из структурного│нием дел, проверка
│ │ │
│подразделения │правильности оформле- │ │ │
│ │ния дел, прием дел по
│ │ │
│ │описи
(поединично), │ │ │
│ │прием
контрольно-спра-│ │ │
│ │вочной картотеки к
до-│ │ │
│ │кументам данного
годо-│ │ │
│ │вого раздела
описи, │ │ │
│ │запись (в двух
экземп-│ │ │
│ │лярах описи) сведений
│ │ │
│ │о количестве
фактичес-│ │ │
│ │ки принятых дел,
номе-│ │ │
│ │ров отсутствующих
дел,│ │ │
│ │укладка дел на
места │ │ │
│ │хранения, отметка
в │ │ │
│ │топографических
указа-│ │ │
│ │телях о размещении │ │ │
│ │дел, запись в
книге │ │ │
│ │учета поступления
и │ │ │
│ │выбытия
документов │ │ │
│ │ │ │ │
│2.
Отбор, подготов-│Подбор дел по актам
│10 дел │ 4,70 │
│ка
и передача доку-│проверки наличия, кар-│ │ │
│ментов
для дезин- │тотеке (журналу) учета│ │ │
│фекции,
дезинсек- │физического состояния │ │ │
│ции,
реставрации и │документов, регистра- │ │ │
│переплета │ция в книге выдачи дел│ │ │
│ │из
архивохранилища, │ │ │
│ │оформление заказа
по │ │ │
│ │установленной
форме, │ │ │
│ │передача дел в
лабора-│ │ │
│ │торию │ │ │
│ │ │ │ │
│3.
Выдача (прием) │Выдача дел:
ознакомле-│10 дел, вы- │ 1,55 │
│дел │ние с заказом, опреде-│данных
из ар-│ │
│ │ление по
топографичес-│хива или при-│
│
│ │ким указателям место-
│нятых в архив│ │
│ │нахождения дел,
выемка│ │ │
│ │дел, размещение карт-
│ │ │
│ │заместителей, опреде-
│ │ │
│ │ление
соответствия │ │ │
│ │шифра и заголовка
на │ │ │
│ │обложке дела и в описи│ │ │
│ │(номенклатуре
дел), │ │ │
│ │проверка
нумерации │ │ │
│ │листов и
физического │ │ │
│ │состояния дел,
отметка│ │ │
│ │в книге выдачи дел из
│ │ │
│ │хранилища. │ │ │
│ │Прием дел: визуальный
│ │ │
│ │осмотр дел, проверка │ │ │
│ │нумерации листов и
фи-│ │ │
│ │зического
состояния │ │ │
│ │дел, отметка о
возвра-│ │ │
│ │щении дел в книге вы- │ │ │
│ │дачи, изъятие
карт-за-│ │ │
│ │местителей,
укладка │ │ │
│ │дел на места хранения
│ │ │
│ │ │ │ │
│4.
Картонирование │Размещение дел в
ко- │10 дел │
0,52 │
│дел │робке по порядку номе-│ │ │
│ │ров, написание
ярлыка,│ │ │
│ │наклейка его на
короб-│ │ │
│ │ку │ │ │
│ │ │ │ │
│5.
Формирование │Группировка дел по
по-│10 дел │ 0,54 │
│связок
дел, подле- │рядку номеров, написа-│ │ │
│жащих
хранению │ние ярлыка,
прикрепле-│ │ │
│ │ние ярлыка к шпагату,
│ │ │
│ │перевязывание
дел │ │ │
│ │ │ │ │
│6.
Составление то- │Заполнение граф кар-
│10 карточек │ 2,85 │
│пографических
ука- │точки указателя по ус-│ │ │
│зателей │тановленной форме, │ │ │
│ │группировка карточек
в│ │ │
│ │последовательности │ │ │
│ │расположения
стелла- │ │ │
│ │жей, номеров
фондов │ │ │
│ │ │ │ │
│7.
Проверка наличия│Сверка фактического
│10 дел │ 0,68 │
│и
состояния доку- │наличия дел на
местах │ │ │
│ментов │хранения и по описи │ │ │
│ │(номенклатуре
дел), │ │ │
│ │описательной
статьи │ │ │
│ │описи (номенклатуры │ │ │
│ │дел) с описанием
на │ │ │
│ │обложке дела,
проверка│ │ │
│ │физического состояния
│ │ │
│ │и технического оформ-
│ │ │
│ │ления дел, заполнение
│ │ │
│ │листа проверки
наличия│ │ │
│ │с указанием в нем фи-
│ │ │
│ │зического состояния │ │ │
│ │дел, составление акта
│ │ │
│ │проверки наличия
и │ │ │
│ │состояния дел в фонде
│ │ │
│ │ │ │ │
│8.
Передача архивом│Подготовка и доставка │10 дел │
1,00 │
│организации
доку- │дел, участие в переда-│ │ │
│ментов
на государ- │че дел, оформление пе-│ │ │
│ственное
хранение │редачи документов
по │ │ │
│ │установленной
форме, │ │ │
│ │запись о выбытии
в │ │ │
│ │книге учета поступле-
│ │ │
│ │ний и выбытия
докумен-│ │ │
│ │тов │ │ │
└───────────────────┴──────────────────────┴─────────────┴───────┘
3.2.8. Учет
документов
Исполнитель - заведующий архивом,
архивариус.
┌───────────────────┬──────────────────────┬─────────────┬───────┐
│Наименование
работы│ Содержание работы │Единица объе-│Норма- │
│ │ │ма работы │тив │
│ │ │ │време- │
│ │ │ │ни, │
│ │ │ │чел.-ч │
├───────────────────┼──────────────────────┼─────────────┼───────┤
│1.
Составление и │Изучение
источников по│1 архивный │ 2,50 │
│ведение
учетных до-│истории фондообразова-│фонд │ │
│кументов
архива ор-│теля, составление и │ │ │
│ганизации │ведение списка фондов,│ │ │
│ │количественный и
по- │ │ │
│ │фондовый учет фондов
и│ │ │
│ │коллекций,
составление│ │ │
│ │листа фонда, выявление│ │ │
│ │и запись сведений
о │ │ │
│ │составе и объеме
фонда│ │ │
│ │на основе
соответству-│ │ │
│ │ющих документов, сос-
│ │ │
│ │тавление карточки ар-
│ │ │
│ │хивного фонда по
уста-│ │ │
│ │новленной форме,
пред-│ │ │
│ │ставление карточки в │ │ │
│ │учреждение государст-
│ │ │
│ │венной архивной
службы│ │ │
│ │ │ │ │
│2.
Составление от- │Сбор и анализ сведений│1 отчет │
9,70 │
│чета
о состоянии │об архиве,
написание │ │ │
│и
объеме документов│отчета по установлен- │ │ │
│ГАФ
СССР, находя- │ной форме на
основании│ │
│
│щихся
на ведомст- │данных учетных
доку- │ │ │
│венном
хранении │ментов │ │ │
└───────────────────┴──────────────────────┴─────────────┴───────┘
3.2.9. Техническое
оформление работ
Исполнитель - инспектор,
делопроизводитель, архивариус.
┌───────────────────┬──────────────────────┬─────────────┬───────┐
│Наименование
работы│ Содержание работы │Единица объе-│Норма- │
│ │ │ма работы │тив │
│ │ │ │време- │
│ │ │ │ни, │
│ │ │ │чел.-ч │
├───────────────────┼──────────────────────┼─────────────┼───────┤
│1.
Подшивка доку- │Группировка
(вложение)│1 дело │ 0,20 │
│ментов
в дело (уп- │исполненных документов│ │ │
│равленческая
доку- │в дела в соответствии │ │ │
│ментация) │с номенклатурой дел, │
│ │
│ │прошивка на 3 - 4
про-│ │ │
│ │кола │ │ │
│ │ │ │ │
│2.
Ремонт дел │Просмотр дела,
выявле-│1 дело │ 0,44 │
│ │ние поврежденных лис-
│ │ │
│ │тов, подклейка кореш-
│ │ │
│ │ков листов (наращива-
│ │ │
│ │ние до необходимого │ │ │
│ │формата),
обрезка │ │ │
│ │края,
просушивание, │ │ │
│ │прессовка дела │ │ │
│ │ │ │ │
│3.
Сдача дел на │Выемка дел,
включенных│100 дел │ 6,00 │
│утилизацию │в акт о выделении к │ │ │
│ │уничтожению, со стел-
│ │ │
│ │лажей,
формирование, │ │ │
│ │увязка связок, оформ-
│ │ │
│ │ление заявки на
транс-│ │ │
│ │порт, погрузка дел, │ │ │
│ │сдача на утилизацию в
│ │ │
│ │установленном порядке
│ │ │
└───────────────────┴──────────────────────┴─────────────┴───────┘
Приложение 1
ПРИМЕР РАСЧЕТА ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ
А. Расчет численности работников по
документационному обеспечению управления произведен исходя из плановой
трудоемкости работ, выполняемых в течение года.
┌───┬───────────────┬─────────┬───────┬──────┬────────┬──────────┐
│
N │Вид выполняемой│
Номер │Единица│Объем │Норматив│Сумма
зат-│
│п/п│ работы
│норматива│объема │работ │времени │рат
време-│
│ │ │ │работы │за год│на
еди- │ни, чел.-ч│
│ │ │ │ │ │ницу │ │
│ │ │ │ │ │объема │ │
│ │ │ │ │ │работ, │ │
│ │ │ │ │ │чел.-ч │ │
├───┼───────────────┼─────────┼───────┼──────┼────────┼──────────┤
│
1 │Составление и │ 3.1.1.2 │200
по-│ 200 │230 │
230 │
│ │ведение номен- │ │зиций │
│ │ │
│ │клатуры дел ор-│ │ │ │ │ │
│ │ганизации │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│
2 │Обработка полу-│ 3.1.2.1 │10 до- │14400 │ 0,78 │
1123,2 │
│ │чаемых докумен-│ │кумен- │ │ │ │
│ │тов │ │тов │
│ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│
3 │Обработка от- │ 3.1.2.2 │10
до- │10650 │ 0,80 │
852,0 │
│ │правляемых до- │ │кумен- │ │ │ │
│ │кументов │ │тов │
│ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│
4 │Контроль испол-│
3.1.3 │10 до- │ 150 │
0,70 │ 10,5
│
│ │нения докумен- │ │кумен- │ │ │ │
│ │тов │ │тов │
│ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│___│_______________│_________│_______│______│________│__________│
│ │
│ │ │ │ │ │
│___│_______________│_________│_______│______│________│__________│
│ │ │ │ │ │ │ │
│13
│Передача дел в │ 3.1.5.7 │10 дел │ 100 │
3,20 │ 32,0
│
│ │архив организа-│ │ │ │ │ │
│ │ции из струк- │ │ │ │ │ │
│ │турного подраз-│ │ │ │ │ │
│ │деления │ │ │ │ │ │
├───┴───────────────┴─────────┴───────┴──────┴────────┴──────────┤
│Итого
7377,4 │
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Т -
трудоемкость работ, рассчитанная
по приведенным в
н
сборнике нормативам
времени с учетом
коэффициента К = 1,1,
учитывающего затраты
времени на организационно-техническое
обслуживание
рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и
личные
потребности - 8115,1 чел.-ч;
Т
- трудоемкость работ, не
предусмотренных сборником, -
н.н
114,2 чел.-ч
(определена экспертным путем);
Ф -
полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч
п
(принимается в
среднем равным 1910 ч).
Т
+ Т
н
н.н 8115,1 + 114,2
Ч = --------- = -------------- = 4,3 чел.
Ф 1910
п
Б. Расчет численности работников архива
организации произведен исходя из плановой трудоемкости работ, выполняемых в
течение года.
┌───┬───────────────┬─────────┬───────┬──────┬────────┬──────────┐
│
N │Вид выполняемой│
Номер │Единица│Объем │Норматив│Сумма
зат-│
│п/п│ работы
│норматива│объема │работ │времени │рат
време-│
│ │ │ │работы
│за год│на еди- │ни, чел.-ч│
│ │ │ │ │ │ницу │ │
│ │ │ │ │ │объема │ │
│ │ │ │ │ │работ, │ │
│ │ │ │ │ │чел.-ч │ │
├───┼───────────────┼─────────┼───────┼──────┼────────┼──────────┤
│
1 │Разработка нор-│
3.2.1 │1 пе- │
0,5 │ 138 │
69 │
│ │мативно-методи-│ │чатный │ │ │ │
│ │ческих пособий │ │лист │
│ │ │
│ │(инструкций, │ │ │ │ │ │
│ │рекомендаций, │ │ │ │ │ │
│ │положений) │ │ │ │
│ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│
2 │Составление го-│ 3.2.2.1 │10 опи-│ 150 │
1 │ 150
│
│ │довых разделов │ │сатель-│ │ │ │
│ │сводных описей │ │ных │ │ │ │
│ │дел постоянного│ │статей │ │ │ │
│ │хранения │ │описи │
│ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│
3 │Составление │ 3.2.2.2 │10
опи-│ 300 │ 0,90 │ 27
│
│ │сводных описей │ │сатель-│ │ │ │
│ │дел по личному │ │ных │
│ │ │
│ │составу │ │статей │ │ │ │
│ │
│ │ │ │ │ │
│___│_______________│_________│_______│______│________│__________│
│ │ │ │ │ │ │ │
│___│_______________│_________│_______│______│________│__________│
│ │ │ │ │ │ │ │
│25
│Составление от-│ 3.2.8.2 │1 отчет│ 1 │ 9,70 │ 9,70
│
│ │чета о состоя- │ │ │ │ │ │
│ │нии и объеме │ │ │ │ │ │
│ │документов ГАФ │ │ │ │ │ │
│ │СССР, находя- │ │ │ │ │ │
│ │щихся на ведом-│ │ │ │ │ │
│ │ственном хране-│ │ │ │ │ │
│ │нии │ │ │ │ │ │
├───┴───────────────┴─────────┴───────┴──────┴────────┴──────────┤
│Итого
2136 │
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Т -
трудоемкость работ, рассчитанная по
приведенным в
н
сборнике нормативам
времени с учетом
коэффициента К = 1,1,
учитывающего затраты
времени на организационно-техническое
обслуживание
рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и
личные
потребности - 2349,8 чел.-ч;
Т
- трудоемкость работ, не
предусмотренных сборником, -
н.н
50,3 чел.-ч
(определена экспертным путем);
Ф -
полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч
п
(принимается в
среднем равным 1910 ч).
Т
+ Т
н
н.н 2349,8 + 50,3
Ч = --------- = ------------- = 1,26 чел.
Ф 1910
п
Приложение 2
СПИСОК
НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Закон СССР "Об охране и
использовании памятников истории и культуры" // Ведомости Верховного
Совета СССР, 1976, N 44, ст. 628.
2. Постановление Верховного Совета СССР
"О порядке введения в действие Закона СССР "Об охране и использовании
памятников истории и культуры" // Ведомости Верховного Совета СССР, 1976,
N 44, ст. 629.
3. Указ Президиума Верховного Совета СССР
"Об административной ответственности за нарушение правил охраны и
использования памятников истории и культуры" // Ведомости Верховного
Совета СССР, 1977, N 8, ст. 141.
4. Постановление Совета Министров СССР от
4 апреля 1980 г. N 274 "Об утверждении Положения о Государственном
архивном фонде СССР и Положения о Главном архивном управлении при Совете
Министров СССР" // СП СССР, 1980, N 10, ст. 71.
5. Унифицированные системы документации.
Система организационно-распорядительной документации. ГОСТ 6.38-72. Требования
к оформлению документов и формуляр-образец. ГОСТ 6.39-72.
6. Обложки дел длительных сроков хранения.
Типы, разновидности и технические требования. ГОСТ 17914-72.
7. Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения. ГОСТ 16487-83.
8. Хранение документов в фондах библиотек
и органов научно-технической информации. Общие требования. ГОСТ 7.50-84.
9. Документы на бумажных носителях.
Правила государственного хранения. Технические требования. ОСТ 55.6-85.
10. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации: Унифицированные формы,
инструктивные и методические материалы по их применению. М.: Главархив СССР,
1981.
11. Методические рекомендации по
внедрению и ведению унифицированной системы организационно-распорядительной
документации (УСОРД) в организациях, учреждениях и на предприятиях. М.:
Главархив СССР, 1982.
12. Основные правила работы ведомственных
архивов. М.: Главархив СССР, 1986.
13. Типовое положение об архиве
учреждения. М.: Главархив СССР, 1965.
14. Типовое положение об объединенном
ведомственном архиве. М.: Главархив СССР, 1969.
15. Примерное положение об объединенном
архиве промышленного, производственного и научно-производственного объединения.
М.: Главархив СССР, 1977.
16. Типовые положения о постоянно
действующей Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства). М.:
Главархив СССР, 1988.
17. Типовое положение о постоянно
действующей экспертной комиссии (ЭК) учреждения, организации, предприятия. М.:
Главархив СССР, 1988.
18. Типовое положение о центральном
архиве министерства, ведомства, центрального органа общественной организации.
М.: Главархив СССР, 1983.