Одобрены коллегией

Главархива РСФСР

1 июля 1988 года,

Приказ Главархива РСФСР

от 5 июля 1988 г. N 58

 

Одобрены комиссией

Главархива СССР по проблемам

научно-исследовательской

и методической работы

 

ПРАВИЛА

РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ РАЙОННЫХ И ГОРОДСКИХ АРХИВОВ

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Учреждения Государственной архивной службы СССР, многочисленным звеном которой являются государственные районные, городские архивы, выполняют важную общественно-политическую функцию - осуществляют комплектование, государственный учет, хранение и использование документов Государственного архивного фонда СССР (ГАФ СССР), образованного ленинским декретом от 1 июня 1918 г. "О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР".

ГАФ СССР представляет совокупность принадлежащих Советскому государству документов, имеющих политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное, историческое значение. Документы ГАФ СССР являются общим достоянием всего народа, в них отражены многовековая история нашей Родины, победа Великой Октябрьской социалистической революции, многогранный опыт советского народа в построении первого в мире социалистического государства, развитие советского общества.

Государственные районные, городские архивы с переменным составом документов <*> временно хранят документы ГАФ СССР, образовавшиеся в деятельности районных, городских, сельских и поселковых Советов народных депутатов, предприятий, учреждений, организаций районного и городского подчинения, кооперативных и общественных организаций <**>, осуществляют межотраслевое руководство архивным делом на территории района, города, несут ответственность за состояние архивного дела, его дальнейшее развитие.

--------------------------------

<*> В дальнейшем вместо слов "государственные районные, городские архивы" употребляется слово "районный архив" или "архив".

<**> В дальнейшем вместо слов "предприятий, учреждений, организаций, кооперативных и общественных организаций" употребляется, как правило, слово "учреждение".

 

Районный архив состоит при исполнительном комитете районного, городского Совета народных депутатов <*>. В своей деятельности архив подчиняется как районному, городскому Совету народных депутатов и его исполнительному комитету, так и архивному управлению при Совете Министров автономной республики, архивному отделу (управлению) крайисполкома, облисполкома <**>.

--------------------------------

<*> В дальнейшем вместо слов "исполнительный комитет районного, городского Совета народных депутатов" употребляется слово "райисполком".

<**> В дальнейшем вместо слов "архивное управление при Совете Министров автономной республики, архивный отдел (управление) крайисполкома, облисполкома" употребляются слова "архивный орган".

 

В своей деятельности районный архив руководствуется законодательством СССР и РСФСР, постановлениями и распоряжениями Совета Министров СССР и Совета Министров РСФСР, Совета Министров автономной республики, решениями краевого, областного, районного, городского Совета народных депутатов, решениями и распоряжениями его исполнительного комитета, Положением о ГАФ СССР, приказами, инструкциями и указаниями Главного архивного управления при Совете Министров СССР (Главархива СССР), Главного архивного управления при Совете Министров РСФСР (Главархива РСФСР), архивного органа.

Архив осуществляет свою деятельность в соответствии с Положением, утвержденным райисполкомом по согласованию с архивным органом.

Основные задачи районного архива:

обеспечение сохранности и учет документов Государственного архивного фонда СССР, хранящихся в районном архиве, комплектование архива и использование документов;

организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений, передающих документы в районный архив.

Возглавляет районный архив заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности райисполкомом по согласованию с архивным органом <*>. Заведующий несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач.

--------------------------------

<*> В отдельных районах и городах архив возглавляет заведующий архивным отделом райгорисполкома.

 

Архив работает в контакте с управлениями (отделами) райисполкома, широко привлекает к своей работе общественность.

Обновление всех сфер жизни, углубление и нарастание перестройки в советском обществе обуславливает возрастание требований и к государственной архивной службе в городах и районах, где сосредоточена большая часть трудовых коллективов предприятий и организаций промышленности и агропромышленного комплекса, учреждений социально-культурной сферы, претворяющих в жизнь политику партии и правительства. Районные архивы призваны обеспечить сохранность и пополнение ГАФ СССР документами, отражающими реальную картину революционных преобразований, ведущейся перестройки, процессов социального, экономического, культурного развития в районах, селах и городах, усилить влияние на состояние ведомственных архивов и организацию документов в делопроизводстве учреждений, планомерно и целенаправленно развивать информационную деятельность, использование документов в политико-массовой работе, патриотическом воспитании трудящихся. Выполнению этих задач должны способствовать "Основные правила работы государственных районных, городских архивов".

В основу Правил работы государственных районных, городских архивов положены требования Положения о Государственном архивном фонде СССР, Закона РСФСР "Об охране и использовании памятников истории и культуры". Они базируются на "Основных правилах работы государственных архивов СССР" (Главархив СССР, 1984 г.), "Основных правилах работы ведомственных архивов" (Главархив СССР, 1986 г.), что обеспечивает преемственность в работе этих архивов, в них обобщен опыт лучших районных архивов республики.

В новых Правилах полно отражены и конкретно раскрываются основные направления деятельности, функции районных архивов, значительное расширение которых предусмотрено Примерным положением о государственном районном, городском архиве (Главархив РСФСР, 1988 г.). Более подробно, с позиций повышенных требований, возрастания общественно-политической роли архивов изложены вопросы классификации и обеспечения сохранности документов, развития научно-справочного аппарата, комплектования и экспертизы ценности документов, организационно-методического руководства и контроля за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организации использования документов. Направления и формы работы с учреждениями, использования документов районного архива в более широком объеме раскрываются впервые. В последние годы многие районные архивы стали активно комплектоваться документами личного происхождения и фотодокументами, порядок работы с ними освещен в соответствующих разделах Правил.

В Правилах восемь разделов.

Первый раздел посвящен классификации документов. Более подробно в нем раскрыты вопросы классификации документов в пределах государственного архива и архивного фонда, необходимые в практической работе районного архива.

Во второй раздел вынесены вопросы реализации основной задачи архивов - обеспечения сохранности документов. Проблема рассматривается в комплексе взаимосвязанных работ по созданию оптимальных условий хранения документов (даны требования к помещениям архива, их оборудованию, пожарной безопасности, режиму хранения документов), размещению документов в хранилище, соблюдению порядка выдачи дел, проверке наличия и состояния документов. Подробно изложен порядок розыска необнаруженных дел, а также учета состояния дел как базы для правильной организации, планирования работы по улучшению их физического состояния.

В третьем разделе даны требования к государственному учету документов. Вынесение этих вопросов в самостоятельный раздел подчеркивает значимость государственного учета как важного средства обеспечения сохранности и контроля за наличием документов, адресного поиска документов.

Вопросы создания и развития научно-справочного аппарата (НСА) к документам архива отражены в четвертом разделе Правил. Обращено внимание на проведение анализа НСА, выбор наиболее рациональных форм его усовершенствования; новыми для районных архивов являются положения о создании картотек по истории государственных учреждений, по административно-территориальному делению, именных. Учитывая, что документы в архивы поступают по описям, составленным в учреждениях, и описание проводится только фондов личного происхождения, в этом разделе не излагаются принципы научно-технической обработки документов, составления описей. Основные сведения, необходимые при проведении переработки, усовершенствовании описей, даны в Приложении к шестому разделу.

В пятом разделе закрепляется порядок определения источников комплектования архива, состава документов, подлежащих государственному хранению, приема документов в архив; акцентируется внимание на проведении целевой комплексной экспертизы ценности по фондам учреждений одной отрасли.

Шестой раздел раскрывает содержание и методику работы районных архивов по организационно-методическому руководству и контролю за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений, отражает расширение функций районных архивов в соответствии с примерным положением, в частности, определяется порядок согласования ими номенклатур дел, описей на документы по личному составу учреждений. В специальном Приложении к разделу изложен необходимый для практической работы с учреждениями минимум требований к обеспечению сохранности документов ГАФ СССР, номенклатурам, формированию дел, подготовке документов к передаче на государственное хранение.

Седьмой раздел посвящен направлению, которое наиболее наглядно показывает общественно-политическую значимость деятельности районных архивов, - использованию документов. Развернуто излагаются основные направления использования документов: информирование партийных и советских органов, учреждений о составе и содержании документов архива и исполнение их запросов, культурно-просветительная и агитационно-пропагандистская работа, исполнение запросов социально-правового характера; предоставление документов для изучения в помещении архива.

В восьмом разделе отражены основные вопросы организации работы архива.

Степень детальности изложения разделов Правил различна, ряд положений, прочно утвердившихся в практике, не требовал подробного раскрытия, некоторые еще нуждаются в разработке.

В Приложениях к Правилам даны обязательные формы документов, применяемые в районных архивах, составленные с учетом государственных стандартов и необходимости унификации документов. Формы планово-отчетных документов соответствуют действующим на момент выпуска Правил.

В Правилах изложены требования, обязательные для всех государственных районных, городских архивов РСФСР с переменным составом документов, архивных отделов райгорисполкомов.

Внедрение Правил в практическую деятельность должно проводиться под руководством архивных органов, при методической помощи центральных государственных архивов автономных республик, государственных архивов краев, областей <*>, что обеспечит координацию, единые подходы в определении форм, методики работы районных и областных архивов.

--------------------------------

<*> В дальнейшем вместо слов "центральный государственный архив автономной республики, государственный архив края, области" употребляются слова "областной архив".

 

В подготовке настоящих Правил приняли участие: тт. Альбрехт Б.В., Бакалинская Г.Г., Иноземцева З.П., Казакевич К.М., Касперская С.И., Комлев В.Г., Панченко О.Н., Петросова Н.А., Савин В.А., Сесина Л.И., Соляникова В.И., Шабанова Т.Е., другие работники Главархива РСФСР. Большую помощь оказало рецензирование Правил Главархивом СССР, главархивами ряда союзных республик, архивными органами Российской Федерации.

 

Раздел 1. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

Основой научной организации документов ГАФ СССР является их классификация. Классификация документов ГАФ СССР осуществляется:

- в пределах ГАФ СССР в целом;

- в пределах государственного архива;

- в пределах архивного фонда.

 

1.1. Классификация документов в пределах архива

 

1.1.1. Под классификацией документов в пределах архива понимается их группировка по архивным фондам и коллекциям.

1.1.2. Учреждение или лицо, в деятельности которых образуются документы, называется фондообразователем. Весь комплекс документов, созданных фондообразователем, составляет его документальный фонд.

1.1.3. Часть документального фонда учреждения или лица, имеющая политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное, историческое значение, составляет архивный фонд и подлежит государственному хранению.

Архивный фонд является основной классификационной и учетной единицей документов ГАФ СССР.

 

Виды архивных фондов

 

1.1.4. Видами архивного фонда являются: архивный фонд учреждения, архивный фонд личного происхождения, объединенный архивный фонд (ОАФ), архивная коллекция (приравнивается к архивному фонду).

1.1.5. Архивным фондом учреждения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного учреждения.

1.1.6. Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.

1.1.7. Объединенным архивным фондом называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух или более фондообразователей, имевших (имеющих) между собой исторически или логически обусловленные связи (однородность функций, подчиненность, единство времени деятельности, местонахождения и т.д., для лиц - родственные, профессиональные, творческие отношения).

1.1.8. Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому и др.).

 

Фондирование документов, определение их фондовой

принадлежности, образование архивного фонда

 

1.1.9. Группировка документов по архивным фондам называется фондированием. Работа по фондированию документов осуществляется:

- в делопроизводстве учреждений, в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора документов для постоянного хранения;

- в ведомственных архивах при отборе документов для передачи их в государственные архивы;

- в государственных архивах при описании документов, переработке описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций.

1.1.10. Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов, хронологических границ документов, формирования архивных фондов (объединенных архивных фондов, коллекций).

1.1.11. Определение фондовой принадлежности документов заключается в правильном отнесении их к фонду соответствующего учреждения или лица. Эта работа проводится на основе изучения документов.

Входящие документы относятся к фонду того учреждения, которым они получены; фондовая принадлежность их определяется по адресату, содержанию документов, отражающему функции и вопросы деятельности учреждения, по резолюциям и пометам о направлении документов на исполнение, по оттиску регистрационного штампа.

Копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду того учреждения, которое является автором документов; фондовая принадлежность их определяется по подписям, делопроизводственным пометам и по содержанию документов.

Документы внутреннего обращения относятся к фонду того учреждения, которым они составлены; фондовая принадлежность их определяется по названию учреждения, указанному в документе, подписи автора.

1.1.12. Дела, которые велись последовательно, в двух учреждениях, включаются в состав фонда того учреждения, в котором они были закончены производством.

При ликвидации учреждения с передачей его функций другому учреждению законченные производством дела включаются в фонд ликвидированного учреждения, а незаконченные дела, переданные для окончания делопроизводством учреждению-преемнику, включаются в фонд последнего.

1.1.13. Документы учреждения и его первичных общественных организаций (профсоюзных, спортивных и др.) составляют единый фонд.

1.1.14. В тех случаях, когда среди документов одного архивного фонда обнаружены ошибочно включенные документы других фондов, они должны быть выделены из состава фонда и присоединены к документам тех фондов, к которым относятся, или из них могут быть образованы самостоятельные архивные фонды.

1.1.15. При определении фондовой принадлежности документов личного происхождения изучается их текст, обращения в письмах (обозначения адресатов), подписи, упоминания разных лиц, почерк и т.д.

Из фондов личного происхождения подлежат передаче в соответствующие фонды делопроизводственные документы учреждений. Эти документы могут быть оставлены в фонде, если в архиве отсутствуют фонды, в состав которых они должны быть переданы.

1.1.16. Каждому архивному фонду присваивается официальное название соответствующего учреждения-фондообразователя (полное и сокращенное) со всеми его переименованиями в хронологической последовательности.

 

Образование объединенных архивных фондов

 

1.1.17. Объединенные архивные фонды образуются, как правило, из малообъемных фондов в тех случаях, когда это способствует упрощению учета и улучшению использования документов.

Объединенные архивные фонды могут быть сформированы из документов:

- однородных по целевому назначению и функциям одноименных учреждений, действовавших на территории района. Такому объединенному архивному фонду присваивается название, общее для всех учреждений, документы которых вошли в его состав.

Пример. Колхозы Лисичанского района;

- органа государственного управления и подчиненных ему учреждений, действовавших на территории района.

Пример. Отдел народного образования исполнительного комитета Зареченского районного Совета народных депутатов и школы Зареченского района.

1.1.18. Образование объединенного архивного фонда включает в себя перешифровку дел (изменение номера фонда, описи), составление соответствующих учетных документов, перемещение дел в одно место хранилища, при необходимости пересистематизацию описей и дел.

 

Образование архивных коллекций

 

1.1.19. Архивные коллекции поступают в районный архив в виде уже сложившихся комплексов или образуются в архиве из отдельных разрозненных документов, объединяемых по тематическому, номинальному, авторскому и другим признакам (см. п. 1.2.7).

Пример. Документы по личному составу учреждений г. Петрокрепости. Документы о Героях Советского Союза - уроженцах Октябрьского района.

 

Определение хронологических границ архивных фондов

и крайних дат документов фондов

 

1.1.20. Хронологическими границами архивного фонда учреждения являются: официальные даты образования и ликвидации учреждения; архивного фонда личного происхождения - даты рождения и смерти отдельного лица, членов семьи или рода; объединенного архивного фонда - даты образования и ликвидации наиболее раннего и наиболее позднего по времени деятельности учреждений, документы которых вошли в состав фонда; архивной коллекции - даты самого раннего и позднего документов.

1.1.21. Крайними датами документов фонда являются даты наиболее раннего и наиболее позднего из документов, входящих в его состав. Они могут не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапа деятельности учреждения и если в фонд учреждения передаются для завершения производством дела учреждения-предшественника и т.д.

Крайние даты документов фонда личного происхождения могут быть расширены за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, с проведением мероприятий, которыми отмечаются юбилейные даты.

 

Определение хронологических границ архивных фондов в связи

с изменением административно-территориального деления

 

1.1.22. При изменении границ района в результате присоединения или отторжения части территории документы органов государственной власти и органов государственного управления не меняют фондовую принадлежность.

Пример. Документы Морозовского районного Совета депутатов трудящихся и его исполнительного комитета до присоединения к территории Морозовского района территории Тацинского района и после присоединения составляют единый архивный фонд.

1.1.23. Документы органов государственной власти и государственного управления города, поселка, села и других населенных пунктов за все время их существования независимо от изменения административно-территориального деления составляют единые архивные фонды.

Пример. Документы Миллеровского сельского Совета депутатов трудящихся и его исполнительного комитета Куйбышевского района (с 1938 г.), Матвеево-Курганского района (с 1963 г.), Куйбышевского района (с 1974 г.) составляют единый архивный фонд.

1.1.24. При изменении статуса населенного пункта документы вновь образованных органов государственной власти и органов государственного управления составляют новые архивные фонды.

Пример. В 1983 г. рабочий поселок Костомукша преобразован в город республиканского (АССР) подчинения. Документы Костомукшского поселкового Совета народных депутатов и его исполнительного комитета и Костомукшского городского Совета народных депутатов и его исполнительного комитета составляют разные архивные фонды.

1.1.25. Документы промышленных предприятий, хозяйственных, культурных, медицинских учреждений, учебных заведений, колхозов, совхозов и т.п. до и после изменения административно-территориального деления составляют единые архивные фонды.

 

Определение хронологических границ архивных фондов в связи

с реорганизацией учреждений-фондообразователей

 

1.1.26. Документы учреждений, временно прекративших свою деятельность вследствие ликвидации, объединения, разъединения или в результате войны, стихийных бедствий, а затем восстановленных с теми же функциями, являются едиными архивными фондами.

Пример. В 1978 г. Гусевский сельсовет включен в состав Слободского сельсовета, а в 1985 г. восстановлен вновь.

Документы Гусевского сельского Совета народных депутатов и его исполнительного комитета за период до 1978 г. и с 1985 г. составляют единый архивный фонд.

1.1.27. Документы учреждения, образованного с тем же названием, под которым существовало ликвидированное ранее учреждение, или с несколько измененным названием, составляют новый архивный фонд, если учреждение получило функции, отличные от функций ликвидированного учреждения.

Пример. Документы Дмитровского городского комитета партийно-государственного контроля (1962 - 1965 гг.) и Дмитровского городского комитета народного контроля (с 1965 г.) составляют разные архивные фонды.

1.1.28. При ликвидации учреждения с передачей всех или части его функций одному или нескольким вновь созданным учреждениям документы каждого учреждения составляют отдельные архивные фонды.

Пример. Документы Луховицкой машинно-тракторной станции (МТС) управления сельского хозяйства исполнительного комитета Московского областного Совета депутатов трудящихся и Луховицкой ремонтно-технической станции (РТС) управления сельского хозяйства исполнительного комитета Московского областного Совета депутатов трудящихся составляют разные архивные фонды.

1.1.29. Переименование учреждения или частичное изменение его названия, изменение подчиненности учреждения, его местонахождения, структуры, не сопровождавшиеся коренными изменениями первоначальных функций, не является основанием для разделения его документов на разные архивные фонды.

Пример. Документы дорожного отдела исполнительного комитета Истринского районного Совета депутатов трудящихся до июня 1953 г., отдела дорожного и транспортного хозяйства исполнительного комитета Истринского районного Совета депутатов трудящихся с июня по ноябрь 1953 г., отдела автомобильного транспорта и шоссейных дорог исполнительного комитета Истринского районного Совета депутатов трудящихся с ноября 1953 г. составляют единый архивный фонд.

1.1.30. Расширение или сужение круга ведения, объема прав или территориальных границ деятельности учреждения без изменения его первоначального назначения и положения в данной ведомственной или административно-территориальной системе не являются основанием для разделения его документов на разные архивные фонды.

Примеры. 1. Документы Угличской районной центральной больницы до и после передачи ей функций Угличского райздравотдела составляют единый архивный фонд.

2. Документы Кузнецкого городского Совета депутатов трудящихся и его исполнительного комитета за период одновременной деятельности с Кузнецким районным Советом депутатов трудящихся и его исполнительным комитетом, а также после передачи ему функций Кузнецкого районного Совета депутатов трудящихся и его исполнительного комитета составляют единый архивный фонд.

1.1.31. Выделение из учреждения одного или нескольких новых учреждений с передачей им ряда функций первого не является основанием для разделения его документов на два или несколько архивных фондов.

1.1.32. Документы общественных организаций (научных, культурно-просветительных, спортивных и т.д.) и созданных на их базе государственных учреждений с аналогичными функциями составляют отдельные архивные фонды.

Пример. Документы Аркадакского районного Совета Союза спортивных обществ и организаций до ноября 1968 г. и с ноября 1968 г. - Аркадакского районного Комитета по делам физкультуры и спорта исполнительного комитета Аркадакского районного Совета депутатов трудящихся составляют разные архивные фонды.

1.1.33. Документы окружных избирательных комиссий по выборам в местные Советы народных депутатов и народные суды включаются в состав фондов соответствующих Советов народных депутатов и их исполнительных комитетов.

 

1.2. Классификация документов в пределах архивного фонда

 

1.2.1. Под классификацией документов в пределах архивного фонда понимается их группировка и расположение в фонде. За единицу классификации документов и учетную единицу в пределах архивного фонда принимается единица хранения (дело), представляющая собой физически обособленный отдельный документ или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку.

1.2.2. Практическое осуществление классификации документов (дел) в пределах архивного фонда называется их систематизацией.

1.2.3. Систематизация дел проводится:

- в делопроизводстве учреждений при составлении номенклатуры дел и формировании дел в соответствии с нею;

- в ведомственных архивах при подготовке документов к передаче в государственные архивы;

- в государственных архивах при составлении и переработке описей архивных фондов.

1.2.4. Систематизация дел в пределах фонда складывается из двух процессов:

- разработки схемы систематизации дел фонда;

- распределения дел в соответствии со схемой систематизации.

 

Схема систематизации

 

1.2.5. Схема систематизации фонда является основанием для внутренней организации архивного фонда и закрепляется описью дел фонда.

Разработка схемы начинается с изучения истории фондообразователя. Основные деления схемы намечаются в процессе составления исторической справки о фондообразователе, когда выясняется его структура, компетенция и функции.

1.2.6. Схема систематизации архивного фонда учреждения в зависимости от признака группировки дел может отражать исторически сложившуюся структуру фондообразователя, его функции, состав его фонда (виды и разновидности документов) или важнейшие темы (вопросы), освещаемые в документах фонда.

 

Признаки группировки дел

 

1.2.7. Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих классификационных признаков:

- структурного (в соответствии со структурными подразделениями);

- хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);

- функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций или направлений деятельности учреждения, тем или вопросов, которых касается содержание документов);

- номинального (по их делопроизводственной форме, родам дел, по видам и разновидностям документов);

- корреспондентского (по учреждениям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

- географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими понятиями, с которыми связано содержание документов, их авторы или корреспонденты);

- авторского (по названиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Как правило, дела группируются не по одному, а по нескольким признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным.

1.2.8. При систематизации дел в фондах учреждений районного и городского подчинения, как правило, применяется хронологически-структурная (функциональная) схема систематизации, при которой дела группируются в фонде вначале по годам, а в пределах года - по структурным подразделениям (функциям) учреждения.

1.2.9. Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации применяются при систематизации дел коллекций. Тематические группы дел располагаются по значимости намеченных тем.

1.2.10. Документы по личному составу, как правило, выделяются в самостоятельную группу, систематизируются обособленно и вносятся в отдельную опись. Приказы по личному составу, лицевые счета рабочих и служащих, личные дела и карточки рабочих и служащих и т.п. систематизируются по номинальному признаку, а внутри номинальной группы - по хронологии (приказы) и алфавиту фамилий (не только по первой букве, но и по второй, третьей и т.д.).

1.2.11. При систематизации дел фондов личного происхождения применяются тематический, номинальный и авторский признаки. Чаще других используется следующая схема систематизации дел этих фондов: биографические материалы, материалы служебной и общественной деятельности, творческие материалы, переписка фондообразователя, имущественно-хозяйственные документы, фотографии, материалы о родственниках, коллекции документов, собранные фондообразователем.

1.2.12. Архивные фонды, вошедшие в объединенный архивный фонд, в его пределах располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д.

В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, могут применяться разные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных учреждений, составом и объемом их документов. Для фондов однородных учреждений используются одинаковые схемы систематизации.

1.2.13. Систематизация документов коллекций определяется их тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида (или разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с последующим расположением групп в строгом алфавитном порядке названий учреждений (фамилий авторов). В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более узким темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут объединяться по разным признакам, исходя из объема и состава документации.

1.2.14. При распределении дел по схеме систематизации необходимо иметь в виду следующее:

- дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данное учреждение из другого учреждения для продолжения делопроизводством;

- планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления.

Например, отчет за 1972 г., составленный в 1973 г., должен быть отнесен к 1972 г.; план на 1973 г., составленный в 1972 г., - к 1973 г.;

- перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода.

Например, пятилетний план на 1976 - 1980 гг. относится к 1976 г., отчет о выполнении пятилетнего плана за 1976 - 1980 гг. - к 1980 г.;

- дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;

- в пределах года или хронологического периода дела располагаются по их значимости.

1.2.15. При расположении дел по хронологии необходимо помещать вначале дела, датированные числом, месяцем и годом, затем дела, датированные месяцем и годом, и, наконец, дела, датированные только годом.

Если окажется несколько дел, имеющих одну и ту же начальную дату, то первым следует помещать те дела, которые имеют более ранние конечные даты.

 

Раздел 2. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

 

Для обеспечения сохранности документов в районном архиве осуществляется следующий комплекс взаимосвязанных работ:

- создание оптимальных условий хранения документов;

- размещение документов в хранилищах, топографирование;

- соблюдение порядка выдачи дел из хранилищ;

- учет и улучшение физического состояния документов;

- проверка наличия и состояния документов.

 

2.1. Создание оптимальных условий хранения документов

 

Требования, предъявляемые к помещениям архива, хранилищам

 

2.1.1. Районный архив должен размещаться в специально построенном здании или помещении, приспособленном для длительного хранения документов. Вопрос о пригодности помещения под архив решается райисполкомом по согласованию с архивным органом.

Помещения архива включают хранилища и рабочие комнаты. Организация рабочего места в хранилище не допускается.

2.1.2. Здание районного архива должно быть удалено от объектов, загрязняющих воздух пылью и агрессивными газами (хлор, сернистый газ, окислы азота), от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении.

Хранилища должны быть изолированными, сухими, гарантированными от затопления, безопасными в пожарном отношении, иметь приточно-вытяжную вентиляцию, запасной выход на случай вынужденной эвакуации документов.

Высота хранилища должна быть не менее 2,25 см. Нижняя часть стен на 2/3 их высоты окрашивается масляной краской, верхняя - клеевой. Бетонные полы покрываются линолеумом, деревянные - пропитываются огнезащитным составом.

На окнах хранилищ, расположенных в цокольном и на первом этажах, устанавливаются распашные металлические решетки.

 

Электрооборудование. Световой режим

 

2.1.3. В помещениях архива прокладывается скрытая электропроводка. В хранилищах допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения.

2.1.4. В хранилищах предпочтительно использование ламп накаливания, допускается использование люминесцентных ламп определенных марок с укороченным ультрафиолетовым участком спектра. Светильники должны быть удалены от коробок с документами не менее чем на 50 см. Розетки снабжаются крышками или устанавливаются в закрытых коробках. Шнуры пылесосов и переносных светильников заключаются в резиновые шланги. Переносные светильники следует оборудовать защитными стеклянными колпаками и сетками.

2.1.5. Хранилища оборудуются отключающим рубильником. Распределительные щиты, предохранители и отключающие рубильники устанавливаются только вне хранилища. Все электрооборудование обеспечивается заземлением.

2.1.6. Хранилища рекомендуется располагать в помещениях окнами на северную сторону. Естественное освещение допускается только с обязательной защитой документов от прямого попадания солнечных лучей, для чего окна закрашиваются белой краской или закрываются светонепроницаемыми шторами. Для этих целей могут быть использованы светорассеивающее стекло, жалюзи, светоотражающие пленочные материалы.

Защита документов от действия света и пыли обеспечивается также при хранении их в коробках, папках.

 

Противопожарное оборудование

 

2.1.7. Хранилища районного архива должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости и иметь необходимое противопожарное оборудование: один углекислотный огнетушитель новейшей конструкции на каждые 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение, и другой противопожарный инвентарь; двери хранилищ обиваются железом по асбесту или иным огнестойким материалом.

2.1.8. В хранилище запрещается: курение, пользование керосиновыми лампами, открытым огнем; применение электронагревательных приборов; хранение посторонних предметов, продуктов питания.

2.1.9. На случай стихийных бедствий разрабатывается и согласовывается с райисполкомом план эвакуации документов. В коридорах на путях эвакуации, в соответствии с действующим ГОСТом "Цвета сигнальные и знаки безопасности", устанавливаются символические изображения знаков "Выход", "Открытая дверь".

2.1.10. Все вопросы, связанные с противопожарным состоянием районного архива, оборудованием его средствами пожаротушения в каждом конкретном случае согласовываются с местными органами государственного пожарного надзора.

 

Температурно-влажностный режим хранения документов

 

2.1.11. В целях обеспечения длительной сохранности документов в хранилищах поддерживается оптимальный температурно-влажностный режим хранения - температура воздуха от +17 до +19 град. C, относительная влажность 50 - 55%.

2.1.12. Для определения температуры и влажности воздуха рекомендуется использовать аспирационный психрометр с механическим заводом МВ-4м; гигрометры различных типов: волосной в круглой оправе типа М-68, волосной метеорологический типа М-19 и др.

Измерительные приборы устанавливаются на контрольном щитке в главных проходах на стеллажах вдали от отопительных и вентиляционных систем из расчета - один прибор на хранилище. Периодически, не реже одного раза в квартал, проводится проверка правильности показаний приборов и их настройка.

2.1.13. Показания психрометров и гигрометров регистрируются в специальном журнале два раза в неделю.

При необходимости принимаются меры к нормализации температурно-влажностного режима: проводится проветривание хранилищ с учетом температуры и влажности наружного воздуха, их искусственное увлажнение и т.д. При повышении влажности мытье полов в хранилище временно прекращается. Принятые меры отражаются в журнале.

 

Санитарно-гигиенический режим

 

2.1.14. В хранилищах, рабочей комнате архива должны поддерживаться порядок и чистота, исключающие возможность накопления пыли, появления плесени, насекомых, грызунов.

2.1.15. Для защиты документов от пыли необходимо:

- обеспечить максимально возможную герметичность хранилищ;

- регулярно проводить уборку хранилищ;

- периодически обеспыливать стеллажи, коробки и связки с документами.

Для проведения санитарно-гигиенических работ в хранилищах не реже одного раза в квартал в плановом порядке предусматриваются санитарные дни.

2.1.16. Обеспыливание стеллажей и документов проводится пылесосом или влажной тряпкой. Не реже одного раза в год цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники протираются 2-процентным водным раствором формалина. При проветривании хранилищ форточки затягиваются марлей, смоченной глицерином. Открывающиеся окна должны быть защищены сеткой с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

2.1.17. Документы, пораженные плесневым грибком, насекомыми, грызунами, изолируются от других дел, заведующий архивом докладывает об этом райисполкому и архивному органу и принимает необходимые меры.

 

Оборудование хранилищ стеллажами

 

2.1.18. Хранилища оборудуются односторонними и двухсторонними металлическими стеллажами. Ширина двухстороннего стеллажа 75 см, одностороннего - 40 см, высота определяется высотой помещения.

Конструкция и размеры стеллажей, предназначенных для хранения документов особого формата (газет, карт, планов и т.д.), определяются в зависимости от размеров этих документов.

2.1.19. При установке стеллажей должны соблюдаться следующие требования:

- стеллажи устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами для предотвращения действия прямых солнечных лучей на документы;

- ширина главных проходов 120 см;

- ширина межстеллажных проходов 75 см;

- расстояние между полками по высоте переменное, но не менее 40 см;

- расстояние между стеной и стеллажами, параллельными стене, 75 см;

- расстояние между стеной и торцом стеллажа 45 см;

- расстояние от пола до нижней полки стеллажа не менее 15 см, а в цокольных этажах не менее 30 см.

Загромождать проходы между стеллажами запрещается.

 

Порядок опечатывания хранилищ и допуск в них

 

2.1.20. Двери в хранилища, как и двери запасного выхода, в нерабочее время запираются, опечатываются или пломбируются. Перед опечатыванием проверяется состояние хранилищ и других помещений архива, отключаются рубильники электропитания, включается охранно-пожарная сигнализация.

2.1.21. Ключи от помещений архива хранятся у заведующего архивом вместе с печаткой или пломбиром или сдаются в райисполком. Ключ от запасного выхода оставляется у его двери со стороны хранилища.

2.1.22. Вторые экземпляры ключей от помещений архива передаются в райисполком.

2.1.23. Вход в хранилища разрешается только работникам районного архива и в их присутствии лицам, имеющим право контроля за работой архива.

2.1.24. При стихийных бедствиях, проникновении в архив посторонних лиц заведующий архивом немедленно принимает меры к охране документов и вызывает представителей соответствующих органов (пожарной охраны, милиции и т.д.), с участием которых составляется акт о происшествии и его последствиях, докладывает об этом райисполкому и архивному органу.

 

2.2. Размещение документов в хранилищах. Топографирование

 

2.2.1. Документы районного архива размещаются в хранилищах, как правило, по порядку номеров фондов, внутри фонда - в порядке номеров описей, в пределах описей - по номерам дел.

2.2.2. При размещении фондов следует учитывать перспективы комплектования архива, оставлять резерв площади для новых поступлений документов каждого фонда.

2.2.3. Дела размещаются на стеллажах в коробках (папках, связках) слева направо, сверху вниз, горизонтально или вертикально с учетом рационального использования площади стеллажей. Связки перевязываются шпагатом, под который подкладываются картонные прокладки для сохранности документов.

2.2.4. Стеллажи, их шкафы <*> нумеруются в пределах каждого хранилища слева направо от входа, полки в пределах шкафа - сверху вниз, слева направо.

--------------------------------

<*> Шкаф - площадь стеллажа от одной его стойки до другой.

 

2.2.5. На каждую коробку наклеивается ярлык, к каждой папке, связке прикрепляется ярлык. На ярлыке указываются: номер и название фонда, номер описи, номера и крайние даты дел, номер коробки (папки, связки); оговаривается наличие дел за литерными номерами, пропущенных номеров по описи. В коробке (папке, связке) дела размещаются по порядку номеров. Нумерация коробок (папок, связок) ведется в пределах фонда.

2.2.6. В целях закрепления мест хранения и поиска документов в хранилище составляется постеллажный топографический указатель. Карточка постеллажного топографического указателя (Приложение 2) составляется на документы, размещенные на каждом отдельном стеллаже, и прикрепляется к стеллажу.

Изменения в размещении документов, прием и выбытие дел своевременно отражаются в постеллажном топографическом указателе и карточке (листе) фонда (Приложение 3).

 

2.3. Выдача дел из хранилищ

 

2.3.1. Дела из хранилищ районного архива выдаются:

- исследователям для использования в архиве в порядке, определенном п. п. 7.5.1 - 7.5.10 настоящих Правил;

- учреждениям, организациям, предприятиям во временное пользование;

- в лаборатории архивных или других учреждений для копирования, специальной обработки, реставрации, переплета.

2.3.2. Для использования выдаются только дела, находящиеся в хорошем физическом состоянии, не нуждающиеся в переплете, подшивке, имеющие заголовки, шифры, пронумерованные.

Каждое выдаваемое из хранилища дело должно иметь лист использования документов (Приложение 4).

2.3.3. Перед выдачей дел из хранилищ проверяется соответствие шифра и заголовка на обложке дела и в описи, нумерация листов. На место выдаваемого дела подкладывается карта-заместитель (Приложение 5). Все выдаваемые дела регистрируются в книге выдачи дел из хранилища (Приложение 6).

 

Выдача дел во временное пользование

 

2.3.4. Выдача дел во временное пользование учреждениям проводится на срок до трех месяцев по их письменным запросам в адрес райисполкома и лишь в тех случаях, когда учреждение по какой-либо причине не может организовать изучение документов в помещении архива. В запросе указывается, какие требуются документы, для какой цели, дается гарантия их сохранности. Срок пользования при необходимости может быть продлен по письменной просьбе учреждения.

2.3.5. Описи дел во временное пользование из архива не выдаются.

2.3.6. Выдача дел во временное пользование оформляется актом (Приложение 7), который составляется в двух экземплярах. Акт подписывается заведующим районным архивом, представителем учреждения и скрепляется гербовыми печатями райисполкома и учреждения. Один экземпляр акта выдается представителю учреждения, другой - вместе с запросом хранится в архиве в деле "Акты выдачи дел во временное пользование". После возвращения документов акт и запрос на их выдачу подшиваются в дело фонда.

2.3.7. За пределы района дела во временное пользование высылаются в исключительных случаях в порядке, определенном п. п. 2.3.4 - 2.3.6 настоящих Правил. Упаковка документов должна обеспечивать их физическую сохранность. Расходы по пересылке несет заинтересованное учреждение.

2.3.8. Заведующий районным архивом контролирует своевременное возвращение дел, выданных во временное пользование.

 

Возвращение дел в хранилища

 

2.3.9. При возвращении дел в хранилища проверяется их физическая сохранность, нумерация листов, заполнение листа использования, делаются отметки в книге выдачи дел из хранилища. Дела подкладываются на место, карты-заместители изымаются и используются при последующей выдаче.

2.3.10. В случае обнаружения недостачи листов в деле или повреждении документов в присутствии представителя учреждения или лица, которому выдавались документы, и других должностных лиц, составляется акт.

2.3.11. При выявлении фактов утраты, умышленного повреждения или хищения документов принимаются меры по привлечению виновных к ответственности в установленном законом порядке.

Об этих фактах заведующий архивом информирует райисполком и архивный орган.

 

2.4. Учет состояния документов

 

2.4.1. Выявление и учет состояния документов проводится в ходе проверки наличия документов, переработки и усовершенствования описей и других работ, связанных с просмотром документов.

2.4.2. Документы с физическими дефектами основы, дела, требующие подшивки, переплета, замены и оформления обложек, шифровки, нумерации листов, регистрируются на карточках учета состояния дел фонда (Приложение 8), которые систематизируются в картотеке в порядке номеров фондов.

2.4.3. Сведения картотеки используются для определения объемов и планирования работы по улучшению физического состояния документов. Очередность работы определяется значимостью и интенсивностью использования документов, их физическим состоянием.

2.4.4. После устранения дефектов в карточке учета состояния документов делается отметка о проделанной работе.

 

2.5. Проверка наличия и состояния документов

 

Периодичность проверки наличия и состояния документов

 

2.5.1. В целях обеспечения сохранности документов, как правило, один раз в 5 лет, проводится проверка фактического наличия дел и фотодокументов, числящихся по описям, и их состояния.

2.5.2. Внеочередные проверки наличия и состояния дел всех или части фондов проводятся в случаях: пожара, наводнения, других стихийных бедствий, приведших к нарушению порядка хранения документов; выявления фактов пропажи или хищения документов; обнаружения массового их повреждения биологическими вредителями; после перемещения документов архива (переезд в новое здание, капитальный ремонт хранилищ и т.д.), а также при приеме-передаче архива.

 

Проведение проверки наличия и состояния дел

 

2.5.3. Перед проверкой наличия и состояния дел фонда:

- устанавливается полнота учетных документов по проверяемому фонду: наличие полного комплекта описей, карточки (листа) фонда, дела фонда;

- выверяется правильность составления итоговых записей к описям; уточняется нумерация дел, выявляются литерные, пропущенные номера по описи;

- проводится сверка сопоставимых показателей в учетных документах; соответствие данных итоговой записи к описи и данных карточки (листа) фонда;

- по документам дела фонда выявляются дела, выбывшие из фонда, но не исключенные из учетных документов;

- проверяется соответствие в учетных документах названий, подчиненности, местонахождения и крайних дат деятельности фондообразователя.

При расхождениях в учетных документах сведений об объеме фонда и отсутствии в деле фонда документов, объясняющих эти расхождения, за основу при проверке наличия берутся данные итоговой записи к описи.

2.5.4. Проверка наличия и состояния дел проводится по каждому фонду отдельно путем сверки фактического наличия дел с описью. При этом сверяется описательная статья описи (порядковый номер дела, делопроизводственный индекс, заголовок дела, дата дела, количество листов в деле) с наличием и описанием тех же элементов на обложке дела. Делать какие-либо пометы или записи в описях о наличии или отсутствии дел категорически запрещается.

Дела, выданные во временное пользование и оформленные в соответствии с пунктами 2.3.4 - 2.3.7 настоящих Правил, считаются имеющимися в наличии.

Физическое состояние документов определяется путем визуального осмотра дела.

2.5.5. При проверке наличия и состояния дел необходимо: сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках (папках, связках); изымать из проверяемого фонда неправильно подложенные дела других фондов и подкладывать их на свои места; немедленно изолировать дела, пораженные плесенью или другими биологическими вредителями; дела, не внесенные в опись, помещать в конце фонда для последующей их обработки. Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается.

2.5.6. Все обнаруженные недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния дел фонда (Приложение 9).

По окончании проверки наличия и состояния дел в описи после итоговой записи за подписью заведующего архивом делается запись "Проверено в 19__ году".

2.5.7. На основании итоговой записи в листе проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел (Приложение 10).

 

Розыск необнаруженных дел

 

2.5.8. Если при проверке наличия выявлено отсутствие дел, организуется их розыск, который должен быть завершен в течение одного года с момента проверки фонда. На каждое необнаруженное дело составляется карточка (Приложение 11).

В ходе розыска необходимо:

- изучить старые, подвергшиеся ранее переработке описи проверенного фонда, сверить их с описью, по которой проводилась проверка, что позволит выявить возможные ошибки в подсчетах, установить заголовки и номера дел, выделенных к уничтожению, переданных в другие архивы или фонды как непрофильные и т.д.;

- проанализировать по описи заголовки необнаруженных дел, их даты, листаж, что позволит выявить дела, включенные в опись дважды, или включенные в другую опись данного фонда, но под другим номером;

- изучить не внесенные в описи дела, прежде всего не имеющие обложек, среди которых могут оказаться необнаруженные дела;

- изучить дело фонда, в первую очередь имеющиеся в нем акты о выделении дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния дел проверяемого фонда;

- изучить другие дела, аналогичные по содержанию необнаруженным, подвергавшиеся ранее переплету, переработке, так как в процессе этих работ могли быть допущены ошибки в формировании, систематизации, описании документов;

- проверить дела находящихся рядом фондов, так как возможна неправильная подкладка дел;

- изучить учетные документы по выдаче дел из хранилищ;

- организовать поиск необнаруженных дел в учреждениях, от которых дела были приняты в районный архив, так как дела могли быть не сданы и это не нашло отражения в актах приема-передачи дел;

- организовать поиск необнаруженных дел в архивах, которым передавались дела.

2.5.9. Дела, обнаруженные в ходе розыска, подкладываются на место. В листе проверки в графе "Примечание" и в карточке необнаруженных дел в графе "Результаты розыска" делаются отметки о возвращении дел в фонд.

2.5.10. Если обнаружены документы, подтверждающие причины отсутствия дел (акты о выделении к уничтожению, о передаче документов и др.), то эти дела снимаются с учета (см. раздел 3).

 

Снятие с учета необнаруженных дел

 

2.5.11. На необнаруженные дела, пути розыска которых исчерпаны, составляются акт о необнаружении дел (Приложение 12) и справка о проведении розыска. В справке указываются номер, название фонда, его объем по учетным документам, дается краткая история фонда (когда поступили документы, в каком состоянии, виды работ, которые ранее проводились с фондом: перемещение дел внутри архива, передача их в другой архив, усовершенствование и переработка описей, экспертиза ценности документов, подшивка дел, проверка наличия и состояния дел, ее результаты и т.д.), сообщается о мерах, предпринятых по розыску дел, отражено ли содержание необнаруженных дел в оставшихся на хранении документах; называются установленные или предполагаемые причины отсутствия дел, делаются выводы. Акт о необнаружении дел, справка о проведении розыска вместе с актом и листом проверки наличия и состояния дел, справкой учреждения об утрате документов представляются на рассмотрение архивного органа для принятия решения о снятии с учета необнаруженных дел или продолжении их розыска.

Из учетных документов архива необнаруженные дела исключаются на основании акта о необнаружении дел, утвержденного архивным органом.

2.5.12. Основанием для внесения в учетные документы других изменений, выявленных в ходе проверки наличия и состояния дел (технические ошибки, не включенные в опись дела), являются графы 3.1, 4.1, 7 акта проверки наличия и состояния дел (Приложение 10). Шифры дел указываются по листу проверки (Приложение 9).

2.5.13. Проверка наличия и состояния дел, розыск необнаруженных дел считаются полностью завершенными после внесения изменений в учетные документы архива (см. раздел 3).

Документы, составленные по результатам проверки наличия и состояния дел, помещаются в дело фонда.

 

Раздел 3. ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ

 

3.1. Учет документов - это определение их количества в установленных единицах учета и отражение этого количества в учетных документах.

Учет документов является средством обеспечения сохранности и контроля за их наличием, закрепляет организацию документов по определенным классификационным комплексам, обеспечивает возможность поиска дел.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе неописанные и непрофильные для архива.

Основными единицами учета являются: архивный фонд, архивная коллекция, единица хранения (дело).

 

Учетные документы, их назначение

 

3.1.1. Учет документов в районном архиве ведется:

а) по книге учета поступлений документов (Приложение 13) - для учета каждого поступления документов в архив;

б) списку фондов (Приложение 14) - для пофондового и количественного учета фондов (объединенных архивных фондов) и архивных коллекций, присвоения им номеров по мере поступления в архив;

в) карточке (листу) фонда (Приложение 3) - для учета состава и объема фонда в целом и по каждой описи отдельно;

г) описи дел (Приложения 15, 16) - для поединичного и суммарного учета дел по каждому фонду;

д) форме N 3-АГ "Отчет об организации хранения, документов Государственного архивного фонда СССР, находящихся на государственном хранении" (Приложение 48) - для суммарного учета хранящихся в архиве документов (см. п. 8.7).

На каждый фонд заводится дело фонда.

Учетные документы хранятся в металлических шкафах, которые запираются и опечатываются по окончании рабочего дня. Учетные документы предназначены для внутреннего использования и исследователям (кроме описей дел) не выдаются.

 

Книга учета поступлений документов

 

3.1.2. Все принятые в архив дела, а также обнаруженные неучтенными документы вносятся в книгу учета поступлений документов (Приложение 13). Каждое поступление получает один порядковый номер независимо от того, состоит оно из документов одного или нескольких фондов. Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду (графы 5 - 9) записываются с новой строки за тем же порядковым номером. Нумерация поступлений ведется в пределах одного года.

В графе 5 "Название фонда" указывается последнее полное название учреждения-фондообразователя за тот период, за который принимаются документы; в графе 8 "Краткая характеристика состояния документов" отмечается, включены ли дела в опись или поступили в архив в необработанном виде (например, документы личного происхождения).

На 1 января каждого года подводится итог количества поступивших за год дел.

 

Список фондов

 

3.1.3. Каждый впервые поступивший в архив фонд записывается в список фондов (Приложение 14), по которому ему присваивается очередной порядковый номер. Номер по списку фондов является номером фонда. Если районный архив передал часть фонда в областной архив, то к его номеру в списке фондов через дробь добавляется номер фонда, присвоенный ему в этом архиве, например, 50/1217. Перенумерация фондов производится в исключительных случаях с разрешения архивного органа.

Объединенному архивному фонду, образованному из фондов, учтенных ранее самостоятельно, присваивается один из номеров фондов, включенных в состав объединенного; учетные документы этих фондов подшиваются в дело вновь созданного объединенного фонда. Освободившиеся номера фондов могут быть присвоены другим фондам.

В случае полной передачи фонда в областной архив, другой районный архив, объединенный ведомственный архив или в учреждение и снятия его с учета освободившийся номер другому фонду не присваивается. В графе "Отметка о выбытии" делается запись о том, что фонд выбыл, указывается название архива или учреждения, которому он передан, название, номер и дата документа, послужившего основанием для передачи.

Название фонда вносится в список фондов с титульного листа описи (Приложение 1, п. 4.8). Если название фондообразователя менялось, то в списке фондов указывается последнее его название. Все предыдущие и последующие названия приводятся в карточке (листе) фонда. В списке фондов указываются хронологические рамки учреждения, для действующих учреждений - только дата его образования.

Для объединенных фондов в списке фондов дается обобщенное название объединенного фонда, а названия учреждений-фондообразователей, документы которых вошли в объединенный фонд, приводятся в карточке (листе) фонда.

Название фонда личного происхождения состоит из фамилии, имени, отчества, дат жизни лица, являющегося фондообразователем, рода его деятельности (профессии), служебного положения, звания; название семейного фонда - из фамилии и инициалов членов семьи. Фамилии, имена, отчества, звания, род деятельности, служебное положение и т.д. всех членов семьи указываются в карточке (листе) фонда.

Между названиями двух фондов оставляется три-четыре свободных строки.

Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись об общем количестве фондов, находящихся на хранении. Список фондов должен быть прошнурован, листы пронумерованы.

 

Карточка (лист) фонда

 

3.1.4. Карточка (лист) фонда составляется на каждый впервые поступивший фонд в двух экземплярах, один из которых остается в районном архиве, второй высылается в конце года в архивный орган (Приложение 3).

В карточке фиксируется наличие как внесенных в описи, так и неописанных документов фонда.

В графе "Дата первого поступления фонда" указывается дата поступления фонда в районный архив в соответствии с записью в книге учета поступлений, для объединенного архивного фонда и коллекции - дата поступления или дата создания их в архиве в соответствии с актом описания документов, переработки описей (Приложение 17); в графе "Крайние даты каждого названия фонда" указывается начальная и конечная даты существования учреждения-фондообразователя под каждым названием независимо от наличия в фонде документов за этот период.

Для объединенного архивного фонда указываются даты образования наиболее раннего и ликвидации наиболее позднего по времени деятельности учреждений-фондообразователей. Далее указываются начальные и конечные даты существования каждого учреждения-фондообразователя.

Для фонда личного происхождения в этой графе указываются годы жизни фондообразователя. Для коллекции документов - даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в коллекцию.

Если учреждение продолжает функционировать, конечная дата его последнего названия не проставляется.

В графе "Название фонда" в хронологической последовательности указывается полное и в скобках официально принятое сокращенное название учреждения-фондообразователя с момента его образования, независимо от наличия документов за этот период. Каждое название пишется с новой строки. Последующие изменения в названии учреждения-фондообразователя вносятся в карточку (лист) фонда по мере поступления в архив документов фонда.

Название объединенного архивного фонда складывается из обобщенного названия фонда и перечисления названий всех учреждений-фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда за весь период их существования.

В графе "Топографические отметки" указываются номера стеллажей, шкафов, полок, на которых размещены документы данного фонда.

В карточке (листе) фонда фиксируются все изменения, происшедшие в составе и объеме фонда.

Основанием для записи являются:

- акт приема-передачи документов на государственное хранение (Приложение 18);

- акт приема-передачи документов в другой государственный или ведомственный архив (Приложение 19);

- акт описания документов, переработки описей (Приложение 17);

- акт проверки наличия и состояния дел (Приложение 10, п. п. 3.1, 4.1, 7);

- акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение 20);

- акт о неисправимых повреждениях дел (документов) (Приложение 21);

- акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (Приложение 12).

Каждый вид акта нумеруется в пределах фонда в валовом порядке.

По каждой внесенной в карточку (лист) фонда описи проставляются крайние даты дел. Количество поступивших или выбывших дел указывается по каждой описи отдельно. В графах 8, 9 "Наличие (остаток) дел" указывается количество дел как по описи, по которой произведена запись, так и по всему фонду в целом.

Если документы поступают или выбывают неописанными, отдельной строкой в графе "Номер описи" делается отметка "без описи", в графах 5, 7, 9 показывается количество неописанных дел.

3.1.5. Если на карточке (листе) фонда не остается места для очередных записей, заводится карточка-продолжение, в правом верхнем углу которой указывается "Продолжение, фонд N, карточка 2".

3.1.6. Карточка (лист) фонда пересоставляется только в том случае, если создан объединенный архивный фонд или она неисправимо повреждена.

В случае пересоставления карточки (листа) фонда старая карточка помещается в дело фонда. В верхнем правом углу старой и новой карточек делается отметка "Карточка пересоставлена", указывается причина и дата пересоставления, запись скрепляется подписью заведующего районным архивом.

Карточки (листы) фондов хранятся в порядке номеров фондов в папке с клапанами.

 

Учет дел в описи, составление итоговой записи

 

3.1.7. Поединичный и суммарный учет дел внутри фонда ведется по описи. На каждый фонд в районном архиве должно иметься три экземпляра описи, один из которых рабочий, два других подлежат передаче в областной архив вместе с документами фонда.

Делу, включаемому в опись, присваивается номер, под которым оно учитывается в описи и хранится. При снятии дела с учета в графе "Примечание" против каждого выбывшего дела делается отметка "выбыло".

3.1.8. В конце описи, во всех ее экземплярах делается итоговая запись, которая закрепляет количество дел, числящихся по описи, регистрирует особенности нумерации дел, отражает изменения в их количестве, произведенные на основе соответствующих документов.

В итоговой записи указывается количество дел по данной описи (цифрой и в круглых скобках прописью), первый и последний номера дел по описи, оговариваются имеющиеся в описи пропуски номеров, дела за литерными номерами, выбывшие дела и т.д.

Опись, состоящая из нескольких годовых разделов, помимо итоговой записи к каждому годовому разделу, должна иметь сводную итоговую запись ко всем ее разделам.

После каждого поступления или выбытия дел составляется новая итоговая запись, в которой указывается новое количество дел описи, а также документы, на основании которых внесены изменения. Итоговая запись подписывается составителем описи с указанием должности и даты составления.

Пример составления и изменения итоговых записей в описи:

    Итоговая запись в описи фонда:

    В опись внесено 58 (пятьдесят восемь) дел с N 1 по N 58, в том

числе:

пропущенные номера: 20               акт N 1 проверки наличия и

литерные номера: 5а                  состояния дел от 00.00.00

 

Заведующая районным

архивом                 _____________

                          (подпись)            Е.Л. Иванова

00.00.00

 

    Итоговая запись  к  годовому  разделу  описи,  составленная  в

учреждении, до очередной передачи дел в районный архив:

    В данный раздел описи внесено 10 (десять) дел с N 59 по N 68.

 

Заведующий архивом

учреждения              _____________

                          (подпись)            С.Е. Мохов

00.00.00

 

    Сводная итоговая запись в описи фонда после поступления дел по

этому годовому разделу описи. При приеме выяснилось, что одно дело

из 10 отсутствует.

    В опись внесено 67 (шестьдесят семь) дел с N 1 по N 68, в  том

числе:

пропущенные номера: 20               акт N 1 проверки наличия и

литерные номера: 5а                  состояния дел от 00.00.00

непринятые номера: 61                акт N 2 приема-передачи

                                     документов на государственное

                                     хранение от 00.00.00

 

Заведующая районным

архивом                 _____________

                          (подпись)            Е.Л. Иванова

00.00.00

 

    Сводная итоговая  запись в описи фонда после выделения из него

5 дел по результатам экспертизы ценности документов.

    В опись внесено 62 (шестьдесят два) дела с N 1 по N 68, в  том

числе:

пропущенные номера: 20               акт N 1 проверки наличия и

литерные номера: 5а                  состояния дел от 00.00.00

непринятые номера: 61                акт N 2 приема-передачи

                                     документов на государственное

                                     хранение от 00.00.00

выбывшие номера:                     акт N 1 о выделении к

3, 7, 8, 10, 19                      уничтожению документов, не

                                     подлежащих хранению,

                                     от 00.00.00

 

Заведующая районным

архивом                 _____________

                          (подпись)            Е.Л. Иванова

00.00.00

 

    Итоговая запись   в  описи  фонда  после  передачи  45  дел  в

областной архив.

    В опись  внесено  17  (семнадцать)  дел с N 51 по N 68,  в том

числе:

непринятые номера: 61                акт N 2 приема-передачи

                                     документов на государственное

                                     хранение от 00.00.00

выбывшие номера: 1 - 50              акт N 1 о выделении к

                                     уничтожению документов,

                                     не подлежащих хранению,

                                     от 00.00.00

                                     акт N 1 приема-передачи

                                     документов в другой

                                     государственный архив

                                     от 00.00.00

 

Заведующая районным

архивом                 _____________

                          (подпись)            Е.Л. Иванова

00.00.00

 

Нумерация описей

 

3.1.9. В пределах фонда описи нумеруются в следующем порядке: описи на документы постоянного хранения присваивается номер первый, описи на материалы по личному составу - второй. В отдельных случаях могут составляться самостоятельные описи на другие виды документов с присвоением им очередного номера в валовом порядке.

Пример. Опись N 3 нехозяйственных книг Селевкинского сельского Совета народных депутатов за 1974 - 1978 гг.

 

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов

 

3.1.10. Районный архив ежегодно представляет в архивный орган сведения об изменениях в составе и объеме фондов (Приложение 22). Эти сведения составляются на основании данных карточек (листов) фондов, выверенных по итоговым записям к описям.

К "Сведениям..." составляется итоговая запись о количестве хранящихся в архиве фондов, которая должна соответствовать данным списка фондов (см. п. 3.1.3).

 

Дело фонда

 

3.1.11. В деле фонда концентрируются документы по истории фондообразователя и фонда: историческая справка, дополнения к ней, документы о работе с фондом, изменениях в его объеме и составе (см. п. п. 2.3.6, 2.5.13).

Акты и другие документы, фиксирующие изменения в объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о том, что их данные внесены в учетные документы.

Документы дела фонда должны быть подшиты (прошнурованы), пронумерованы, заключены в твердую обложку. К делу фонда составляется внутренняя опись. Для учета количества листов в деле составляется лист-заверитель (Приложение 23).

Делу фонда присваивается номер фонда, на который оно заведено. Дела фондов хранятся в порядке их номеров.

3.1.12. При передаче фонда из одного государственного архива в другой передается и дело фонда. Если передается часть фонда, то вместе с ней из дела фонда передаются характеризующие ее документы.

При выделении к уничтожению всех документов фонда его дело включается в фонд районного архива.

 

Учет фотодокументов

 

3.1.13. За единицу хранения фотодокументов принимается: негатив или несколько негативов одной панорамной съемки; позитив, поступивший в государственный архив на правах оригинала; фотоальбом, состоящий из группы позитивов; диапозитив (слайд).

3.1.14. Принятые на государственное хранение фотодокументы образуют коллекцию.

3.1.15. Учет фотодокументов ведется по описям фотодокументов, принимаемым от учреждений (Приложение 24). Для учета объемов фотодокументов по каждой описи и коллекции в целом ведется книга учета фотодокументов (Приложение 25).

3.1.16. Описи фотодокументов принимаются от учреждений в двух экземплярах. В конце каждой описи составляется итоговая запись о количестве фотодокументов, принятых на государственное хранение от данного учреждения.

3.1.17. Описи фотодокументов одного учреждения независимо от количества поступлений фотодокументов имеют единый номер. Номера описям фотодокументов присваиваются в валовом порядке.

Пример. Редакция газеты "Знамя Ильича" - опись N 1.

Дом культуры им. Горького - опись N 2.

Совхоз "Борец" - опись N 3.

3.1.18. Номер, присвоенный единице хранения фотодокументов по описи, является ее учетным номером и проставляется на конверте, в котором хранятся фотодокументы.

3.1.19. Документы, фиксирующие изменения объема фотодокументов, группируются в дело коллекции.

 

Раздел 4. НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К ДОКУМЕНТАМ

 

4.1. В целях использования информации, содержащейся в архивных документах, к ним создается научно-справочный аппарат (НСА).

В состав НСА к документам районного архива входят: список фондов (см. п. 3.1.3), описи дел, картотеки.

 

4.2. Описи дел

 

4.2.1. Опись дел - справочник, раскрывающий состав и содержание дел фонда и закрепляющий учет и систематизацию дел.

4.2.2. Описи на документы учреждений, которыми комплектуется районный архив (Приложение 16), поступают из ведомственных архивов. В архиве составляются описи на документы личного происхождения (Приложение 15), принятые на государственное хранение неописанными.

4.2.3. Описи государственных и ведомственных архивов должны соответствовать единым требованиям к их составлению и оформлению (Приложение 1, п. п. 4.5 - 4.10). Описи, не отвечающие этим требованиям, подлежат переработке или усовершенствованию.

4.2.4. Районный архив проводит анализ описей, выявляет описи, нуждающиеся в переработке, усовершенствовании, намечает конкретные виды работ по повышению их качества, определяет очередность проведения работы.

 

Переработка описей

 

4.2.5. Переработка описей, как наиболее трудоемкий вид работы, проводится только с разрешения архивного органа. Переработке подлежат описи, если в них: включены дела как постоянного, так и временного сроков хранения, относящиеся к составу других фондов, имеется большое количество дел, фактически выбывших в результате экспертизы ценности документов; нарушена систематизация дел, допущены ошибки при их формировании, заголовки не раскрывают содержание документов, на дела одного фонда составлено много небольших по объему описей, включающих документы за одни и те же годы.

4.2.6. В ходе переработки выделяются к уничтожению дела, не имеющие ценности, уточняется фондовая принадлежность документов, пересоставляются их заголовки, определяются или уточняются крайние даты документов. Дела систематизируются по вновь разработанной схеме и перешифровываются, оформляются их обложки. В результате этой работы создаются новые описи (Приложение 15).

4.2.7. Переработанные описи, а также описи, составленные впервые на документы личного происхождения, вместе с актом описания документов, переработки описей (Приложение 17) представляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного органа. После их утверждения в учетные документы архива вносятся необходимые изменения (см. раздел 3).

 

Усовершенствование описей

 

4.2.8. В ходе усовершенствования описей проводится: редактирование (уточнение) заголовков (без изменения систематизации дел), составление необходимого справочного аппарата к описи и затем ее перепечатка. Если заголовки дел в описи удовлетворяют необходимым требованиям, усовершенствование заключается в составлении недостающих элементов справочного аппарата описи - исторической справки, заменяющей предисловие, оглавления, списка сокращенных слов.

4.2.9. Редактирование (уточнение) заголовков дел предполагает проверку полноты раскрытия содержания дела, установление вида документа, корреспондента, места события, уточнение датировки документа. В заголовок вводятся общепринятые сокращения, например: г. - год, гор. - город, с. - село. Не допускается употребление разных наименований одного учреждения.

4.2.10. В зависимости от качества заголовков их редактирование может проводиться с просмотром (полным или выборочным) или без просмотра дел. Опись редактируется по тексту второго экземпляра, с которого затем печатается новая опись. Новые или уточненные заголовки переносятся на обложку дела.

4.2.11. Уничтожение старых описей после их переработки или усовершенствования запрещается. Один экземпляр описи учитывается под своим заголовком во вновь составленной описи на правах единицы хранения, ему присваивается очередной порядковый номер, соответствующие изменения вносятся в учетные документы. Остальные экземпляры включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение 20).

4.2.12. Годовые разделы описей, поступающие из ведомств с единой нумерацией дел, формируются в единую опись. К описи составляется необходимый справочный аппарат, а также лист-заверитель о количестве листов (Приложение 23).

Описи хранятся по порядку номеров фондов, а в пределах фонда - по номерам описей. Рабочий экземпляр описи и два экземпляра, подлежащие передаче в областной архив, хранятся отдельно.

 

4.3. Каталоги (картотеки)

 

4.3.1. Каталог (картотека) - межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам, темам, отраслям.

4.3.2. В районном архиве создаются картотеки по истории учреждений, административно-территориального деления района, именная и другие.

4.3.3. Сведения для картотек выявляются по документам архива, прежде всего в фондах органов государственной власти и государственного управления; используются различные справочники по истории учреждений, административно-территориальному делению, газетные материалы, а также материалы, имеющиеся в областном архиве.

Отобранные для картотек сведения описываются на каталожных карточках (Приложения 26, 27).

 

Картотеки по истории учреждений

 

4.3.4. Картотеки по истории учреждений содержат сведения об учреждениях, существующих (существовавших) на территории района, независимо от места хранения их документов. В них сосредотачиваются данные об образовании, ликвидации, реорганизации, подведомственности, функциях, структуре учреждений.

4.3.5. Карточки в картотеке по истории учреждений систематизируются по отраслям народного хозяйства, науки, культуры, а затем по алфавиту видовых названий учреждений.

Примеры заполнения графы "Содержание" карточек для картотеки по истории учреждений:

1. О присвоении совхозу "Белиджинский" производственного аграрно-промышленного объединения "Дагплодовощхоз" имени 60-летия Союза ССР.

Указ Президиума Верховного Совета РСФСР от 28 декабря 1982 г.

2. Об образовании Юкаменского районного производственного управления сельского хозяйства.

Из Приказа Министерства сельского хозяйства Удмуртской АССР N 22 от 17 февраля 1967 г.

3. Об объединении колхозов "Красный орден", имени Калинина, имени Кирова, "Ударник" в один колхоз.

Решение Тамбовского райисполкома от 27 января 1958 г.

4. Решение общего собрания членов колхозов "Красный орден", имени Калинина, имени Кирова, "Ударник" от 28 января 1958 г. о присвоении объединенному колхозу наименования "Приамурье".

 

Картотеки по административно-территориальному делению

 

4.3.6. Картотеки по административно-территориальному делению содержат сведения об образовании, ликвидации административно-территориальных единиц района, изменении их границ и перенесении центров, о населенных пунктах, расположенных на территории каждого сельского Совета, об изменении статуса населенных пунктов, их переименовании и т.д.

4.3.7. Карточки в картотеке по административно-территориальному делению систематизируются по предметному признаку (города, поселки, села), внутри - по алфавиту названий и хронологии событий.

Примеры заполнения графы "Содержание" карточек для картотеки по истории административно-территориального деления:

1. О присвоении вновь возникшему населенному пункту на территории Каларского района Читинской области наименования поселок Сюльбан.

Указ Президиума Верховного Совета РСФСР от 15 декабря 1982 г.

2. О переименовании поселка Льнозавод Тарского района Омской области в поселок Роднички.

Указ Президиума Верховного Совета РСФСР от 3 ноября 1982 г.

3. Об отнесении села Нема - центра Немского района Кировской области к категории рабочих поселков с сохранением за ним прежнего наименования.

Решение исполкома Кировского областного Совета народных депутатов от 21 декабря 1981 г.

 

Именная картотека

 

4.3.8. Именная картотека содержит сведения об участниках Великой Октябрьской социалистической революции, Гражданской и Великой Отечественной войн, государственных и общественных деятелях, работниках науки и культуры, известных руководителях и специалистах, передовиках и новаторах производства, знатных людях, деятельность которых связана с историей района.

4.3.9. Карточки именной картотеки систематизируются по алфавиту фамилий. Карточки на разных лиц с одинаковыми фамилиями располагаются по алфавиту первых букв имен и отчеств.

Примеры заполнения карточек для именной картотеки:

1. Фамилия         Гуськов

Имя                Федор

Отчество           Иванович

 

     Участник Великой Октябрьской социалистической революции

__________________________________________________________________

                         (сведения о лице)

 

  и Гражданской войны, уроженец села Браниха Андреевского района

__________________________________________________________________

 

Содержание: Воспоминания   об   установлении  Советской  власти  в

            Соколовском уезде.

 

Ф. 123, оп. 1, д. 1.

 

2. Фамилия         Ильин

Имя                Виталий

Отчество           Прокофьевич

 

 Организатор колхозного движения в Бельском районе, директор МТС

__________________________________________________________________

                        (сведения о лице)

 

Содержание: Автобиография,   тексты   выступлений  на  совещаниях,

            дипломы, почетные грамоты.

 

Ф. 52, оп. 1, д. 1 - 3

 

3. Фамилия         Львов

Имя                Борис

Отчество           Иванович

 

   Герой Советского Союза, участник Великой Отечественной войны

__________________________________________________________________

                        (сведения о лице)

 

              уроженец села Речное Сычевского района

__________________________________________________________________

 

Содержание: Фотоснимки Б.И. и его боевых друзей.

 

Ф. 73, оп. 1, д. 5

 

4. Фамилия         Веретенова

Имя                Тамара

Отчество           Семеновна

 

                 Заслуженный учитель школы РСФСР

__________________________________________________________________

                         (сведения о лице)

 

Содержание: О  присвоении  почетного  звания  "Заслуженный учитель

            школы РСФСР"   Веретеновой    Тамаре    Семеновне    -

            учительнице  Березовской  средней  общеобразовательной

            школы N 1 Емельяновского района Красноярского края.

            Указ Президиума Верховного Совета РСФСР от  30 декабря

            1981 г.

 

Ведомости Верховного Совета РСФСР, 1982 г., N 1, статья 9.

 

Раздел 5. КОМПЛЕКТОВАНИЕ И ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

 

5.1. Комплектование

 

5.1.1. Комплектование государственных архивов - это систематическое пополнение архивов профильными для них документами.

5.1.2. Районный архив принимает:

- документы, имеющие политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное, историческое значение, образовавшиеся в деятельности районных, городских, сельских и поселковых Советов народных депутатов, их исполнительных комитетов, отделов и управлений районных, городских исполкомов, предприятий, учреждений, организаций, кооперативных и общественных организаций;

- документы личного происхождения активных участников Великой Октябрьской социалистической революции, Гражданской и Великой Отечественной войн, государственных и общественных деятелей, работников науки и культуры, известных руководителей и специалистов, передовиков и новаторов производства, деятельность которых связана с историей района;

- фотодокументы, имеющие значение для изучения истории района.

5.1.3. Сроки хранения и порядок передачи документов из районного архива в соответствующий областной архив устанавливаются архивным органом.

5.1.4. Работа по комплектованию архива включает определение источников комплектования архива и состава документов, подлежащих государственному хранению, прием документов.

5.1.5. Список учреждений - источников комплектования районного архива (Приложение 28) разрабатывается архивом на основе примерных списков, издаваемых Главархивом СССР, и рекомендаций архивного органа. В графе "Примечание" делается отметка о наличии в учреждении фотодокументов, подлежащих государственному хранению.

Список учреждений - источников комплектования рассматривается ЭПК архивного органа и утверждается райисполкомом один раз в пять лет, текущие изменения в список вносятся по представлению районного архива решением ЭПК архивного органа.

5.1.6. Список владельцев личных архивов, документы которых подлежат передаче в районный архив (Приложение 29), согласовывается с райисполкомом и ЭПК архивного органа.

5.1.7. Решения райисполкома и ЭПК архивного органа о включении (исключении) учреждений (лиц) в списки доводятся до сведения учреждений (лиц).

5.1.8. Состав документов, подлежащих приему в районный архив, определяется на основе типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел.

 

Сроки приема документов

 

5.1.9. Документы принимаются в районный архив из учреждений по истечении следующих предельных сроков:

- документы районных, городских, сельских и поселковых Советов народных депутатов - 15 лет;

- документы учреждений районного и городского подчинения, колхозов - 5 лет;

- записи актов гражданского состояния, похозяйственные книги, документы по личному составу, записи нотариальных действий, судебные дела - 75 лет;

- фотоснимки - 3 года.

Документы личного происхождения принимаются в районный архив в сроки, согласованные с владельцем личного архива.

5.1.10. При ликвидации (реорганизации) учреждений вопрос о досрочной передаче их документов в районный архив решается по согласованию с райисполкомом и архивным органом.

 

Порядок приема документов

 

5.1.11. Документы учреждений принимаются в районный архив по описям, утвержденным ЭПК архивного органа. При передаче документов в архив сдается два экземпляра описи, помимо экземпляра, который был передан в архив после утверждения описей экспертно-проверочной комиссией (см. п. 6.3). Четвертый экземпляр описи остается в учреждении.

5.1.12. При первом приеме документов от учреждения в районный архив представляется историческая справка, заменяющая предисловие к описи (Приложение 1, п. 4.10). При последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности учреждения и т.д.

5.1.13. Перед приемом документов районный архив проводит в учреждении проверку физического и санитарно-гигиенического состояния документов, сохранности фонда. При обнаружении дефектов составляется акт, их устранение проводится силами учреждения до передачи документов в районный архив. Учреждение обязано принять меры по розыску отсутствующих дел. О фактах утраты документов информируется райисполком и архивный орган.

5.1.14. Прием дел проводится в помещении районного архива поединично по описям со сверкой номеров и заголовков дел на обложках с описательной статьей описи, проверяются правильность итоговой записи в описи, нумерация листов дела.

5.1.15. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи (Приложение 18). Акт составляется в двух экземплярах, один экземпляр передается учреждению, второй остается в архиве и помещается в дело фонда.

В акте оговариваются номера отсутствующих дел, числящихся в описи; причины их отсутствия указываются в графе "Примечание", а при необходимости в прилагаемой к акту справке учреждения за подписью его руководителя.

5.1.16. Доставка документов в архив производится учреждением за свой счет, в упаковке, обеспечивающей сохранность документов.

5.1.17. Документы личного происхождения поступают в районный архив, как правило, безвозмездно, по заявлению владельца, в котором оговариваются условия передачи. Владельцу выдается расписка в приеме документов (Приложение 30), по согласованию с ним проводится их описание. Об утверждении описей на ЭПК архивного органа и взятии документов на государственный учет доводится до сведения владельца; не включенные в описи документы возвращаются владельцу под расписку.

5.1.18. Фотодокументы: негативы с контрольными отпечатками, позитивы (при отсутствии негативов), диапозитивы (слайды), фотоальбомы принимаются в районный архив по описям (Приложение 24), утвержденным ЭПК архивного органа.

5.1.19. Прием фотодокументов в районный архив оформляется актом приема-передачи (Приложение 18).

Акт составляется в двух экземплярах, один экземпляр передается учреждению, второй остается в архиве и помещается в дело фотоколлекции.

5.1.20. Все работы, связанные с передачей фотодокументов в районный архив, проводятся силами и за счет учреждения, сдающего фотодокументы.

 

5.2. Экспертиза ценности документов

 

5.2.1. Экспертизой ценности документов называется изучение документов на основании принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.

5.2.2. В районном архиве экспертиза проводится по указанию архивного органа по группам фондов соответствующей отрасли.

Задачей такой целевой комплексной экспертизы является выделение из состава этих фондов документов, не имеющих ценности, а также с повторяющейся относительно фондов вышестоящих (республиканских (АССР), краевых, областных, городских) органов информацией.

5.2.3. Целевая комплексная экспертиза ценности документов проводится по планам и специальным рабочим инструкциям, утвержденным архивным органом под непосредственным методическим руководством и контролем центрального (АССР), краевого, областного государственного архива.

 

Оформление результатов экспертизы

 

5.2.4. По итогам экспертизы ценности документов на рассмотрение ЭПК архивного органа представляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение 20).

5.2.5. Подлежащие уничтожению документы сдаются в контору по заготовке вторичного сырья только после утверждения акта о выделении к уничтожению документов ЭПК архивного органа.

Сдача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указывается дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

 

5.3. Передача документов в областной архив

 

5.3.1. В областной архив передаются фонды (части фонда), как правило, прошедшие целевую комплексную экспертизу, подготовленные в установленном порядке и отвечающие необходимым требованиям.

Передача документов в областной архив осуществляется по описям, утвержденным ЭПК, оформляется актом приема-передачи документов (Приложение 19).

5.3.2. Вместе с документами в областной архив передаются:

- экземпляр акта приема-передачи документов;

- два экземпляра описи;

- дело фонда (см. п. 3.1.12).

В районном архиве остаются экземпляр акта приема-передачи документов и экземпляр описи.

5.3.3. Порядок передачи в областной архив фотодокументов и документов личного происхождения определяется архивным органом.

5.3.4. Доставка документов в областной архив производится в сопровождении заведующего районным архивом за счет райисполкома в упаковке, обеспечивающей сохранность документов.

 

Раздел 6. ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО

И КОНТРОЛЬ ЗА РАБОТОЙ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ И ОРГАНИЗАЦИЕЙ

ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ УЧРЕЖДЕНИЙ

 

6.1. Организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений, передающих документы в районный архив, осуществляется в целях обеспечения сохранности документов и качественного комплектования ими ГАФ СССР.

6.2. Организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений предусматривает:

- осуществление совместно с учреждениями организационных и методических мероприятий по совершенствованию работы архивов, экспертных комиссий, организации документов в делопроизводстве;

- ведение статистического учета документов, в том числе по личному составу, хранящихся в учреждениях;

- проведение комплексных и тематических проверок архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений;

- организацию совместно с отделами и управлениями райисполкома, другими учреждениями общественных смотров состояния делопроизводства и архивов;

- обобщение и распространение передового опыта работы архивов, экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве;

- повышение квалификации работников, отвечающих за архивы и ведение делопроизводства в учреждениях;

- учет работы с учреждениями в районном архиве.

 

Мероприятия по совершенствованию работы архивов,

экспертных комиссий, организации документов

в делопроизводстве учреждений

 

6.3. Районный архив:

- готовит для рассмотрения райисполкомом предложения по совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве, участвует в подготовке проектов приказов, планов мероприятий учреждений по архивному делу и делопроизводству;

- рассматривает и согласовывает положения об архивах, экспертных комиссиях учреждений, номенклатуры дел, разработанные на основе типовых или примерных; готовит для согласования ЭПК архивного органа номенклатуры дел учреждений, для которых типовые или примерные номенклатуры дел не разработаны.

При согласовании положений об архивах и экспертных комиссиях учреждений районный архив проверяет их соответствие типовым положениям.

При рассмотрении и согласовании номенклатур дел (Приложение 31) районный архив проверяет правильность их оформления, соответствие ЕГСД и "Основным правилам работы ведомственных архивов", полноту состава и правильность сроков хранения включенных в них дел.

Пересогласование номенклатур дел проводится не реже одного раза в 5 лет. При изменении структуры или функций учреждения пересогласование номенклатуры дел обязательно;

- рассматривает и направляет на утверждение ЭПК архивного органа представленные учреждениями годовые разделы описей дел постоянного хранения (Приложение 16), а также описи фотодокументов (Приложение 24).

При рассмотрении описей дел районный архив проверяет на месте правильность отбора дел на государственное хранение, полноту состава документов, включенных в описи, качество оформления дел, описей и справочного аппарата к ним, добивается устранения выявленных недостатков.

На ЭПК архивного органа районный архив направляет четыре экземпляра описи вместе со своим заключением. Один экземпляр утвержденной ЭПК описи остается в районном архиве как учетный и контрольный экземпляр, остальные - возвращаются учреждению.

Годовой раздел описи на дела постоянного хранения подлежит утверждению ЭПК архивного органа не позднее чем через 2 года после завершения дел в делопроизводстве учреждения. Например, в 1988 г. на утверждение экспертно-проверочной комиссии должны быть направлены описи на дела, законченные делопроизводством в 1985 г.

В учреждениях, в деятельности которых ежегодно образуется не более 20 дел постоянного хранения, может составляться раздел описи, включающий дела за 2 - 3 года;

- рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу, представляемые учреждениями в двух экземплярах одновременно с описями дел постоянного хранения. Один экземпляр согласованной описи остается в районном архиве в качестве учетно-справочного документа, второй - возвращается учреждению;

- разрабатывает и представляет на утверждение райисполкома график согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов учреждений в районный архив (Приложение 32). Целесообразно предусматривать одновременное представление номенклатур и описей дел учреждениями одной отрасли;

- участвует в работе экспертных комиссий учреждений;

- осуществляет контроль и оказывает организационную и методическую помощь учреждениям в работе по обеспечению сохранности документов, в подготовке документов к передаче на государственное хранение, в формировании и оформлении дел (Приложение 1);

- организует в учреждениях проверку наличия дел. Проверка наличия дел постоянного хранения проводится один раз в 5 лет и в обязательном порядке перед передачей их на государственное хранение, после перемещения дел в другое помещение, при смене лица, ответственного за архив, при реорганизации или ликвидации учреждения, после чрезвычайных происшествий;

- оказывает организационно-методическую помощь учреждениям в подготовке и внедрении нормативно-методических пособий по вопросам работы архивов, экспертных комиссий, организации документов в делопроизводстве;

- добивается издания приказов о назначении лиц, ответственных за архив, об образовании экспертных комиссий, организации их работы в соответствии с утвержденными положениями;

- оказывает учреждениям организационную и методическую помощь в осуществлении внутриведомственного контроля, создании и организации работы объединенных ведомственных и междуведомственных архивов, в том числе по личному составу;

- проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы архивов, экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве;

- привлекает общественность к контролю за архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений.

 

Учет документов архивов учреждений

 

6.4. Районный архив ведет статистический учет документов, хранящихся в архивах учреждений, по установленным формам государственного централизованного учета и статистической отчетности, к которым относятся:

- отчеты об организации ведомственного хранения управленческой и кинофотофонодокументации Государственного архивного фонда СССР (формы N 10-АВ(уд) (Приложение 33), N 12-АВ(кффд) (Приложение 34));

- описи дел постоянного хранения и фотодокументов, утвержденные ЭПК архивного органа, описи дел по личному составу, согласованные с районным архивом;

- отчет о состоянии и объеме документов Государственного архивного фонда СССР, находящихся на ведомственном хранении (форма N 2-АГ) (Приложение 35).

 

Проведение проверок архивов и организации

документов в делопроизводстве учреждений

 

6.5. Проверки могут быть комплексными или тематическими; целесообразно организовывать проверки одновременно во всех учреждениях одной отраслевой системы. Сроки проверки согласовываются с руководством проверяемого учреждения.

6.5.1. По заданию архивного органа районный архив может проводить проверки архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, передающих документы на хранение в областной архив, а также проверки работы с документами по личному составу в учреждениях, не относящихся к числу источников комплектования государственных архивов.

6.5.2. Комплексная проверка охватывает все стороны работы архива и организации документов в делопроизводстве учреждения и проводится по специальному плану, составляемому районным архивом. Для проведения комплексной проверки может быть образована комиссия в составе заведующего районным архивом, лица, ответственного за архив и делопроизводство в учреждении, председателя экспертной комиссии. При подготовке к комплексной проверке изучаются наблюдательные дела проверяемого учреждения, распорядительные и нормативно-методические документы, регламентирующие организацию работы с документами, материалы предыдущих проверок.

В ходе комплексной проверки всесторонне изучаются состояние ведомственного архива и организации работы с документами, основное внимание уделяется выполнению учреждением решений советских органов, распорядительных документов вышестоящих организаций по вопросам архивного дела и делопроизводства.

По итогам комплексной проверки в учреждении проводится совещание с обсуждением результатов проверки, даются рекомендации по улучшению делопроизводства и состояния архива.

Комплексная проверка проводится не реже одного раза в 5 лет.

6.5.3. При тематической проверке проверяется один или несколько вопросов: условия хранения документов, подготовка документов для передачи в районный архив, соответствие оформления документов требованиям ЕГСД и т.д.

6.5.4. Результаты проверок оформляются справкой или актом, фиксируются в карточках учета работы с учреждениями (Приложение 36).

Акт составляется в том случае, если при проверке были обнаружены серьезные нарушения в организации работы с документами, приведшие к их утрате или неустранимому повреждению.

В итоговом документе (справке, акте) указывается время проведения и задачи проверки, излагаются ее результаты в соответствии с планом проверки, отмечаются выявленные недостатки и упущения, формулируются предложения по их устранению.

Итоговый документ по результатам проверки составляется в двух экземплярах, если проверка учреждения проводилась в соответствии с планом работы районного архива, и в трех экземплярах, если проверка проводилась по заданию архивного органа. Каждый экземпляр подписывается лицами, участвовавшими в проверке, и руководителем учреждения; один экземпляр остается в учреждении, второй - в районном архиве, третий - направляется в архивный орган.

6.5.5. Результаты тематической проверки и проверки наличия дел могут отражаться только в карточке учета работы с учреждением.

6.5.6. Результаты проверок в обязательном порядке докладываются руководству учреждения. В случае обнаружения особенно серьезных недостатков и нарушений в организации работы с документами и условий их хранения итоги проверки доводятся до сведения райисполкома или вышестоящей организации.

6.5.7. Районный архив регулярно проводит контрольные проверки работы по устранению недостатков и выполнению предложений по итогам комплексных и тематических проверок организации документов в делопроизводстве и работы архивов.

 

Организация общественных смотров

 

6.6. Районный архив совместно с отделами и управлениями райисполкома организует общественные смотры состояния архивного дела и делопроизводства в учреждениях района, в учреждениях одной отрасли, принимает участие в проведении общесоюзных, республиканских, краевых, областных смотров.

6.6.1. Для проведения общественного смотра районный архив разрабатывает положение о смотре, условия смотра; анкету-вопросник обследования состояния архивного дела и делопроизводства, представляет эти и другие документы на утверждение соответствующих органов.

6.6.2. Районный архив контролирует ход проведения общественного смотра, оказывает методическую и практическую помощь смотровым комиссиям учреждений в выполнении условий смотра, подготовке итоговых документов, разработке мер по устранению выявленных недостатков и дальнейшему развитию архивного дела.

6.6.3. В целях улучшения делопроизводства и работы архивов районный архив организует совместно с отделами и управлениями райисполкома, другими заинтересованными учреждениями смотры-конкурсы на звание "лучший ведомственный архив".

 

Изучение, обобщение и распространение

передового опыта. Повышение квалификации работников,

ответственных за хранение документов и ведение

делопроизводства в учреждениях

 

6.7. Районный архив систематически изучает, обобщает и распространяет передовой опыт работы архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений. С этой целью:

- составляет на основе непосредственного изучения деятельности архивов, организации документов в делопроизводстве в учреждениях справки, обзоры, другие документы;

- проводит совещания и семинары по повышению квалификации, по обмену опытом работников архивов, экспертных комиссий и делопроизводственных служб, дает консультации, участвует в семинарах, организуемых партийными, советскими органами; для распространения опыта работы лучших архивов организует названные мероприятия на их базе.

 

Учет работы с учреждениями

 

6.8. В целях учета работы с учреждениями районный архив ведет: наблюдательные дела на учреждения, карточки учета работы районного архива с учреждениями.

6.8.1. Наблюдательное дело ведется на каждое учреждение, документами которого комплектуется районный архив. На обложке наблюдательного дела пишется полное наименование учреждения, его ведомственная принадлежность. На корешке дела проставляется номер, соответствующий номеру учреждения в списке источников комплектования районного архива. В наблюдательное дело включаются: положение об архиве, экспертной комиссии учреждения; приказ о создании и составе экспертной комиссии; приказ о назначении ответственного за делопроизводство и архив; приказы учреждения по архивному делу и делопроизводству; акты, справки о результатах проверок; инструкция по делопроизводству, номенклатуры дел учреждения; отчеты по формам N 10-АВ(уд), N 12-АВ(кффд), описи дел, переписка с учреждением.

6.8.2. Для оперативного учета и контроля за состоянием дел в учреждениях районный архив ведет карточки учета работы с учреждениями, передающими документы в районный архив (Приложение 36).

Карточка составляется на основе данных статистических отчетов по формам N 10-АВ(уд), N 12-АВ(кффд), описей дел постоянного хранения и по личному составу и проводимых районным архивом проверок работы архива учреждения.

 

Раздел 7. ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

7.1. Организация и порядок использования документов

 

7.1.1. Документы, хранящиеся в районном архиве, используются в политических, народнохозяйственных, научных, социально-культурных целях, в политико-массовой работе, для обеспечения прав и законных интересов граждан. При организации информационной работы архив использует документы, относящиеся к истории района и хранящиеся в областном архиве.

7.1.2. Районный архив информирует партийные и советские органы, заинтересованные учреждения о составе и содержании документов, которые могут быть использованы в массово-политической работе среди населения, по актуальным вопросам экономического и социально-культурного развития района, выполняет запросы учреждений, в установленном порядке выдает копии документов, а гражданам СССР - справки социально-правового характера. Осуществляет использование документов, организуя выставки, экскурсии, лекции, встречи с общественностью, пропагандирует документы в периодической печати, телевидении, радио, предоставляет их исследователям и специалистам с целью научного и практического использования.

7.1.3. Руководители учреждений, граждане, использующие документы архива, несут ответственность за правильность использования документов, а также содержащейся в них информации. При использовании документов архива учреждения и граждане обязаны указывать поисковые данные документов.

 

Основные направления использования документов

 

7.1.4. Основными направлениями использования документов являются:

- информирование партийных и советских органов, учреждений о составе и содержании документов архива и исполнение их запросов;

- культурно-просветительная и агитационно-пропагандистская работа архива;

- исполнение запросов социально-правового характера;

- предоставление документов для изучения в читальном зале, помещении архива.

 

7.2. Информирование партийных и советских органов,

учреждений. Формы информационных документов

 

7.2.1. Информирование партийных и советских органов, учреждений о документах архива осуществляется как по его инициативе, так и по запросам учреждений. Информационные документы составляются архивом на основе имеющихся документов (возможно с учетом хранящихся в областном архиве) в связи с потребностями политико-массовой работы, задачами народнохозяйственного и социально-культурного развития района.

7.2.2. Формы информационных документов: информационное письмо, тематический перечень, архивная справка. Информирование учреждений осуществляется также путем выдачи архивных копий и архивных выписок из документов, предоставления дел во временное пользование.

 

Информационное письмо

 

7.2.3. Информационное письмо - официальный документ, составленный по инициативе архива или в ответ на запрос учреждения и содержащий сведения о документах по определенному вопросу. Содержание излагается в виде кратких аннотаций на группы документов или отдельные документы. В информационном письме могут быть даны рекомендации по использованию документов. Информационное письмо подписывается заведующим районным архивом.

 

Тематический перечень

 

7.2.4. Тематический перечень документов (Приложение 37) - перечень заголовков дел или документов, выявленных в архивных фондах, по определенной теме с указанием их дат и поисковых данных.

Заголовки дел или документов располагаются в перечне независимо от их фондовой принадлежности: по хронологии, вопросно-предметному или номинальному признаку, по значимости документов и т.д. В необходимых случаях отдельные документы аннотируются.

Во введении к перечню обосновывается значение выбранной темы или указывается, по запросу какого учреждения он составлен, перечисляются фонды, в которых выявлены документы, дается структура перечня, порядок систематизации заголовков.

 

Архивная справка

 

7.2.5. Архивная справка - официально заверенная справка об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса, с указанием поисковых данных документов. Она выдается по запросам учреждений по вопросам их деятельности; гражданам СССР - по их заявлениям и связана, как правило, с обеспечением их прав и законных интересов.

7.2.6. Архивные справки составляются на бланке райисполкома с обозначением названия документа "Архивная справка" (Приложение 38) и содержат в себе точное и ясное изложение имеющихся в документах сведений по запросу (заявлению). Сведения, не относящиеся к запросу (заявлению), в справку не включаются.

В архивной справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. В справке могут быть приведены выдержки из документов, заключаемые в кавычки.

После текста справки помещаются поисковые данные документов, послужившие основанием для составления архивной справки (номера фондов, описей, дел, листов документа).

7.2.7. Архивная справка подписывается секретарем райисполкома и заведующим районным архивом и заверяется гербовой печатью райисполкома. Копия архивной справки (без штампа и печати) заверяется заведующим архивом и остается в делопроизводстве архива.

7.2.8. При отсутствии в архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется ответ на бланке райисполкома, но без надписи "Архивная справка". В ответе даются возможные рекомендации, куда следует обращаться за справкой.

 

Архивные копии и выписки

 

7.2.9. Учреждениям на основании хранящихся в архиве документов, выдаются архивные копии и выписки из документов, гражданам СССР - архивные копии и выписки из документов, содержащих сведения социально-правового характера.

Архивная копия - дословное воспроизведение всего текста документа машинописным, фото- или другим способом, официально заверенное в порядке, установленном п. 7.2.7 настоящих Правил.

Архивная выписка - дословное воспроизведение части текста документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, официально заверенное в порядке, установленном п. 7.2.7 настоящих Правил.

Машинописные архивные копии и выписки из документов составляются на бланке райисполкома с обозначением названий: "Архивная копия", "Архивная выписка". В машинописных копиях (выписках) название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.

7.2.10. После текста архивной копии (выписки) указываются поисковые данные документа. Архивные копии (выписки) направляются с сопроводительным письмом, подписанным заведующим районным архивом.

7.2.11. Подготовленные архивом информационные документы, архивные копии (выписки) направляются заинтересованным учреждениям с указанием, что они не могут быть размножены (полностью или в извлечениях) без разрешения архива.

7.2.12. По запросам учреждений архив выдает дела во временное пользование в порядке, установленном п. п. 2.3.4 - 2.3.8 настоящих Правил.

 

7.3. Культурно-просветительная

и агитационно-пропагандистская работа архива

 

7.3.1. Использование документов архива в культурно-просветительной и агитационно-пропагандистской работе предполагает организацию выставок документов, составление тематических фотокомплектов и фотоальбомов, подготовку статей и сообщений для периодической печати, выступления по радио, организацию встреч с общественностью, проведение лекций.

Эта работа должна вестись постоянно, особенно в связи со знаменательными событиями и юбилейными датами в жизни страны, республики, края, области, района, города, видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки и культуры, передовиков и новаторов производства, путем популяризации наиболее интересных документов архива.

 

Организация выставок документов

 

7.3.2. Выставка - это продуманная по содержанию и художественно оформленная подборка документов на определенную тему, предназначенная для публичной демонстрации. Выставки организуются районным архивом как самостоятельно, так и совместно с областным архивом, учреждениями культуры, народного образования, отделениями Всероссийского общества охраны памятников истории и культуры и другими организациями. Архив предоставляет также копии документов для краеведческих, школьных музеев, музеев боевой и трудовой славы и т.п.

Нужно стремиться к экспонированию документов архива на пленумах районного комитета партии, сессиях районного Совета народных депутатов, конференциях, совещаниях, встречах с общественностью.

7.3.3. Выставки документов бывают стационарными и передвижными. Стационарные выставки организуются на продолжительный срок и, как правило, экспонируются в одном помещении. Экспонаты периодически могут обновляться. Передвижные выставки экспонируются в разных местах района, помещениях заинтересованных учреждений (учебных заведениях, фабриках, заводах, дворцах культуры, клубах, библиотеках, школах, колхозах, совхозах и др.).

7.3.4. Документы на выставках экспонируются, как правило, в виде фотокопий. В отдельных случаях на стационарных выставках наряду с фотокопиями в порядке исключения могут экспонироваться подлинные документы. На передвижных выставках документы представлены только в виде фотокопий.

Подлинные документы при экспонировании помещаются в застекленные, запираемые и опечатываемые витрины. При необходимости витрины оборудуются специальными шторками из плотного материала для защиты документов от воздействия солнечных лучей. Контроль за обеспечением сохранности документов осуществляет районный архив.

7.3.5. Подготовка выставки предусматривает изучение литературы по теме, составление тематического плана, выявление документов, их аннотирование, составление экспозиционного плана, подготовку экспонатов и выставочного оборудования, монтаж и художественное оформление.

7.3.6. Тематический план определяет цель и структуру выставки, раскрывает состав и содержание ее разделов и, как правило, утверждается райисполкомом.

В соответствии с тематическим планом проводится выявление и отбор документов. Отбираются наиболее значимые по содержанию, яркие и наглядные экспонаты.

7.3.7. Наряду с документами и их копиями на выставке используются вспомогательные иллюстративные материалы (схемы, диаграммы, рисунки и т.п.), печатные издания. Важно продумать и сформулировать ведущие тексты-цитаты, которые помогают правильно передавать основную идею выставки. К документам составляются аннотации. К иноязычным дается перевод или излагается их содержание.

7.3.8. Отобранные для экспонирования документы и материалы систематизируются в соответствии с тематическим планом по разделам и подразделам, а внутри подразделов - по хронологии событий и фактов. Эта систематизация закрепляется экспозиционным планом. В нем последовательно перечисляются экспонаты, указываются их размеры, а также порядок размещения на стендах или в витринах.

В экспозиционном плане указываются поисковые данные экспонируемых документов, ссылки на источники вспомогательных материалов и текстов цитат. Экспозиционный план также рассматривается и утверждается райисполкомом.

7.3.9. На основе экспозиционного плана проводится подготовка материалов к экспонированию: организуется изготовление фотокопий документов, схем, диаграмм, рисунков, других вспомогательных материалов, при необходимости проводится реставрация документов.

7.3.10. При подготовке выставки, кроме ее содержания, обращается внимание и на художественное оформление: каждый раздел соответственно оформляется; наиболее важным отводится центральное место путем, например, выдвижения основного щита, увеличения его размеров и т.п. Ведущие экспонаты (или их группы) помещаются в центре экспозиции, они изготавливаются больших размеров по сравнению с другими, выделяются фоном, усиленным освещением и т.д., тем самым создаются максимально удобные условия для их лучшего обозрения.

7.3.11. В целях организации посещения выставки архив информирует общественность о ее открытии изданием афиши, распространением билетов, извещением в печати, по радио. На выставку целесообразно организовывать экскурсии разных групп населения. Архивом ведется книга отзывов и предложений, учета посещаемости выставки. Опыт работы архива в организации выставок, как правило, фиксируется их фотографированием. Из фотографий общего вида выставок, стендов, отдельных экспонатов целесообразно создавать альбомы.

 

Подготовка тематических подборок документов

 

7.3.12. Районный архив готовит также тематические фотокомплекты и тематические альбомы. Порядок подготовки фотокомплектов и альбомов аналогичен порядку подготовки выставки документов. Тематические фотокомплекты документов включают: титульный лист, на котором указываются архив, тема и год подготовки фотокомплекта; фотокопии документов, фотографии и вспомогательные материалы, перечень документов, включенных в подборку.

 

Подготовка материалов для использования

средствами массовой информации

 

7.3.13. Для периодической печати, теле- и радиопередач районный архив готовит статьи и другие материалы, освещающие на основе документов наиболее яркие события героического прошлого нашей страны, трудовые подвиги народа, жизнь замечательных людей, историю района, отдельных учреждений, а также рассказывающие об интересных документах, выявленных в архиве, о пополнении его фондов, об открытии выставок документов, о работе архива по хранению и использованию документов и т.д.

7.3.14. В связи с крупными знаменательными событиями и юбилейными датами рекомендуется обычно готовить серии статей, теле- и радиопередач под постоянными рубриками.

7.3.15. Материалы для средств массовой информации архив готовит самостоятельно или совместно с их редакциями по предварительно согласованной тематике.

7.3.16. В экземплярах текстов статей, теле- и радиопередач, других материалов, остающихся в архиве, необходимо указывать поисковые данные документов, использованных при их подготовке.

 

Организация встреч с общественностью, лекций, докладов

 

7.3.17. Встречи с общественностью, доклады, лекции проводятся по предварительной договоренности архива с заинтересованными учреждениями. Во время этих встреч целесообразно организовывать экспозиции документов.

7.3.18. Работа по подготовке встреч с общественностью начинается с определения темы, состава аудитории, времени, места и программы проведения. Определяется также порядок проведения встреч, тематика выступлений, состав документов, предназначенных для показа.

 

7.4. Исполнение запросов социально-правового характера

 

7.4.1. Районные архивы исполняют запросы учреждений и заявления граждан СССР и выдают им архивные справки (архивные копии, архивные выписки) <*> социально-правового характера, необходимые для обеспечения прав и законных интересов граждан. Порядок исполнения запросов и выдачи архивных справок определен п. п. 7.2.5 - 7.2.10 настоящих Правил.

--------------------------------

<*> В дальнейшем вместо слов "архивные справки (архивные копии, архивные выписки)" употребляются слова "архивные справки".

 

7.4.2. Гражданам СССР по их заявлениям выдаются архивные справки о трудовом стаже и заработной плате, избрании на выборные должности, членстве в общественных организациях, наградах, нахождении на излечении, образовании, гражданском состоянии, трудовых, имущественных правах, революционной, государственной и общественной деятельности и по другим вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов.

7.4.3. Архивные справки могут выдаваться гражданам как о них самих, так о лицах, находящихся на их иждивении или под их опекой, а также об умершем супруге или близких родственниках.

7.4.4. Если при наведении справок обнаружатся другие сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки заявителю, то она высылается в адрес заинтересованного учреждения, а заявителю сообщается, куда направлена справка.

Архивные справки о привлечении к уголовной ответственности, судимости, нетрудовых имущественных правах и нетрудовой деятельности, а также о других компрометирующих данных на руки гражданам не выдаются, а высылаются при необходимости заинтересованным учреждениям. Заявителю сообщается, куда направлена справка.

7.4.5. Запросы учреждений и заявления граждан, не относящиеся к профилю архива, направляются в учреждения по принадлежности с одновременным сообщением об этом заявителю. В необходимых случаях архив может запросить у заявителя дополнительные сведения.

7.4.6. Допускается изъятие из дел и выдача владельцам по их письменным заявлениям подлинных личных документов, кроме перечисленных в п. 7.4.7, а также трудовых книжек, не востребованных в свое время их владельцами. Выдача документов об актах гражданского состояния (рождения, смерти и т.д.) допускается по согласованию с органами ЗАГСа.

Вместо изъятых документов в дело подкладываются заверенные копии с отметкой на них основания выдачи документов, даты выдачи и с распиской получателя. С трудовых книжек копии не снимаются. На место изъятой трудовой книжки вкладывается справка за подписью заведующего архивом. В таком же порядке выдаются трудовые и послужные списки.

7.4.7. Запрещается выдавать из архивов находящиеся среди документов паспорта, воинские билеты, партизанские книжки, профсоюзные билеты, а также снимать с этих документов копии. Сведения о наличии названных документов и их содержании сообщаются заинтересованным учреждениям по их запросам.

7.4.8. Архивные справки и подлинные личные документы выдаются заявителям или их доверенным лицам на руки под расписку по предъявлении паспорта или удостоверения личности; доверенные лица при получении справки или подлинного личного документа, кроме того, предъявляют доверенность.

Получатель архивной справки или подлинного личного документа расписывается на копии справки или на обороте копии личного документа, указывая номер и дату выдачи предъявленного им паспорта (удостоверения личности) и кем он выдан. При получении трудовой книжки (трудового или послужного списка) владелец расписывается на обороте заявления, поданного им в архив.

Если заявитель или его доверенное лицо не могут явиться для получения архивной справки или подлинного личного документа, то справка или документ направляется в адрес заявителя по почте. Архивные справки посылаются заявителям простыми письмами, подлинные личные документы - ценными.

7.4.9. Для облегчения работы по наведению справок, помимо картотек, перечисленных в п. 4.3.2 настоящих Правил, рекомендуется использовать справочные материалы о наличии документов по личному составу в других государственных и ведомственных архивах.

7.4.10. Выявление сведений для составления архивной справки начинается с просмотра дел за последние годы (из указанных в заявлении), где могут находиться обобщенные данные за все время работы или учебы гражданина.

7.4.11. Справки о трудовом стаже граждан наводятся по делам учреждений, указанных в заявлении, и вышестоящих учреждений. При этом имеются в виду и документы, подписанные заявителем с указанием занимаемой им должности, а равно и документы других учреждений или партийных и советских органов, адресованные ему как должностному лицу.

7.4.12. Основанием для наведения справок о трудовом стаже являются постановления, приказы, распоряжения и картотеки по личному составу, алфавитные и именные списки, списки членов артелей, протоколы общих собраний, правлений, послужные и трудовые списки, характеристики и документы, включенные в личные дела рабочих и служащих, служебные регистрационные и алфавитные карточки по учету кадров.

7.4.13. Для наведения справок о размере заработной платы используется картотека лицевых счетов рабочих и служащих, а при ее отсутствии или неполноте - ведомости на выдачу заработной платы.

7.4.14. Справки об образовании наводятся как по делам данного учебного заведения, так и по делам вышестоящего органа народного образования. Основаниями для наведения таких справок служат протоколы заседаний педагогического совета, книги регистрации выданных аттестатов, дипломов, а также классные журналы и экзаменационные листы.

7.4.15. Справки об имущественных правах граждан (о купле и продаже дома, разделе имущества, передаче наследства, праве застройки земельного участка и т.п.) наводятся по документам Советов народных депутатов, исполнительных комитетов, их управлений и отделов, нотариальных контор, судебных и других учреждений.

Основными документами для наведения справок об имущественных правах являются нотариальные реестры, дела о выдаче свидетельств на право наследования, первые (основные) экземпляры нотариально удостоверенных договоров, договоры на право застройки при индивидуальном строительстве, решения народных судов по имущественным претензиям и т.п.

7.4.16. Случайное или формальное несовпадение части данных, выявленных в документах архива, со сведениями, изложенными в заявлении, не должно служить препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не оставляет никаких сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах и сообщается в заявлении.

Например, несовпадение в написании имени или отчества "Егор Иванович" вместо "Георгий Иванович", года рождения "1901" вместо "1900", должности "бухгалтер" вместо "счетный работник" и т.д.

Несовпадения отдельных биографических данных включаются в архивную справку так, как они значатся в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия оговариваются в тексте справки. Оговаривается также отсутствие имени и отчества, невозможность расшифровки инициалов или наличие только одного из них.

7.4.17. Сведения о работе гражданина в разных учреждениях или об учебе в разных учебных заведениях, как правило, включаются в одну справку.

В справке о подтверждении трудового стажа указываются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах. При этом приводится точное название должности, в которой работал заявитель, и в течение каких лет.

7.4.18. В справку о сумме заработной платы не должны включаться данные о выплатах за сверхурочную работу, за работы по совместительству, выплатах единовременного характера, не относящихся к заработной плате.

При отсутствии таких данных сведения о заработной плате включаются в справку так, как они изложены в документах архива.

При составлении справки о заработной плате месяцы, в течение которых работник фактически не работал или проработал неполное количество рабочих дней (независимо от причины: болезни, отпуска, увольнения и т.п.), исключаются с соответствующим указанием об этом в справке. В справку включаются данные за другие месяцы, непосредственно предшествующие исключаемым.

7.4.19. В справке о заработке члена колхоза приводятся сведения о денежной и натуральной оплате труда колхозника. Данные в пределах года приводятся по месяцам, без суммирования за год в целом.

7.4.20. В справке об образовании при отсутствии в документах сведений об окончании заявителем учебного заведения указывается, в каком классе или на каком курсе заявитель учился.

7.4.21. Заявления граждан, обращающихся в архив лично, составляются по установленной форме (Приложение 39).

Запросы учреждений и заявления граждан социально-правового характера регистрируются и учитываются в алфавитном журнале регистрации запросов учреждений и заявлений граждан (Приложение 40).

 

7.5. Предоставление документов для изучения в архиве

 

7.5.1. Порядок работы исследователей с документами и научно-справочным аппаратом архива определяется правилами работы исследователей в читальных залах государственных архивов СССР.

 

Оформление исследователей для работы в архиве

 

7.5.2. К работе над документами архива допускаются исследователи, направляемые соответствующими организациями. Исследователь представляет архиву письмо командировавшего его учреждения. Отдельные граждане могут допускаться к работе над документами по личным заявлениям. Для облегчения подбора документов исследователь представляет краткий план работы.

7.5.3. Разрешение на право пользования документами архива выдается секретарем райисполкома по представлению заведующего районным архивом или по согласованию с ним.

Вопрос о выдаче документов представителям учреждений фондообразователей решает заведующий районным архивом.

Разрешение выдается на срок, определяемый объемом работы по теме, но не более чем на год. При продлении срока занятий или перемене темы работы исследователь представляет новое письмо от направившего его учреждения.

7.5.4. Исследователь, допущенный к работе над документами архива, должен заполнить анкету установленного образца (Приложение 41), заведующий архивом знакомит его с правилами работы исследователей в читальных залах государственных архивов СССР. Данные, внесенные исследователем в анкету, подтверждаются предъявлением им паспорта.

7.5.5. Для регистрации посещений исследователей в архиве ведется журнал (Приложение 42).

 

Выдача дел исследователям

 

7.5.6. Работа над документами архива производится исследователем только в рабочих помещениях архива в присутствии заведующего архивом.

7.5.7. Дела, выдаваемые исследователям, должны быть оформлены и описаны в соответствии с требованиями, изложенными в настоящих Правилах (Приложение 1, п. 2.3.2).

7.5.8. Исследователям предоставляются для просмотра описи дел соответствующих фондов, по которым они заполняют заказ на выдачу дел (Приложение 43).

Исследователям выдаются дела, относящиеся только к теме исследования.

У каждого исследователя одновременно может находиться не более 20 дел и до 5 описей. Исследователи отвечают за их сохранность.

7.5.9. Документы личного происхождения, поступившие на государственное хранение, могут предоставляться исследователям только с согласия на их использование лиц, передавших эти документы.

7.5.10. Ежедневно, по окончании работы исследователь сдает все дела. При завершении работы исследователя заведующий архивом проверяет состояние каждого принимаемого дела и заполнение листов использования документов, а затем расписывается в заказе на выдачу дел за их возврат. Если в возвращенных делах будет обнаружена недостача или повреждение документов, то составляется акт в порядке, установленном п. 2.3.10 настоящих Правил.

 

Выдача выписок из документов исследователям

 

7.5.11. Исследователи, работающие в архиве, могут делать выписки из документов только по теме исследования. Выписки могут быть при необходимости проверены заведующим архивом.

7.5.12. Копии документов, сделанные исследователями, выдаются им после просмотра заведующим архивом под расписку.

7.5.13. Все документы и переписка, относящиеся к работе исследователей над документами архива, хранятся в делопроизводстве архива.

 

7.6. Учет использования документов

 

7.6.1. Работа по использованию документов подлежит учету.

7.6.2. Подготовка выставок, лекций, статей для периодической печати, теле- и радиопередач, альбомов, инициативных документов и исполнение тематических запросов учитывается в специальных журналах.

7.6.3. Учет социально-правовых заявлений граждан осуществляется в порядке, определенном п. 7.4.21 настоящих Правил.

7.6.4. Учет количества исследователей и тематики их работ ведется по анкетам исследователей (п. 7.5.4).

 

Раздел 8. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ

 

Планирование

 

8.1. Работа районного архива организуется на основе пятилетнего и годового планов развития архивного дела в архиве, согласованных с архивным органом и утвержденных райисполкомом. Порядок и сроки разработки планов определяются райисполкомом и архивным органом.

Пятилетний и годовой планы разрабатываются с учетом состояния архивного дела, задач развития народного хозяйства и культуры района, в соответствии с указанием архивного органа о планировании работы на предстоящий период, по формам и показателям, определенным Главархивом СССР. Планы должны быть обоснованными, сбалансированными, напряженными, нацеленными на достижение определенных качественных сдвигов в развитии архивной службы.

8.2. В пятилетнем плане развития архивного дела (Приложение 44) определяются основные направления работы архива на пятилетку, объемы работы по установленным показателям в целом на пятилетку и с разбивкой по годам.

8.3. Годовой план развития архивного дела (Приложение 45) разрабатывается на основе заданий пятилетнего плана и предусматривает конкретные мероприятия, направленные на решение стоящих перед архивом задач. Показатели плана распределяются по кварталам; они могут быть увеличены за счет выявленных резервов, развертывания социалистического соревнования.

Одновременно с годовым планом для лучшей организации работы составляется график согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов учреждений в районный архив (Приложение 32).

8.4. Выполнение пятилетнего и годового планов оценивается нарастающим итогом с начала пятилетки, года.

 

Нормирование и учет труда

 

8.5. Работа в районном архиве ведется по нормам времени и нормам выработки, утвержденным архивным органом. Норма времени - время, установленное работнику для выполнения определенной работы; норма выработки - количество единиц продукции, которое работник должен сделать в рабочий день или час.

8.6. Учет труда ведется ежедневно в дневнике (Приложение 46), в котором фиксируется выполненная работа, норма, затраченный бюджет времени. Сведения дневника используются для составления отчета.

 

Отчетность

 

8.7. Районным архивом составляются статистические отчеты по формам, утвержденным Госкомстатом СССР.

Ежегодно:

N 1-АГ - "Отчет о выполнении плана развития архивного дела за 19__ год" (Приложение 47);

два раза в пятилетку - в третий и последний годы:

N 2-АГ - "Отчет о состоянии и объеме документов Государственного архивного фонда СССР, находящихся на ведомственном хранении, на 1 декабря 19__ г." (Приложение 35);

N 3-АГ - "Отчет об организации хранения документов Государственного архивного фонда СССР, находящихся на государственном хранении на 01.01.19__ г." (Приложение 48).

 

Внедрение нормативных и методических документов

 

8.8. В практику работы районных архивов подлежат внедрению нормативные документы и методические разработки, утвержденные Главархивом СССР, Главархивом РСФСР, подготовленные архивными органами, государственными архивами, а также нормативные и методические документы других ведомств, необходимые для деятельности районного архива. Нормативные документы и методические разработки считаются внедренными, если в соответствии с ними ведется работа.

Поступающие в архив нормативные и методические документы учитываются в специальном журнале и хранятся в методическом уголке.

 

Делопроизводство

 

8.9. Документы, образующиеся в деятельности районного архива, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел архива.

Законченные делопроизводством дела составляют фонд архива и хранятся вместе с фондами других учреждений.

 

 

 

 

 

Приложение 1

к п. 6.3

 

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

К АРХИВАМ И ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

УЧРЕЖДЕНИЙ, ПЕРЕДАЮЩИХ ДОКУМЕНТЫ В РАЙОННЫЙ АРХИВ

 

Обеспечение сохранности документов ГАФ СССР

в учреждениях

 

1. Требования к обеспечению сохранности документов в учреждениях установлены "Основными правилами работы ведомственных архивов".

Документы, находящиеся на исполнении у работников, должны храниться в запирающихся шкафах. После завершения работы с документами исполнители передают их лицу, ответственному за делопроизводство, или в специальное подразделение (канцелярию, общий отдел) для включения в дела в соответствии с номенклатурой дел. Доступ к делам разрешается только ответственному за делопроизводство лицу, которое выдает их работникам под расписку.

Законченные делопроизводством дела передаются канцелярией, общим отделом, лицом, ответственным за делопроизводство, в архив учреждения или лицу, ответственному за архив, и хранятся отдельно от текущих дел. Архивные документы должны размещаться в отдельном помещении или в рабочей комнате в металлических запирающихся шкафах, ключи от которых хранятся у ответственного за архив лица. Дела из архива выдаются по требованию работников учреждения под расписку в журнале выдачи дел из архива.

Фотодокументы должны храниться в конвертах из светонепроницаемой бумаги в вертикальном положении в металлических шкафах.

 

Номенклатура дел

 

2. Номенклатура дел составляется в целях классификации документов и формирования дел, обеспечения сохранности, поиска документов и учета дел в учреждениях, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве учреждения, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

2.1. Номенклатура дел разрабатывается в учреждениях специальными структурными подразделениями (канцелярией, общим отделом) или лицами, ответственными за делопроизводство, с привлечением специалистов учреждений под методическим руководством и контролем районного архива.

2.2. Номенклатура дел после одобрения экспертной комиссией учреждения представляется в районный архив для согласования.

После согласования номенклатура дел утверждается руководителем учреждения. Согласованная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем учреждения и вводится в действие с 1 января следующего года.

По окончании календарного года составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

 

Требования к номенклатуре дел учреждений, для которых

типовые или примерные номенклатуры дел не разработаны

 

2.3. Номенклатура дел разрабатывается на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в деятельности учреждения.

При составлении номенклатуры дел используются основные положения ЕГСД, устав или положение об учреждении, положения о его структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе, ведомственные и типовые перечни документов с указанием сроков их хранения, описи дел.

Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной структурой, или функции, направления деятельности учреждения.

В номенклатуре должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки работы и вопросы деятельности учреждения, в том числе и образующихся в деятельности общественных организаций (профсоюзной, народного контроля, добровольных обществ и т.д.) и органов и подразделений, действующих на общественных началах (общественных отделов, комитетов, комиссий, советов, товарищеских судов и т.п.).

Например, в номенклатуру дел Совета народных депутатов и его исполнительного комитета должны быть включены дела:

- Совета народных депутатов, постоянных комиссий Совета, депутатских групп;

- исполкома, комиссий (инспекций) исполкома;

- общественных организаций, действующих при исполкоме;

- общественных организаций, действующих в коллективе аппарата исполкома;

- районных и окружных избирательных комиссий по выборам в Советы народных депутатов и народный суд.

В номенклатуру включаются заголовки дел для группировки документов с грифом "Для служебного пользования", дел временно действующих органов, например дела ликвидационных комиссий и т.п., не завершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых является учреждение.

Дела по вопросам, не разрешенным в течение года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел учреждения следующего года с тем же индексом.

Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

В номенклатуре дел должны быть проставлены индексы каждого дела. Индекс состоит из установленного в учреждении цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела. Индексы обозначаются арабскими цифрами.

Например, 01-03, где 01 - обозначение структурного подразделения (направления деятельности), 03 - порядковый номер дела по номенклатуре.

Порядок систематизации заголовков дел в номенклатуре определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, затем заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по корреспондентскому признаку, вносятся по алфавиту корреспондентов.

Сроки хранения дел в номенклатуре устанавливаются в соответствии с ведомственными или типовыми перечнями. При включении в номенклатуру заголовков, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен ведомственными или типовыми перечнями, срок хранения устанавливается ЭПК архивного органа по представлению экспертной комиссии учреждения.

 

Требования к номенклатурам дел, разработанным

на основе типовых или примерных номенклатур

 

2.4. Номенклатура дел конкретного учреждения уточняется с учетом специфики деятельности данного учреждения; из типовой или примерной в нее включаются лишь реально существующие структурные подразделения и документируемые участки деятельности, а также заводимые дела.

Заголовки дел переносятся из типовой или примерной номенклатуры с необходимыми дополнениями. При необходимости по одному заголовку дела примерной номенклатуры может быть предусмотрено несколько заголовков дел; при небольшом объеме документов заголовки дел с одинаковыми сроками хранения, включенные в примерную номенклатуру, могут быть объединены.

Если в деятельности данного учреждения образуются дела, не предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, они вносятся в конкретную номенклатуру дел.

Дела в номенклатуре получают постоянные индексы, предусмотренные типовой номенклатурой. Дополнительные дела индексируются путем проставления дополнительного порядкового номера.

Пример. Дело 02-35 - "Переписка по вопросам деятельности исполкома". Дело 02-35.4 - "Переписка по вопросам коммунального хозяйства".

Сроки хранения дел устанавливаются в строгом соответствии с типовой или примерной номенклатурой дел.

 

Требования к формированию дел

 

3. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел:

- документы в учреждении формируются в дела в строгом соответствии с утвержденной номенклатурой дел;

- в дело помещаются только документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела;

- документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

- в дело включается только один экземпляр документа, за исключением документов, имеющих пометки, которые дополняют содержание первых экземпляров; не разрешается группировать в дела черновые документы;

- каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с ЕГСД (иметь подпись, дату, отметку о заверении копии, в необходимых случаях печать, гриф утверждения);

- в дела группируются документы одного календарного года. Исключение составляют: документы Совета народных депутатов, их постоянных комиссий, депутатских групп, которые формируются за период созыва; дела, ведение и формирование которых в течение ряда лет вызывается служебной необходимостью (переходящие дела, судебные дела, личные дела, похозяйственные книги, экономические паспорта совхозов и т.п.).

В отдельные дела на срок полномочий Совета данного созыва формируются документы по каждой постоянной комиссии, отдельные дела (наряды) заводятся на каждый вид нотариально удостоверенных договоров, ведутся отдельные книги на каждый вид актовых записей. Документы окружных избирательных комиссий группируются в дела по номерам избирательных округов.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы о приеме на работу, перемещении, увольнении группируются в дела раздельно от приказов о командировках, отпусках и т.п.

Лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы учреждения и все документы по их исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Приложения независимо от их дат присоединяются к документам, к которым они относятся.

 

Требования к подготовке документов для передачи

на государственное хранение

 

4. Подготовка документов к передаче на государственное хранение включает:

- проведение экспертизы ценности документов;

- оформление дел;

- составление описи дел.

4.1. Для организации экспертизы ценности документов и рассмотрения ее результатов в учреждении создается экспертная комиссия (ЭК).

Экспертизу ценности документов при их отборе на государственное хранение проводит архив учреждения или лицо, ответственное за архив. Районный архив проверяет и оказывает методическую помощь работникам учреждения в определении состава документов для передачи на государственное хранение, документов с временным сроком хранения и документов, подлежащих выделению к уничтожению.

Отбор документов постоянного хранения проводится в учреждении на основании перечней и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел; не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел изымаются дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Полистному просмотру подвергаются также дела с отметкой "ЭПК" для определения и выделения документов, подлежащих постоянному хранению. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Одновременно проводится отбор дел и документов временного хранения с истекшими сроками хранения, при этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел учреждения, как "до минования надобности", "при условии завершения ревизии" и т.д.

При необходимости по требованию районного архива отобранные на временное хранение или к уничтожению документы должны быть включены в опись дел постоянного хранения.

Выделение документов к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления годовых разделов описи дел постоянного хранения за этот же период. Опись и акт рассматриваются ЭК учреждения одновременно. Одобренный ЭК акт утверждается руководителем учреждения только после утверждения ЭПК архивного органа описи дел постоянного хранения. После этого учреждение имеет право уничтожить дела, включенные в данный акт.

 

Оформление дел

 

4.2. Оформление дел предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов в деле;

- составление заверительной надписи дела;

- составление в необходимых случаях внутренней описи;

- оформление обложки дела.

 

Подшивка дел

 

4.2.1. Документы, составляющие дело, должны быть подшиты на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетены с учетом возможности свободного чтения текста, дат, виз и резолюций на документах. В делах не должно быть металлических скреплений (скрепок, булавок и т.п.). В конце каждого дела подшиваются чистые бланки листа-заверителя, а в начале дела в необходимых случаях (в личных, судебных делах и т.п.) чистые бланки внутренней описи дела.

Документы большого формата, хранящиеся в сложенном виде, подшиваются за полоску бумаги, подклеенную к документу; карты, статистические документы и другие документы большого формата должны быть перед подшивкой наклеены на марлю, холст, кальку.

 

Нумерация листов дела

 

4.2.2. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме чистых, должны быть пронумерованы черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами; при этом:

- листы дел, состоящих из нескольких томов, частей (например, похозяйственные книги), нумеруются по каждому тому (части) отдельно;

- фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне листа в левом верхнем углу;

- лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист;

- лист, сложенный и подшитый за середину, полежит перешивке и нумеруется как один лист;

- лист с наглухо наклеенными документами и фотографиями нумеруется как один лист; если к листу подклеены одним краем другие документы, то каждый из них нумеруется отдельно;

- листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если они соответствуют порядковому расположению листов в деле.

В целях учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации на листе-заверителе составляется заверительная надпись дела, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество пронумерованных в данном деле листов, оговариваются следующие особенности нумерации и физического состояния документов дела: литерные и пропущенные номера, номера листов с наклеенными документами и фотографиями, крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов, физическое состояние дела.

 

Оформление обложки дела

 

4.2.3. На обложке дела должно быть указано: название учреждения-фондообразователя и его непосредственная подчиненность, название структурного подразделения, индекс дела, номер дела (тома, части) по описи, заголовок дела, дата дела, отметка "хранить постоянно", количество листов в деле, архивный шифр дела.

Надписи на обложках должны быть произведены четко, светостойкими чернилами или тушью, все слова написаны полностью. Названия учреждения-фондообразователя и организации, которой оно непосредственно подчинено, указываются полностью в именительном падеже. Официально принятые сокращенные наименования указываются в скобках после полного наименования. Название структурной части пишется после названия учреждения-фондообразователя. При изменении названия учреждения (структурного подразделения) или при передаче дела в другое учреждение (структурное подразделение) на обложке указывается новое название учреждения или организации-преемника (структурного подразделения), а прежнее заключается в скобки.

Индекс дела обозначается в соответствии с номенклатурой.

 

Заголовки дел

 

4.2.4. Заголовок переносится на обложку дела из утвержденной номенклатуры дел, в необходимых случаях в него вносятся уточнения, с тем, чтобы он отражал содержание и состав документов дела, указываются номера приказов, протоколов и т.д. Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав дела.

В заголовок дела входят следующие элементы:

- название вида дела или вида (разновидности) документов;

- название учреждения (автор);

- название учреждения, которому адресованы или от которого получены документы (адресат, корреспондент);

- краткое содержание документов дела;

- название местности (территории), с которой связаны содержание документов дела, автор, адресат или корреспондент документов;

- даты, к которым относятся документы дела или изложенные в них события;

- указание на копийность документов дела.

Вид дела (документы, дело, переписка, журнал, книга и др.) или вид (разновидность) документов (протоколы, приказы, планы, отчеты и т.п.), характеризующие состав дела, указываются в начале заголовка.

В заголовках судебных, следственных, личных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин "дело".

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные виды документов.

Пример. Документы по производству сельскохозяйственных культур (планы, расчеты, сведения).

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу.

Пример. Документы к протоколам заседаний плановой комиссии.

В заголовках дел, в которых сгруппированы документы одной разновидности, указывается эта разновидность во множественном числе.

Пример. Протоколы общих собраний колхозников.

После обозначения вида дела или документов в заголовке указывается автор включенных в дело документов. Если автором документов является учреждение-фондообразователь, то в заголовке название учреждения указывается кратко или приводится его общее видовое название (сельсовет, колхоз, суд).

Изложение содержания документов является основной частью заголовка дела и дается после указания вида дела, автора, корреспондента документов. Если содержание документов касается нескольких вопросов, в заголовке отражается общий вопрос в такой формулировке, которая охватывает все вопросы частного характера. При описании документов распорядительного или коллегиального характера (приказы, протоколы) указываются номера этих документов, их содержание, как правило, не раскрывается.

Пример. Протоколы заседаний правления колхоза (N 1 - 24).

Для полноты раскрытия содержания документов в заголовках следует указывать названия населенных пунктов с указанием в случае необходимости основных административно-территориальных единиц. Названия населенных пунктов приводятся в следующем порядке: село (деревня, аул), город, район.

Даты в заголовке указываются в тех случаях, когда содержание документов касается событий, точная датировка которых необходима для правильного понимания содержания документов. При описании дел, содержащих планы (отчеты), в заголовке указывается год (период), на который (за который) составлен план (отчет).

Дата (год) указывается в заголовке также при описании протоколов сессий Советов народных депутатов и заседаний исполкомов, если они велись в книгах в течение ряда лет или если дело состоит только из одного протокола.

Пример. Протоколы заседаний исполкома N 1 - 14 за 1954 г.; N 1 - 11 за 1955 г.; N 1 - 11 за 1956 г.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных, не раскрывающих содержания документов формулировок ("разные документы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. В заголовках дел, содержащих копии документов, должна быть указана их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

 

Дата дела

 

4.2.5. На обложке дела обязательно должна быть указана дата дела - год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Начальной датой дела является дата составления (регистрации) самого раннего документа, а конечной - дата составления (регистрации) самого позднего документа.

Даты решений, распоряжений, приказов и т.п. указываются по времени их подписания. Если документы не датированы, даты указываются по времени опубликования или введения в действие.

Если в деле документы-приложения датированы ранее первого документа дела, то их дата оговаривается с новой строки "имеются документы за ____ год".

При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Например: 18 декабря 1980 года. Если дата или отдельные ее элементы определяются приблизительно, то они заключаются в квадратные скобки. Например: [не ранее 1961 г.]; 15 [января] 1964 г.; 16 августа [1980 г.].

Дата дела может не указываться на обложках дел, содержащих планы и отчеты.

4.3. Обязательными элементами обложки дела являются указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и отметка "Хранить постоянно".

4.4. Архивный шифр (номер фонда, номер описи и порядковый номер дела по описи) проставляется после утверждения ЭПК архивного органа годового раздела описи дел. Учитывая, что дела учреждений из районного архива подлежат передаче в областной архив, номер фонда указывается карандашом. Шифр проставляется на лицевой стороне обложки дела в нижнем левом и в верхнем правом углах, при этом верхняя часть обоих изображений шифра должна быть обращена к середине обложки. На темных переплетах для проставления шифра делаются наклейки из светлой бумаги.

 

Составление описи

 

4.5. На документы постоянного хранения одного учреждения составляется в четырех экземплярах единая опись, состоящая из годовых разделов. В каждом годовом разделе продолжается нумерация дел предыдущего раздела. Опись, число дел в которой достигло четырехзначной цифры, считается законченной.

В годовой раздел описи дел постоянного хранения должны быть включены дела, отложившиеся в течение года в деятельности учреждения и его общественных организаций, а также вновь сформированные дела (см. п. 4.1). В опись заголовки дел включаются только после сверки их с номенклатурой дел и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел должны быть уточнены, дела расшиты и переформированы. Не допускается включение в опись неоформленных дел.

4.6. Совокупность сведений о деле составляет описательную статью описи, включающую в себя: порядковый номер дела (тома, части) по описи, индекс дела (тома, части), заголовок дела (тома, части), дату дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части).

Каждое дело (том дела) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Заголовки дел вносятся в опись в соответствии со схемой систематизации.

При внесении в опись подряд заголовков однородных дел первый заголовок дела пишется полностью, а все остальные обозначаются словом "то же"; при наличии сведений, уточняющих содержание первого заголовка, они вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.

Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел описи дел по дате заведения дела. В конце разделов описей дел за каждый последующий год делается ссылка: "Документы за данный год см. также в разделе описи за ___ год, дела N ___", которая помещается после интервала за последней описательной статьей. Эта особенность оговаривается в дополнении исторической справки, заменяющей предисловие к данному годовому разделу.

4.7. В конце описи за последней описательной статьей должна быть сделана итоговая запись.

Листы годового раздела описи дел и справочного аппарата к нему нумеруются в валовом порядке и к разделу составляется на отдельном листе-заверителе описи дел заверительная надпись, в которой указывается общее количество листов раздела и справочного аппарата, особенности нумерации.

 

Титульный лист

 

4.8. Титульный лист составляется к первому годовому разделу описи, а также к ее последующим годовым разделам, если за этот период произошли изменения в названии фондообразователя, его подчиненности, местонахождении и т.д. На титульном листе указываются название фонда, номер фонда, номер и название описи, даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела данного учреждения.

Название фонда пишется в виде официально принятого полного и сокращенного наименования учреждения с указанием его непосредственной подчиненности, местонахождения и дат существования под данным названием.

При обозначении названия фонда необходимо учитывать:

- если название фондообразователя менялось в течение периода, за который составлена опись, то на титульном листе в хронологической последовательности приводятся все изменения в его названии, причем после каждого названия указываются начальная и конечная даты существования фондообразователя под данным названием. Даты деятельности фондообразователя, установленные по косвенным данным, приводятся в квадратных скобках;

- если фондообразователь менял название многократно, то на титульном листе приводится его последнее название, а все переименования даются на отдельном листе, помещаемом вслед за титульным;

- если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы.

В названии описи указываются:

- название учреждения, документы которого включены в опись, если оно не совпадает с названием фонда;

- название отдельных групп документов, если они выделены в самостоятельную опись.

 

Оглавление к описи, список сокращенных слов

 

4.9. При необходимости составляются оглавление к описи, список сокращенных слов. В оглавлении перечисляются все составные части описи: историческая справка, список сокращенных слов, разделы описи. Против названия каждой части указываются номера соответствующих страниц. В список сокращенных слов вносятся все сокращения, кроме общепринятых. Сокращения помещаются слева, затем через тире следует полное написание сокращенных слов. Сокращения располагаются в списке в алфавитном порядке.

 

Историческая справка

 

4.10. При первой передаче документов учреждения в районный архив должна быть составлена историческая справка. Историческая справка состоит из двух частей: истории учреждения и истории фонда. В первой части освещаются исторические условия, в которых возникло учреждение; название организации-предшественника; дата его создания, основные вопросы и масштабы деятельности, круг учреждений, с которыми оно было связано, его структура и функции; изменение названия, структуры и подведомственности учреждения с указанием нормативных актов; система делопроизводства учреждения и ее изменения, дата и причины ликвидации или реорганизации учреждения с указанием нормативного акта; название организации-преемника. Во второй части справки приводятся сведения по истории фонда и его составу. Указываются: объем фонда, крайние даты, состояние документов, сведения о передаче документов фонда на государственное хранение, о выделении из фонда документов, не подлежащих хранению, данные об использовании документов. Справка составляется в четырех экземплярах.

Историческая справка к фондам учреждений районного и городского подчинения заменяет предисловие к первому годовому разделу описи.

К последующим годовым разделам описи в случае изменений в названии, структуре, функциях учреждения-фондообразователя, принципах формирования, систематизации дел и т.д. составляются дополнения к исторической справке.

 

Требования к составлению описей дел по личному составу

 

5. Порядок составления описей дел по личному составу аналогичен порядку составления описей постоянного хранения. Заголовки дел в годовом разделе описи по личному составу систематизируются по номинальному признаку в следующей последовательности:

- приказы (распоряжения) по личному составу;

- списки личного состава;

- карточки по учету личного состава;

- личные дела;

- лицевые счета (расчетные ведомости по зарплате);

- невостребованные трудовые книжки;

- акты о несчастных случаях.

Личные дела (личные карточки) вносятся в опись по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.

При необходимости к годовому разделу описи составляются оглавление, список сокращенных слов.

Описи дел по личному составу составляются в трех экземплярах.

 

Требования к подготовке фотодокументов для передачи

на государственное хранение

 

6. Экспертиза ценности фотодокументов и отбор их для передачи на государственное хранение, а также выделение к уничтожению фотодокументов, не имеющих научно-исторической ценности, в учреждении проводятся экспертной комиссией.

Экспертизе ценности подвергаются все виды фотодокументов, образующихся в учреждении (негативы, позитивы, фотоальбомы, диапозитивы (слайды)).

На фотодокументы, отобранные на государственное хранение, составляется опись (Приложение 24) в трех экземплярах и представляется в районный архив для рассмотрения ЭПК архивного органа.

Каждый фотодокумент должен иметь аннотацию. Аннотация составляется фотокорреспондентом и должна раскрывать содержание фотодокумента с полной расшифровкой изображенных на нем событий и лиц (с указанием фамилии, имени, отчества, должности, места работы и т.п.). В аннотацию включаются также сведения о виде фотодокумента, дата, место, фамилия и инициалы автора съемки; данные о физическом состоянии и технических особенностях фотодокумента.

При подготовке фотодокументов к передаче на государственное хранение проверяется соответствие негатива контрольному фотоотпечатку, осуществляется проверка технического состояния негативов.

Акт о выделении к уничтожению фотодокументов, не имеющих научно-исторической ценности, рассматривается экспертной комиссией учреждения вместе с описью фотодокументов, отобранных на государственное хранение.

Уничтожение фотодокументов, включенных в акт, должно производиться только после утверждения ЭПК архивного органа описи на фотодокументы, подготовленные к передаче на государственное хранение, за те же годы съемки.

 

 

 

 

 

Приложение 2

к п. 2.2.6

 

Форма карточки постеллажного топографического указателя

 

__________________________________

(название государственного архива)

 

КАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГО

ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ

 

Стеллаж N ______________________ Хранилище N _____________________

 

Шкаф N	Полка N	Фонд  N	Опись N	Дела        с N ___ по N ___	Примечание
1	2	3	4	5	6

 

Формат А5 (148 x 210)

или А6 (148 x 105)

 

Приложение 3

к п. п. 2.2.6, 3.1.1, 3.1.4

 

Форма карточки (листа) фонда

 

(лицевая сторона)

 

КАРТОЧКА (ЛИСТ) ФОНДА

 

Дата первого    поступления фонда	Название         государственного архива	N фонда

 

Крайние даты каждого названия фонда	Название фонда	Топографические отметки

 

(оборотная сторона)

 

УЧЕТ ИЗМЕНЕНИЙ В СОСТАВЕ И ОБЪЕМЕ ФОНДА

 

Дата записи	Название, но- мер и дата до- кумента, на   основании ко- торого произо- шли изменения в объеме фонда	N  описи	Поступление		Выбытие		Наличие (остаток) дел
			количес- тво дел	коли- чество неопи- санных доку- ментов	количес- тво дел	коли- чество неопи- санных доку- ментов	по данной описи	по фонду + неописанных документов
			крайние даты дел		крайние даты дел
1	2	3	4	5	6	7	8	9

 

 

 

Формат А5 (148 x 210)

 

 

 

 

 

Приложение 4

к п. 2.3.2

 

Форма листа использования документов

 

__________________________________

(название государственного архива)

 

                   ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

Фонд N ______________ Опись N _____________ Дело N _______________

 

Дата   исполь- зования	Кому выдано. Фамилия,  инициалы  (разборчиво)	Характер использования (копирование, выписки, просмотр и т.д.)	N исполь- зованных листов	Подпись   лица, ис- пользовав- шего дело
1	2	3	4	5

 

Формат А4 (210 x 297)

 

 

 

 

 

Приложение 5

к п. 2.3.3

 

Форма карты-заместителя

 

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ

 

Фонд N	Опись N	Дело N	Кому выдано	Дата  выдачи дела	Подпись заведующего  государственным архивом
					при выдаче дела	при подкладке дела
1	2	3	4	5	6	7

 

Формат А4 (210 x 297)

 

 

 

 

 

Приложение 6

к п. 2.3.3

 

Титульный лист книги выдачи дел из хранилищ

 

       ____________________________________________________

                (название государственного архива)

 

                   КНИГА ВЫДАЧИ ДЕЛ ИЗ ХРАНИЛИЩ

 

                                           Начата ________________

 

                                           Окончена ______________

 

Формат А4 (210 x 297)

 

Форма книги выдачи дел из хранилищ

 

N п/п	Дата выдачи дел	Фонд N	Опись N	Дело N	Кому выдано	Дата возвращения дел	Расписка в возвращении дел
1	2	3	4	5	6	7	8

 

Формат А4 (210 x 297)

 

 

 

 

 

Приложение 7

к п. 2.3.6

 

Форма акта о выдаче дел во временное пользование

 

__________________________________

(название государственного архива)

__________________________________

    (почтовый индекс, адрес)

 

АКТ N _______                           УТВЕРЖДАЮ

о выдаче дел во временное

пользование                             Секретарь исполнительного

                                        комитета ______ районного,

_________________________               городского Совета народных

(наименование учреждения)               депутатов

_________________________               __________________________

(почтовый индекс, адрес)                (подпись)     (расшифровка

                                                         подписи)

 

Основание ________________________________________________________

__________________________________________________________________

Для какой цели выдаются дела _____________________________________

__________________________________________________________________

Выдаются следующие дела из фонда _________________________________

__________________________________________________________________

                       (название, N фонда)

 

Опись N	Дело N	Заголовок дела	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5

 

__________________________________________________________________

Всего выдается ______________ дел на срок ________________________

Дела выданы в упорядоченном  состоянии,  подшиты,  в  обложках,  с

пронумерованными листами и заверительными надписями.

Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное

пользование, для  занятий  посторонним  лицам,  не выдавать по ним

копий, выписок и справок, не публиковать документов без разрешения

государственного архива.

Получатель обязуется   вернуть  дела  в  государственный  архив  в

указанный в акте срок.

Получатель предупрежден  об  ответственности  по  закону  в случае

утраты или повреждения выданных дел.

 

Выдал - заведующий государственным

             архивом                ______________________________

                                     (подпись)       (расшифровка

                                                        подписи)

Гербовая печать райисполкома

 

Принял - _______________________    ______________________________

               (должность)           (подпись)       (расшифровка

                                                        подписи)

00.00.00

Гербовая печать учреждения

 

Дела возвращены

Сдал - ___________________________  ______________________________

               (должность)           (подпись)       (расшифровка

                                                        подписи)

 

Принял - заведующий государственным

              архивом               ______________________________

                                     (подпись)       (расшифровка

                                                        подписи)

00.00.00

 

Формат А4 (210 x 297)

 

 

 

 

 

Приложение 8

к п. 2.4.2

 

Форма карточки учета состояния дел фонда

 

 

                          КАРТОЧКА УЧЕТА

             состояния дел фонда N _________________

             _______________________________________

                         (название фонда)

 

Дата записи	Номера дел, требующих
	опи-  сания доку- ментов	де- зин- фек- ции	де- зин- сек- ции	ре- мон- та	подшив- ки или пере-  плета	шиф- ров- ки	замены и офор- мления обложек	нуме- рации листов	составления заверитель- ных листов к делу	кар- тони- рова- ния
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

 

___________________________________

ИТОГО дел по фонду по каждой графе.

По мере проведения работ номера дел зачеркиваются.

 

Формат А5 (148 x 210)

 

 

 

 

 

Приложение 9

к п. п. 2.5.6, 2.5.12

 

Форма листа проверки наличия и состояния дел фонда

 

                      ЛИСТ ПРОВЕРКИ N ______

         наличия и состояния дел фонда N ________________

                                         (название фонда)

 

N   опи- сей	Ко-   личе- ство дел  (ед. хр.), чис- ля-  щихся по   описи	N не- обна- ру-  жен- ных  дел	Литерные N  дел, не от- раженные в  итоговой за- писи к описи		Пропущенные N дел, не   отраженные в итоговой за- писи к описи		Шифры дел,  непра- вильно подло- женных в дан- ный   фонд	N дел, выдан- ных во вре-  менное поль- зова- ние	Коли- чест- во   дел, ока- зав- шихся в на- личии (опи- сан- ных)	Вре- мен- ные шиф- ры  не- об- ра- бо- тан- ных дел			N дел (ед. хр.), требующих									N дел, неис- прави- мо по- вреж- денных		При- ме- ча- ние
													де- зин- фек- ции	де- зин- сек- ции	ре- мон- та	под- шив- ки  или пе- ре- пле- та	шиф- ров- ки	заме- ны и офор- мле- ния  обло- жек	ну- ме- ра- ции лис- тов	со-  став- ления заве- ри-  тель- ных  лис- тов к делу	кар то- ни- ро- ва- ния
			неуч- тен- ные	не пе- речис- лены, но уч- тены в объеме	неуч- тен- ные	не пе- речис- лены, но уч- тены в объеме
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24	25

 

__________________________________

ИТОГО дел по фонду по каждой графе

 

    Заведующий государственным архивом  (подпись)     (расшифровка

    00.00.00                                             подписи)

 

Формат А3 (297 x 420)

 

 

 

 

 

Приложение 10

к п. п. 2.5.7, 2.5.12, 3.1.4

 

Форма акта проверки наличия и состояния дел

 

__________________________________

(название государственного архива)

 

АКТ N __________________________                УТВЕРЖДАЮ

проверки наличия и состояния дел

                                        Секретарь исполнительного

________________________________        комитета ______ районного,

                                        городского Совета народных

00.00.00                                депутатов

________________________________        __________________________

      (N и название фонда)              (подпись)     (расшифровка

                                                         подписи)

                                        00.00.00

 

                          Проверка проводилась с ______ по _______

                          Проверкой установлено:

 

1. Числится по описям ______________ дел

                       (количество)

 

2. Не оказалось в наличии ______________ дел

                           (количество)

3. Имеют литерные номера:

    3.1. Не учтенные в итоговой записи _______________________ дел

                                            (количество)

    3.2. Не перечисленные, но учтенные

         в итоговой записи             _______________________ дел

                                            (количество)

4. Пропущено номеров:

    4.1. Не учтенных в итоговой записи _______________________ дел

                                            (количество)

    4.2. Не перечисленных, но учтенных

         в итоговой записи             _______________________ дел

                                            (количество)

5. Неправильно подложенных дел,

   относящихся к другим фондам         _______________________ дел

                                            (количество)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

6. Имеется в наличии по данному фонду

   (включенных в описи)                _______________________ дел

                                            (количество)

    из них требующих:

    6.1. Дезинфекции и дезинсекции     _______________________ дел

                                            (количество)

    6.2. Ремонта                       _______________________ дел

                                            (количество)

    6.3. Подшивки и переплета          _______________________ дел

                                            (количество)

    6.4. Шифровки                      _______________________ дел

                                            (количество)

    6.5. Замены и оформления обложек   _______________________ дел

                                            (количество)

    6.6. Нумерации листов              _______________________ дел

                                            (количество)

    6.7. Составления заверительных

         листов к делу                 _______________________ дел

                                            (количество)

    6.8. Неисправимо поврежденных      _______________________ дел

                                            (количество)

    6.9. Картонирования                _______________________ дел

                                            (количество)

    6.10.                              _______________________ дел

                                            (количество)

7. Имеется не включенных в описи       _______________________ дел

                                            (количество)

8. Итого по данному фонду (включенных

   и невключенных в описи) имеющихся

   в наличии                           _______________________ дел

                                            (количество)

 

Проверку производил:

Заведующий государственным архивом     (подпись)      (расшифровка

                                                         подписи)

 

Изменения на основании настоящего

акта и листа проверки фонда внесены

в учетные документы:

 

Заведующий государственным архивом     (подпись)      (расшифровка

                                                         подписи)

00.00.00

 

Формат А4 (210 x 297)

 

 

 

 

 

Приложение 11

к п. 2.5.8

 

Форма карточки необнаруженных дел

 

__________________________________

(название государственного архива)

 

                   КАРТОЧКА НЕОБНАРУЖЕННЫХ ДЕЛ

 

           ___________________________________________

                     (номер и название фонда)

 

N   описи	N   дела	Заголовок дела	Дата дела	Количество листов	Результаты розыска
1	2	3	4	5	6

 

Формат А6 (148 x 105)

 

 

 

 

 

Приложение 12

к п. п. 2.5.11, 3.1.4

 

Форма акта о необнаружении дел, пути розыска

которых исчерпаны

 

__________________________________

(название государственного архива)

 

УТВЕРЖДАЮ                               УТВЕРЖДАЮ

 

Наименование должности                  Секретарь исполнительного

руководителя архивного органа           комитета ______ районного,

_____________________________           городского Совета народных

 (подпись)      (расшифровка            депутатов

                 подписи)               __________________________

00.00.00                                (подпись)     (расшифровка

                                                         подписи)

                                        00.00.00

 

АКТ N ___________________________

о необнаружении дел, пути розыска

которых исчерпаны

00.00.00

 

                          Фонд N _______

 

    В результате _____________________________________ установлено

отсутствие в  фонде  перечисленных ниже дел.  Предпринятые архивом

меры по розыску положительных результатов не дали,  в связи с  чем

считаю возможным снять с учета:

 

Опись N	Дело N	Заголовок дела	Дата дела	Количество листов	Предполагаемые    причины отсутствия
1	2	3	4	5	6

 

_________________________________

 

ИТОГО ________________________________________________________ дел

                        (цифрами и прописью)

 

Содержание утраченных материалов может  быть  частично  восполнено

следующими делами ________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

 

Заведующий государственным архивом     (подпись)      (расшифровка

                                                         подписи)

 

Изменения внесены в учетные документы:

 

Заведующий государственным архивом     (подпись)      (расшифровка

                                                         подписи)

00.00.00

 

Формат А4 (210 x 297)

 

Приложение 13

к п. п. 3.1.1, 3.1.2

 

Титульный лист книги учета поступлений документов

 

             ________________________________________

                (название государственного архива)

 

                КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЙ ДОКУМЕНТОВ

 

                                        Начата ___________________

 

                                        Окончена _________________

 

Формат А4 (210 x 297)

 

Форма книги учета поступлений документов

 

N п/п	Дата по-  ступ- ления	Наименование учреждения  (фамилия,   инициалы ли- ца), от ко- торого пос- тупили доку- менты	Название, N  и дата доку- мента, по ко- торому приня- то поступле- ние (акт при- ема-передачи и др.)	Назва- ние   фонда	Годы доку- мен- тов	Коли-  чество дел или неопи- санных доку-  ментов	Краткая характе- ристика состоя- ния до- кументов	N фонда,  присвоен- ный посту- пившим до- кументам  по списку фондов	Приме- чание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

 

ИТОГО поступило за ____ год _____________________ дел (документов)

                             (цифрами, прописью)

 

 

Формат А3 (297 x 420)

 

 

 

 

 

Приложение 14

к п. п. 3.1.1, 3.1.3

 

Титульный лист списка фондов

 

              ______________________________________

                (название государственного архива)

 

                           СПИСОК ФОНДОВ

 

                                        Начат ____________________

 

                                        Окончен __________________

 

Формат А4 (210 x 297)

 

Форма списка фондов

 

СПИСОК ФОНДОВ

 

Номер фонда	Дата первого поступления	Название фонда	Отметка о  выбытии	Примечание
1	2	3	4	5

 

Всего на 01.01.__ ___________________ фондов с N _____ по N _____,

                  (цифрами, прописью)

 

в том числе свободных номеров _____________ (___________________),

                               (количество)   (указать свободные

                                                   номера)

номеров фондов, переданных в

другие архивы и снятых с учета ____________ (___________________).

                               (количество)   (указать номера)

 

Заведующий государственным архивом     (подпись)      (расшифровка

                                                         подписи)

00.00.00

 

Формат А4 (210 x 297)

 

 

 

 

 

Приложение 15

к п. п. 3.1.1, 4.2.2, 4.2.6

 

Форма описи дел постоянного хранения, составленной

в районном архиве. Титульный лист

 

            __________________________________________

            __________________________________________

                         (название фонда)

 

                           ФОНД N ______

                           ОПИСЬ N _____

 

           ____________________________________________

                         (название описи)

 

                                     Крайние даты ________________

 

Формат А4 (210 x 297)

 

Форма описи дел постоянного хранения, составленной

в районном архиве

 

                                   УТВЕРЖДЕНО

                                   ЭПК ___________________________

                                       (название архивного органа)

 

                                   Протокол от ___________ N _____

 

N п/п	Делопроизводственный индекс или номер по старой описи	Заголовок дела	Дата дела	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

 

В опись внесено __________________________________________________

                               (цифрами и прописью)

______________________________________________________________ дел

с N _________________________ по N _______________________________

 

Заведующий государственным архивом     (подпись)      (расшифровка

                                                         подписи)

00.00.00

 

Формат А4 (210 x 297)

 

 

 

 

 

Приложение 16

к п. п. 3.1.1, 4.2.2, 6.3

 

Форма описи дел постоянного хранения учреждения

 

                                         УТВЕРЖДАЮ

 

                                         Наименование должности

                                         руководителя учреждения

                                         _________________________

ФОНД N                                   (подпись)    (расшифровка

ОПИСЬ N                                                  подписи)

дел постоянного хранения                 00.00.00

___________________________

   (название учреждения)

за ____________________ год

 

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела  (тома, части)	Количество  листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6

 

В данный раздел описи внесено ________________________________ дел

                                     (прописью и цифрами)

 

с N _________________ по N _______________ в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

 

Наименование должности составителя     (подпись)      (расшифровка

                                                         подписи)

00.00.00

 

Заведующий архивом учреждения

(лицо, ответственное за архив)         (подпись)      (расшифровка

                                                         подписи)

00.00.00

 

          УТВЕРЖДЕНО                           ОДОБРЕНО

 

ЭПК ___________________________     ЭК ___________________________

    (название архивного органа)           (название учреждения)

 

Протокол от __________ N ______     Протокол от __________ N _____

 

Формат А4 (210 x 297)

 

 

 

 

 

Приложение 17

к п. п. 3.1.4, 4.2.7

 

Форма акта описания документов, переработки описей

 

__________________________________

(название государственного архива)

 

АКТ N ______________                            УТВЕРЖДЕНО

описания документов,

переработки описей                      ЭПК ______________________

(нужное подчеркнуть)                         (название архивного

00.00.00                                __________________________

                                                  органа)

 

                                        Протокол от ________ N ___

 

Фонд N ___________________________________________________________

                            (название фонда)

__________________________________________________________________

по состоянию на ____________________ в фонде N ________ по учетным

                (дата начала работы)

 

данным числилось ______ описей, _____________ дел за ________ годы

В процессе ___________________________ в составе фонда N _________

              (наименование работы)

 

произошли следующие изменения:

1. Количество дел увеличилось на                _____________ дел

   в результате:

   обнаружения ранее неучтенных                 _____________ дел,

   поступления из других фондов архива          _____________ дел,

   вновь сформированных                         _____________ дел,

   выявления ошибок в подсчете дел

   (технических ошибок)                         _____________ дел.

2. Количество дел уменьшилось на                _____________ дел

   в результате:

   выделения не подлежащих хранению             _____________ дел,

   передачи в другие фонды (другой архив)       _____________ дел,

   объединения с другими делами                 _____________ дел,

   выявления ошибок в подсчете дел

   (технических ошибок)                         _____________ дел,

   в результате списания необнаруженных         _____________ дел.

 

По состоянию на ________________________ в фонде N _______________

                (дата завершения работы)

 

числится ______________ описей, _________ дел за ___________ годы.

Проведены следующие виды работ: __________________________________

__________________________________________________________________

              (перечисляются проведенные виды работ)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

 

Работу выполнил заведующий

государственным архивом                (подпись)      (расшифровка

                                                         подписи)

00.00.00

 

Изменения в учетные документы внесены:

 

Заведующий государственным архивом     (подпись)      (расшифровка

                                                         подписи)

00.00.00

 

Формат А4 (210 x 297)

 

 

 

 

 

Приложение 18

к п. п. 3.1.4, 5.1.15, 5.1.19

 

Форма акта приема-передачи документов

на государственное хранение

 

АКТ N _____                              УТВЕРЖДАЮ

приема-передачи документов               Секретарь исполнительного

на государственное хранение              комитета ________________

                                         районного, городского

                                         Совета народных депутатов

                                         _________________________

                                         (подпись)    (расшифровка

                                                         подписи)

 

Основание: Положение  о  Государственном  архивном   фонде   СССР,

           утвержденное Постановлением  Совета Министров СССР от 4

           апреля 1980 г. N 274.

 

В связи с ________________________________________________________

                   (истечением срока хранения документов

__________________________________________________________________

           в учреждении, ликвидацией учреждения и т.д.)

_________________________________________________________ сдает, а

                (название учреждения)

_____________________________________________________ принимает на

         (название государственного архива)

 

государственное хранение документы описи за _______________ годы и

справочный аппарат к ним:

 

N п/п	Название,   N описи	Количество    экземпляров описи	Количество дел по описи	Примечание
1	2	3	4	5

 

Итого принято __________________________ дел

                 (цифрами и прописью)

 

В государственном архиве фонду присвоен N ________________________

 

Сдал                            Принял

 

(должность)                     Заведующий государственным архивом

 

(подпись)     (расшифровка      (подпись)             (расшифровка

                 подписи)                                подписи)

00.00.00                        00.00.00

 

Формат А4 (210 x 297)

 

 

 

 

 

Приложение 19

к п. п. 3.1.4, 5.3.1

 

Форма акта приема-передачи документов

в другой государственный или ведомственный архив

 

                                                УТВЕРЖДАЮ

                                         Секретарь исполнительного

                                         комитета ________________

                                         районного, городского

                                         Совета народных депутатов

                                         _________________________

                                         (подпись)    (расшифровка

                                                        подписи)

                                         00.00.00

 

АКТ N ______

приема-передачи документов

в другой государственный

или ведомственный архив

 

Основание: _______________________________________________________

                (название, содержание, дата и номер документа)

           _______________________________________________________

           _______________________________________________ сдал, а

                      (название архива-сдатчика)

           ________________________________________________ принял

                      (название архива-приемщика)

           документы ___________________________________________ и

                                    (название фонда)

           справочный аппарат к ним:

 

N п/п	Название описи	Количество    экземпляров описи	Количество дел	Примечание
1	2	3	4	5

 

ИТОГО ______________________________________ дел

               (цифрами и прописью)

 

В архиве-приемщике фонду присвоен N _________

 

Сдал                                    Принял

 

Заведующий государственным архивом      (должность)

 

(подпись)             (расшифровка      (подпись)     (расшифровка

                         подписи)                        подписи)

00.00.00                                00.00.00

 

Формат А4 (210 x 297)

 

 

 

 

 

Приложение 20

к п. п. 3.1.4, 4.2.11, 5.2.4

 

Форма акта о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

 

__________________________________

(название государственного архива)

 

АКТ N _____                        УТВЕРЖДЕНО

о выделении к уничтожению          ЭПК ___________________________

документов, не подлежащих              (название архивного органа)

хранению

 

00.00.00                           Протокол от __________ N ______

 

    К уничтожению отобраны документы фонда N _____________________

__________________________________________________________________

                         (название фонда)

на основании _____________________________________________________

                 (ссылки на нормативно-методические документы

__________________________________________________________________

                    для проведения экспертизы)

 

N п/п	Наименование групп документов, крайние даты	N   описи	N дела  по описи	Количество дел	Примечание
1	2	3	4	5	6

 

ИТОГО: ____________________________ дел.

           (цифрами и прописью)

 

Количество дел,  крайние даты и краткая характеристика документов,

остающихся на хранении ___________________________________________

__________________________________________________________________

 

Заведующий государственным архивом     (подпись)      (расшифровка

                                                         подписи)

 

Документы сданы                        (название организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной N _____ от __________

                                                          (дата)

 

Изменения в учетные документы внесены:

Заведующий государственным архивом     (подпись)      (расшифровка

                                                         подписи)

00.00.00

 

Формат А4 (210 x 197)

 

 

 

 

 

Приложение 21

к п. 3.1.4

 

Форма акта о неисправимых повреждениях дел (документов)

 

__________________________________

(название государственного архива)

 

АКТ N ___                                УТВЕРЖДАЮ

о неисправимых повреждениях дел          Секретарь исполнительного

(документов)                             комитета ________________

                                         районного, городского

                                         Совета народных депутатов

00.00.00                                 _________________________

                                         (подпись)    (расшифровка

                                                         подписи)

                                         00.00.00

 

                           Фонд N _____

 

Название фонда ___________________________________________________

В фонде обнаружено ______ дел (документов), признанных неисправимо

поврежденными:

 

N  описи	N  дела	Заголовок     поврежденного дела	Дата дела	Количество листов, их номера	Сущность и причины повреждения
1	2	3	4	5	6

 

ИТОГО обнаружено поврежденных _______________________________ дел.

                                    (цифрами и прописью)

 

Заведующий государственным архивом     (подпись)      (расшифровка

                                                         подписи)

 

Перечисленные документы подлежат списанию ввиду __________________

__________________________________________________________________

 

Эксперты          (должность)          (подпись)      (расшифровка

                                                         подписи)

 

Изменения в учетные документы внесены:

 

Заведующий государственным архивом     (подпись)      (расшифровка

                                                         подписи)

00.00.00

 

Формат А4 (210 x 297)

 

 

 

 

 

Приложение 22

к п. 3.1.10

 

Форма сведений об изменениях в составе и объеме фондов

 

__________________________________

(название государственного архива)

 

СВЕДЕНИЯ

об изменениях в составе и объеме фондов

на 01.01.__