Утверждаю
Заместитель Министра
культуры СССР
Н.П.СИЛКОВА
26 февраля 1990 года
Согласовано
Начальник Главного
архивного управления
при Совете Министров СССР
Ф.М.ВАГАНОВ
20 февраля 1990 года
ПРАВИЛА
РАБОТЫ МУЗЕЕВ ПО УЧЕТУ И ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ ПИСЬМЕННЫХ
ДОКУМЕНТОВ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВНОГО ФОНДА СССР
ВВЕДЕНИЕ
Документальное наследие народов СССР
отражает многовековую историю нашей Родины, становление и развитие советского
государства.
Собранные музеями письменные, графические, кинофотофонодокументы,
представляющие историческую, научную, художественную и иную культурную
ценность, относятся к составу Государственного архивного фонда (ГАФ) СССР.
Государственное хранение документов ГАФ
СССР осуществляется государственными архивами, а также министерствами,
ведомствами и организациями, перечень которых утвержден Советом Министров СССР.
В их числе: отраслевые государственные фонды, музеи и библиотеки Министерства
культуры СССР, архивы Академии наук СССР и академий наук союзных республик,
Министерство иностранных дел СССР и др.
Государственный архивный фонд СССР
находится в ведении специально уполномоченного органа - Главного архивного
управления при СМ СССР, которым устанавливаются научно
обоснованные нормативные требования по комплектованию, централизованному
государственному учету, организации хранения и обеспечению сохранности
документов ГАФ СССР.
В основу
"Правил работы музеев по учету и организации хранения письменных
документов ГАФ СССР" положены требования Закона СССР "Об охране и
использовании памятников истории и культуры" от 29 октября 1976 года,
Положения "Об охране и использовании памятников истории и культуры",
утвержденного Постановлением СМ СССР N 865 от 16 сентября 1982 г.,
"Положения о Государственном архивном фонде СССР", утвержденного
Постановлением СМ СССР N 274 от 4
апреля 1980 г., "Положения о Музейном фонде СССР", утвержденного
Приказом Министерства культуры СССР N 483 от 27 декабря 1988 г., а также
"Основных правил работы государственных архивов СССР" (М., 1984),
"Инструкции по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в
государственных музеях СССР" (М., 1984 г.).
Основной задачей данных Правил является
введение в практику работы музеев единых межотраслевых требований по
централизованному государственному учету, организации хранения и обеспечения
сохранности документов ГАФ СССР.
Внедрение Правил будет способствовать
улучшению организации работы с документами ГАФ СССР в музеях, комплексному
решению вопросов их сохранности, возможности перспективного включения музеев в
автоматизированные архивные информационные сети и более широкому информированию
общественности о составе документов ГАФ СССР вне зависимости от места их
хранения.
Правила являются основанием для
постановки перед органами советской власти и государственного управления
вопросов материально-технического оснащения музеев и совершенствования
организации хранения документов ГАФ СССР.
Правила состоят из введения и шести разделов.
В I разделе изложены основные принципы классификации, фондирования документов
ГАФ СССР в музеях СССР. Во II и III, IV разделах поэтапно рассмотрен порядок
учета и описания документов ГАФ СССР в музее. Централизованный государственный
учет документов ГАФ СССР рассмотрен в V разделе. Раздел VI посвящен вопросам
организации хранения и обеспечения сохранности документов.
Правила регламентируют работу
государственных музеев с письменными документами ГАФ СССР, хранящимися в
отделах (секторах) письменных источников, рукописей или документальных фондов,
в зависимости от структуры и сложившейся практики работы с документами и могут
быть использованы для школьных, вузовских, заводских и других музеев на
общественных началах.
Работа с графическими
и кинофотофонодокументами в силу их особенностей
требует специального нормативно-методического обеспечения.
Внедрение настоящих Правил рекомендуется
осуществлять поэтапно с учетом специфики каждого конкретного музея по
согласованию с органом управления архивным делом, представители которого
обязаны оказывать необходимую методическую и практическую помощь по вопросам
государственного учета и обеспечения сохранности документов ГАФ СССР. Контакты
работников музеев и архивных учреждений должны быть направлены на соблюдение настоящих
Правил.
Раздел 1.
КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ГАФ СССР,
ХРАНЯЩИХСЯ В МУЗЕЯХ
1.1. Под классификацией документов ГАФ
СССР в пределах музея понимается их группировка по историческим эпохам
(советский и досоветский периоды), по способу и технике закрепления информации
(письменные, графические, кинофотофонодокументы), по
архивным фондам, архивным коллекциям, архивным собраниям, а внутри их - по
единицам хранения.
1.2. Письменным документом ГАФ СССР
является подлинник (или заверенная копия - на правах подлинника) текстового
документа, информация которого зафиксирована каким-либо типом письма.
В государственных музеях к числу
письменных документов ГАФ СССР, как правило, относятся включенные в состав
основного фонда документы личного происхождения: рукописи, письма, автографы,
дневники, нотные и текстовые записи фольклора и музыки, другие документы,
содержащие текстовую информацию. К документам ГАФ СССР относятся прошедшие
экспертизу ценности и подлежащие постоянному хранению наиболее ценные документы
текущего (ведомственного) и научного архивов музея.
В комплексе с вышеперечисленными
письменными документами ГАФ СССР учитываются логически взаимосвязанные с ними
печатные издания с автографами и пометками, а также фотографии, карты, плакаты,
афиши, эстампы, лубки, марки, открытки, листовки, вырезки из газет и журналов и
др.
Письменные документы ГАФ СССР
сосредоточены в составе основного фонда, текущего (ведомственного) и научного
архивов музея.
Учет и описание документов ГАФ СССР
основного фонда ведется отдельно от учета и описания документов ГАФ СССР
текущего (ведомственного) и научного архивов музея.
1.3. Основными учетными единицами
документов ГАФ СССР в музее являются архивный фонд, архивная коллекция
(собрание) и единица хранения.
Архивный фонд - это часть документального
фонда учреждения или лица, имеющая историческую, научную, художественную и иную
культурную ценность, принятая на государственное хранение либо сформированная в
музее. Учреждение или лицо, в результате деятельности которого образуется архивный
фонд, называется фондообразователем.
В музеях, как правило, к архивным фондам
относятся фонды личного происхождения. Документы учреждений и организаций, в
основном, сосредоточены в государственных архивах.
Архивные фонды личного происхождения
подразделяются на личные (персональные), семейные,
родовые.
Личный фонд состоит из документов,
образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица. В состав
личного фонда, кроме документов личного происхождения, могут быть включены
более поздние документы об этом лице, дающие возможность с наибольшей полнотой
охарактеризовать его жизнь и деятельность. Личные фонды выдающихся деятелей в
музейной практике принято называть персональными фондами.
Семейный фонд состоит из документов,
образовавшихся в процессе жизни и деятельности представителей одной семьи (не
более трех поколений).
Родовой фонд состоит из документов,
образовавшихся в процессе жизни и деятельности представителей одного рода
(более трех поколений).
Архивная коллекция - это совокупность
документов, являющаяся результатом деятельности коллекционера, поступившая в
музей на государственное хранение.
Архивное собрание - это совокупность
отдельных документов, объединенных непосредственно музеем по одному или
нескольким признакам (тематическому, видовому, объектному, хронологическому и
т.д.).
Единицей учета письменных документов ГАФ
СССР является единица хранения, представляющая собой физически обособленный
отдельный документ или совокупность письменных документов, заключенных в
отдельную обложку.
1.4. Практическое осуществление
классификации документов по архивным фондам, коллекциям, собраниям <*>
называется фондированием. Фондирование состоит из определения (уточнения)
фондовой принадлежности документов, хронологических границ документов фонда,
формирования фонда и установления его названия.
--------------------------------
<*> Далее по тексту -
"фонд".
При определении фондовой принадлежности документов прежде всего учитываются их хронологические и
тематические признаки. Определение (уточнение) фондовой принадлежности
документов может производиться в ходе научной экспертизы ценности и при научном
описании фонда.
Хронологическими границами архивного
фонда являются крайние даты документов, т.е. даты самого раннего и позднего
документа. Хронологические границы документов фонда личного происхождения могут
быть расширены за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений,
с проведением мероприятий, которыми отмечаются юбилейные даты, и др.
Принадлежность архивных фондов к
советскому или досоветскому периоду определяется в зависимости от
хронологических рамок документов, а в отношении фондов личного происхождения -
в зависимости от того, в какой эпохе протекала вся или большая часть
деятельности фондообразователя.
Вновь поступающие в музей отдельные документы
или группы документов, которые не могут быть отнесены к имеющимся в музее
архивным фондам, коллекциям, собраниям, включаются в архивное собрание
единичных поступлений с последующим (по мере их накопления) фондированием.
Раздел 2. ПЕРВИЧНЫЙ
УЧЕТ (РЕГИСТРАЦИЯ)
ПИСЬМЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ ГАФ СССР В МУЗЕЕ
2.1. На документы, поступающие в музей
отдельно или в комплексе с другими музейными предметами, составляется Акт
приема предметов на постоянное (временное) хранение в 2-х экземплярах
(Приложение 1). Первый экземпляр остается в отделе (секторе) учета музея или у
главного хранителя фондов, второй - вручается владельцу (лицу или учреждению),
сдавшему документы в музей. При передаче документов в музей в дар или при
закупке Акт приема предметов на постоянное (временное) хранение составляется
только на основании заявления владельца (Приложение 2). К Акту приема предметов
на постоянное (временное) хранение может быть приложена "легенда",
отражающая сведения об истории поступивших документов.
При поступлении в музей документов
отдельно или в комплексе с другими музейными предметами одновременно с Актом
приема предметов на постоянное (временное) хранение составляется в 2-х
экземплярах Коллекционная опись на документы (Приложение 3) или коллекционная
опись на предметы, включая документы.
При одновременном поступлении в музей
большого объема предметов и документов они опечатываются комиссией и
комиссионно вскрываются для составления коллекционной описи. Срок записи в
Книгу поступлений музейных предметов (основного фонда) на постоянное хранение
предметов и документов определяется фондово-закупочной
комиссией (ФЗК) с учетом сложности и объема работ.
При поступлении в музей одного или
нескольких документов коллекционная опись не составляется, но в Акте приема
предметов на постоянное (временное) хранение они указываются подокументно.
2.2. Документы, поступившие в музей, в
течение месяца рассматриваются на ФЗК, которая выносит
решение (фиксируется в протоколе) об отнесении их к основному или
научно-вспомогательному фондам.
В основной фонд включаются подлинники. В
отдельных случаях допускается включение в основной фонд заверенных копий или
дубликатов документов.
В состав основного
фонда на правах документов ГАФ СССР могут быть включены наиболее ценные
документы из научного и текущего (ведомственного) архивов музея, отражающие
историю и деятельность музея, с передачей их в фондохранилище.
Включение подлинных документов ГАФ СССР в
научно-вспомогательный фонд категорически запрещается. Ранее включенные
подлинники подлежат переводу в основной фонд по решению ФЗК.
В научно-вспомогательный фонд включаются
не подлежащие государственному учету копии документов, муляжи, полученные от
государственных учреждений или частных лиц или подготовленные музеем для
экспозиционно-выставочной и другой деятельности.
2.3. Документы, включенные в состав
основного фонда, по решению ФЗК записываются (регистрируются) в Книге
поступлений музейных предметов (основного фонда) на постоянное хранение
(Приложение 4).
Запись документов производится под
дробным номером, в числителе которого ставится порядковый номер по Книге
поступлений музейных предметов (основного фонда) на постоянное хранение, а в
знаменателе через тире - крайние порядковые номера документов по коллекционной
описи, приложенной к Акту приема предметов на постоянное (временное) хранение.
При поступлении в музей одного или
нескольких документов без составления Коллекционной описи на документы они
регистрируются в Книге поступлений музейных предметов (основного фонда) на
постоянное хранение на основании Акта приема предметов на постоянное
(временное) хранение.
2.4. После записи
документов в Книгу поступлений музейных предметов (основного фонда) на
постоянное хранение они передаются на ответственное хранение в отдел (сектор)
или ответственному хранителю документальных фондов по Акту приема предметов
(документов) на ответственное хранение (Приложение 5), который составляется в
2-х экземплярах: первый остается в отделе (секторе) учета, второй хранится в
деле фонда. К Акту приема предметов (документов) на ответственное
хранение прилагается Коллекционная опись на документы.
Раздел 3. УЧЕТ
ДОКУМЕНТОВ ГАФ СССР
В ФОНДОХРАНИЛИЩЕ МУЗЕЯ
3.1. Учет документов в фондохранилище
музея ведется:
по книге учета поступлений документов
(Приложение 6) - для учета каждого поступления документов в фондохранилище
музея;
по списку фондов (Приложение 7) - для пофондового и количественного учета фондов;
по листу фонда (Приложение 8) - для учета
состава и объема фонда в целом и по каждой описи отдельно;
по архивной описи (на правах научного
инвентаря) (Приложение 9) - для поединичного учета и
определения общего количества единиц хранения по каждому фонду.
3.2. Документы, поступившие на
ответственное хранение, записываются (регистрируются) в Книге учета поступлений
документов. Каждое поступление независимо от объема получает один порядковый
номер. Запись всех поступивших документов производится суммарно, согласно Акту
приема предметов (документов) на ответственное хранение и приложенной
Коллекционной описи на документы. В Книгу учета поступлений документов
записываются последовательно все первичные и повторные поступления документов
каждого фонда, ежегодно подводится итог поступивших за год единиц хранения.
3.3. В список фондов фонд записывается
только один раз при первом поступлении или при образовании фонда. Каждому фонду
присваивается очередной порядковый номер. В списке фондов указывается полное
название фонда.
При наличии в музее фондов разных
исторических эпох перед номером фонда советского периода через тире
проставляется индекс Р-, который сопровождает номер
фонда во всех учетных документах.
В случае передачи фонда в другой музей
или архив, а также если фонд был использован и позднее
объединен с другим архивным фондом, освободившийся номер фонда другому фонду не
присваивается.
Изменение нумерации фондов не
допускается.
На 01.01 каждого года в списке фондов
составляется итоговая запись о фактическом наличии фондов в музее; указывается
дробью: в числителе - общее количество фондов, в знаменателе - количество
фондов советского периода.
3.4. В листе фонда фиксируется количество
описанных (включенных в архивную опись) и неописанных единиц хранения (дел,
документов, листов).
Поступление документов фиксируется в
листе фонда на основании Акта приема предметов (документов) на ответственное
хранение, а выбытие (списание) - на основании приказа Министерства культуры
СССР или союзной республики.
Листы фондов располагаются в порядке номеров
фондов в папках с клапанами и составляют, в зависимости от количества листов,
один или несколько томов. Листы каждого тома нумеруются, их количество
заверяется. В случае изменения количества листов в томе делается новая заверительная надпись.
К листам фондов в случае необходимости
составляется карточный указатель фондов, систематизированный по установленной
музеем классификационной схеме. На карточках указателя фондов проставляется в
обязательном порядке номер фонда, его название, крайние даты документов фонда.
3.5. Архивная опись закрепляет результаты
научной обработки (описания) фонда, систематизацию единиц хранения внутри
фонда, выполняет функцию их учета.
Опись составляется в 3-х экземплярах:
первый (страховой) хранится в сейфе, второй (рабочий) находится у
ответственного хранителя в соответствующем хранилище; третий выдается для
работы с документами в процессе их использования в различных целях.
3.6. На каждый фонд заводится дело фонда.
В него включаются документы по истории фондообразователя
и фонда, отражающие процесс комплектования фонда: Акт приема предметов
(документов) на ответственное хранение с коллекционной описью на документы,
схема систематизации фонда и другие документы, фиксирующие работу по описанию,
проверке наличия, изменениям в объеме фонда, информация о выбытии (списании),
старые листы фонда после пересоставления и т.д.
В дело фонда включаются учетные и другие
документы только после их окончательного оформления (утверждение, подписи,
печать и др.).
Документы, фиксирующие изменения в объеме
фонда или отдельных единиц хранения, включаются в дело фонда только с отметкой
о внесении изменений в учетные документы. На документы дела фонда составляется
внутренняя опись.
3.7. При пересоставлении
учетных документов (список фондов, листы фондов, описи) старые учетные
документы сохраняются. Отметка о пересоставлении с
указанием даты пересоставления, должности и подписи
проставляется на старом и вновь составленном учетном документе.
Музей обеспечивает хранение основных
учетных документов в сейфах. Учетные документы, за исключением третьего
экземпляра архивной описи, исследователям не выдаются.
Раздел 4. ОПИСАНИЕ
ДОКУМЕНТОВ ГАФ СССР В МУЗЕЕ
4.1. Процесс научной обработки (описания)
документов фонда состоит из следующих этапов:
предварительный просмотр документов;
систематизация документов по основным
разделам типовой схемы систематизации (первичный разбор);
формирование единиц хранения;
описание и научная аннотация единиц
хранения;
составление схемы систематизации фонда;
расположение единиц хранения в
соответствии со схемой систематизации и их шифровка, оформление обложек;
составление и оформление описи;
составление научно-справочного аппарата к
описи.
4.2. Предварительный просмотр документов
предусматривает сверку документов фонда с учетной документацией (актами,
коллекционными описями), ознакомление с историей фонда и фондообразователя,
выяснение полноты, состава, содержания и хронологических рамок документов
фонда.
4.3. Систематизация документов фонда при
первичном разборе проводится в соответствии с основными разделами типовой
схемы. Типовая схема систематизации определяется видом фонда (личный, семейный, родовой и др.), родом деятельности фондообразователя, видами документов и др.
4.4. Формирование документов в единицу
хранения внутри каждого раздела типовой схемы проводится по одному из
определенных признаков (авторскому, корреспондентскому, хронологическому,
номинальному и др.) или в их сочетании.
4.5. Описание и научная аннотация единиц
хранения проводится одновременно с их формированием.
При описании
единицы хранения устанавливаются виды документов, автор, адресат, лицо или
учреждение, создавшее документы, название или заглавие, содержание документов,
степень их полноты, подлинность, язык, способ написания или воспроизведения, опубликованность, наличие приложений, внешние особенности,
даты документов, количество листов единицы хранения.
Заголовок единицы хранения должен
обобщенно и точно отражать смысловое содержание и состав документов. Содержание
документов излагается современным языком независимо от времени происхождения
документа, без вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
4.6. Схема систематизации фонда
составляется после формирования и описания единиц хранения.
4.7. Единицы хранения располагаются в
соответствии со схемой систематизации фонда и нумеруются в валовом порядке. Все
элементы описания полностью переносятся на обложку единицы хранения. Кроме
того, на обложке указывается сокращенное название музея, номер по Книге
поступлений музейных предметов (основного фонда) на постоянное хранение,
архивный шифр, который состоит из номера фонда, номера описи, порядкового
номера единицы хранения по описи.
При наличии в единице хранения особо
ценных документов на обложке делается отметка - "ОЦ".
В единицу хранения
вкладывается лист-заверитель (Приложение 10), в котором в графе 1 оговариваются
следующие особенности оформления документов: средства почтового обращения
(марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпеля, штампы, пломбы);
печати и оттиски; карты, планы, чертежи, фотографии, рисунки, типографские
материалы, чистые листа бумаги с водяными знаками и другие материалы, имеющие
коллекционную или материальную ценность. В графе 2
указываются соответствующие номера листов единицы хранения.
Если на одном листе документа имеется
несколько особенностей оформления, то все особенности перечисляются отдельно в
графе 1, а в графе 2 соответственно проставляется номер этого листа.
Если в документе на одном листе имеется
несколько экземпляров марок или иных материалов, то в графе 2 в скобках после
номера листа единицы хранения указывается количество экземпляров.
Перечисленные выше особенности единицы
хранения, состоящей из одного документа, переносятся на обложку.
Листы внутри единицы хранения нумеруются
карандашом, не брошюруются и в дальнейшем единица хранения не пополняется.
4.8. В зависимости от схемы
систематизации, объема и завершенности комплектования фонда составляется одна
или несколько описей.
Описательная статья описи включает в себя
совокупность сведений о единице хранения: порядковый номер по описи, номер по
Книге поступления музейных предметов (основного фонда) на постоянное хранение,
заголовок, аннотацию (на особо ценные документы), крайние даты документов,
количество листов, техника воспроизведения, сохранность, примечания.
При наличии особо ценных документов на
титульном листе архивной описи и в графе "Примечание" ставится
отметка - "ОЦ".
Итоговая запись к описи помещается за
последней описательной статьей и закрепляет (цифрами и прописью) количество
единиц хранения, числящихся по данной описи, первый и последний номера единиц
хранения по описи, отражает все особенности нумерации единиц хранения (пропуски
номеров и литерные номера) и изменения в их количестве, произведенные на основе
соответствующих актов. Итоговая запись подписывается составителем описи с
указанием его должности и даты составления.
После каждого поступления или выбытия
единиц хранения составляется новая итоговая запись, где указывается основание
внесенных изменений.
Если к фонду, на который уже составлены
архивные описи, поступили дополнительные документы, то в зависимости от
характера и объема этих документов они могут включаться в фонд путем:
внесения их в конец
имеющейся архивной описи (при небольшом их количестве);
составления на них самостоятельной
архивной описи (при значительном количестве документов);
составления новой архивной описи на весь
фонд.
Если архивная опись состоит не из одного,
а из нескольких томов, итоговая запись составляется к каждому тому. В каждом
последующем томе дается также сводная итоговая запись по всем предыдущим томам.
Заверительная надпись к описи (тому) составляется на отдельном листе-заверителе,
содержит сведения о количестве листов описи (тома) и подписывается составителем.
4.9. Научно-справочный аппарат к архивной
описи содержит:
титульный лист;
оглавление;
предисловие;
список сокращений;
указатель.
На титульном листе указываются: полное
название музея, название и номер фонда, название и номер описи (по листу
фонда), крайние даты документов, внесенных в опись.
Для описей, имеющих несколько томов, на
титульном листе указывается также и номер тома.
Оглавление отражает структуру описи. В оглавлении (содержании) перечисляются: предисловие, список
сокращений, названия всех разделов, подразделов, включенных в опись, указатели.
Предисловие содержит историю фонда и фондообразователя, общую характеристику фонда или его
части, на которую составлена данная опись, особенности формирования единиц
хранения, их описания и систематизации, научно-справочного аппарата к описи. В
предисловии даются сведения о музейных предметах, поступивших в музей в составе
фонда личного происхождения. При наличии нескольких томов описи предисловие
составляется только к первому тому и включает общую характеристику всех
последующих томов. Предисловие подписывается составителем.
Сокращения, применяемые в тексте описи,
вносятся в список сокращенных слов. В список не включаются общепринятые
сокращения.
Указатели к архивной описи составляются
только для больших по объему и сложных по составу и содержанию фондов.
4.10. При приведении ранее составленных
описей в соответствие с требованиями настоящих Правил проводится
целенаправленная работа по усовершенствованию и переработке описей.
Раздел 5.
ЦЕНТРАЛИЗОВАННЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УЧЕТ
ДОКУМЕНТОВ ГАФ СССР
5.1. Централизованный государственный
учет документов ГАФ СССР ведется в Центральном фондовом каталоге (ЦФК Главархива СССР), фондовых каталогах главархивов
союзных республик и в региональных органах управления архивным делом.
Установленными формами государственного централизованного учета и статотчетности является:
карточка фонда (Приложение 11);
сведения об изменениях в составе и объеме
фондов (Приложение 12);
форма статотчетности.
Формы государственного централизованного
учета и статотчетности составляются на русском языке
каждым государственным архивом, а также каждым учреждением отраслевых государственных
фондов, архивов системы АН СССР или академии наук союзной республики, музеем,
библиотекой системы Минкультуры СССР и др., осуществляющими постоянное хранение
документов ГАФ СССР.
Принцип централизации государственного
учета документов ГАФ СССР обеспечивает взаимосвязь учета документов ГАФ СССР
вне зависимости от места их хранения.
5.2. Экземплярность
карточек фондов зависит от сети органов управления архивным делом в каждой
республике.
Музеи союзного
подчинения представляют заполненные карточки фондов в ЦФК Главархива
СССР, музеи республиканского подчинения - в ЦФК Главархива
СССР и республиканский фондовый каталог; музеи, расположенные в республиках, не
имеющих краевого, областного деления, - в ЦФК Главархива
СССР и республиканский фондовый каталог; другие музеи - в ЦФК Главархива СССР, республиканский фондовый каталог, в
региональные фондовые каталоги органов управления архивным делом.
Карточки фондов музеев заполняются на
основании листов фондов. Объем и состав документов, указанный в карточках фондов,
должен соответствовать данным основных учетных документов музея. На карточках
фондов, содержащих особо ценные документы, в верхнем правом углу проставляется
отметка "ОЦ".
Музеи, хранящие
небольшие объемы документов ГАФ СССР, не поддающиеся систематизации по
фондовому или коллекционному признакам, составляют карточку фонда на собрание
единичных поступлений данного музея в необходимом количестве экземпляров.
Карточки на новые фонды представляются в
фондовые каталоги органов управления архивным делом ежегодно в I квартале
следующего за отчетным года.
5.3. Сведения об изменениях в составе и
объеме фондов предназначены для ежегодной корректировки карточек фондов музея,
представленных в фондовых каталогах органов управления архивным делом. Если в
течение года изменений не происходит, музей должен официально проинформировать
об этом органы управления архивным делом. Порядок представления сведений
соответствует требованиям п. 5.2.
5.4. Форма статотчетности
является межотраслевой, утверждается Госкомстатом СССР и объявляется для музеев
приказом Министерства культуры СССР.
Порядок заполнения и представления формы статотчетности определяется специальной инструкцией.
Раздел 6.
ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ
ДОКУМЕНТОВ ГАФ СССР В МУЗЕЕ
6.1. Музеи обеспечивают сохранность
документов ГАФ СССР в соответствии с требованиями, установленными Главархивом СССР. Обеспечение сохранности осуществляется
следующим комплексом взаимосвязанных работ:
создание оптимальных условий хранения
документов;
размещение документов в хранилищах, топографирование;
соблюдение порядка выдачи документов из
хранилищ;
проверка наличия и состояния дел.
6.2. Документы ГАФ СССР размещаются в
отдельных специально оборудованных хранилищах. Совмещение хранилищ и рабочих
помещений любого назначения не допускается. Хранение документов ГАФ СССР не
допускается в сырых и подвальных помещениях, а также в помещениях с печным
отоплением.
В целях защиты документов от хищения на
окна цокольного этажа устанавливаются откидные решетки. Хранилища рекомендуется
располагать в здании окнами на северную сторону. Естественное освещение
допускается только с обязательной защитой документов от прямого попадания
солнечных лучей.
Защита документов от действия света
обеспечивается:
хранением документов в шкафах на
стеллажах закрытого типа, а также в коробках, папках и переплетах;
применением на окнах светорассеивающих
штор, раздвижных металлических ставен.
В хранилищах предпочтительнее
использование ламп накаливания, допускается применение люминесцентных ламп с
урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ. Светильники должны
быть удалены от коробок с документами не менее чем на 50 см.
Освещенность по вертикальной поверхности
стеллажа на высоте 1 м от пола - 20 - 30 лк; на
рабочем месте для просмотра письменных документов - 100 лк.
Мероприятия по защите документов от разрушающего
действия естественного и искусственного света должны предусматриваться во всех
помещениях, где производится работа с документами.
Здания музеев, в которых хранятся
документы ГАФ СССР, по пожарной опасности относятся к группе "В".
Хранилища должны размещаться в зданиях не
ниже второй степени огнестойкости и иметь противопожарное водоснабжение и
необходимое противопожарное оборудование: один углекислотный огнетушитель
новейшей конструкции на каждые 50 кв. метров площади, но не менее двух на
каждое отдельное помещение, и другой противопожарный инвентарь. В целях
противопожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.
Двери хранилищ обиваются железом по асбесту или иным огнестойким материалом.
Хранилища и помещения для работы с документами
должны быть оборудованы охранно-пожарной сигнализацией.
Хранилища и помещения для работы с
документами должны иметь удобные для эвакуации выходы к лифтам, лестничным
клеткам, в коридор.
В хранилище запрещается: курение,
пользование открытым огнем; применение электронагревательных приборов; хранение
посторонних предметов, продуктов питания.
На случай стихийных бедствий
разрабатывается и согласовывается с местным органом власти план эвакуации
документов.
Все вопросы, связанные с противопожарным
состоянием, оборудованием его средствами пожаротушения в каждом конкретном
случае согласовываются с местными органами государственного пожарного надзора.
Оптимальный режим хранения документов на
бумажной основе: температура 17 - 19 °C и относительная влажность 50 - 55%.
Для определения
температуры и влажности воздуха рекомендуется использовать термометры со шкалой
от 0 °C до 40 °C, гигрометры различных типов: волосной в круглой оправе типа
М-68, волосной метеорологический типа М-19 и др. Измерительные приборы
устанавливаются на контрольном щитке, в главных проходах, на стеллажах, вдали
от отопительных и вентиляционных систем из расчета 1 прибор на хранилище.
Гигрометры должны настраиваться и
периодически проверяться по аспирационному психрометру.
Температурно-влажностный режим хранения
документов контролируется путем регулярного измерения климатических параметров
воздуха в одно и то же время:
в кондиционированных помещениях - два
раза в неделю;
в хранилище с нерегулируемым климатом -
три раза в неделю;
при нарушениях режима хранения -
ежедневно.
Результаты измерений фиксируются в
специальном регистрационном журнале.
В помещениях с нерегулируемым климатом
должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного
режима хранения документов с применением технических средств увлажнения или
осушения воздуха, рационального проветривания на основании показаний
контрольно-измерительных приборов. При проветривании хранилищ окна или форточки
должны быть затянуты частой металлической сеткой во избежание попаданий в
хранилища птиц или насекомых.
Помещения хранилищ должны содержаться в
чистоте, образцовом порядке, исключающем появление насекомых, грызунов, плесени
и накопление пыли. В помещениях хранилищ необходимо проводить систематическую
влажную уборку, не реже одного раза в год должно проводиться обеспыливание. При поступлении документов на
государственное хранение должен осуществляться комплекс
контрольно-профилактических мероприятий, включающий проверку физического
состояния документов, санитарно-гигиеническую обработку документов, обеспыливание документов.
Хранилища оборудуются односторонними и
двусторонними металлическими стеллажами с соблюдением установленного порядка их
размещения:
расстояние между рядами стеллажей или
шкафов (главный проход) - 120 см;
расстояние (проход) между стеллажами - 75
см;
расстояние между наружной стеной здания и
стеллажами (шкафами), параллельными стене, - 75 см;
расстояние между стеной и торцом стеллажа
или шкафа (обход) - 45 см;
расстояние между полом и нижней полкой
стеллажа или шкафа не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.
Для хранения особо ценных документов
используются сейфы или специальные шкафы.
Порядок размещения фондов в хранилище
определяется планом, схемой их размещения.
Коробки (папки, упаковки), шкафы
(стеллажи) должны иметь топографическое обозначение. Топография размещения
фондов документов ГАФ СССР фиксируется в топографической (фондовой) картотеке.
Изменения в топографии размещения фондов допускаются только с разрешения
главного хранителя фондов музея. Произвольное перемещение фондов категорически
запрещается.
Хранилища в рабочее время должны быть
закрыты на ключ. Ключи от дверей хранилища в рабочее время находятся у
хранителей фондов, печать и пломбы хранятся в порядке, установленном директором
музея по согласованию с органами охраны. По окончании работы двери хранилищ
запираются, опечатываются или пломбируются. Перед опечатыванием ответственный за хранилище проверяет состояние помещения. Порядок
допуска в хранилище определяется внутримузейной
инструкцией.
6.3. При выдаче документов из хранилищ
должны соблюдаться необходимые требования по обеспечению их сохранности.
Документы на выставках экспонируются, как
правило, в виде копий. На стационарной выставке могут кратковременно
экспонироваться, в порядке исключения, оригиналы документов. На передвижных
выставках разрешается экспонировать только копии документов.
Оригиналы экспонируются в застекленных и
опечатываемых витринах, которые должны находиться в отдалении от отопительной
системы и быть оборудованными специальными шторками из плотного материала.
Исследователям выдаются только учтенные и
обработанные документы хорошей физической сохранности. При наличии копий
подлинные документы не выдаются.
Заказы на выдачу документов оформляются
на бланках-требованиях. Одновременно за исследователем может числиться не более
10 единиц хранения архивных документов. Последующие заказы выполняются по мере
возвращения исследователем ранее полученных единиц хранения. Исследователь
получает документы только под расписку и заполняет лист использования
документов каждой единицы хранения.
Учет выданных документов для работы
исследователям проводится по журналу регистрации посетителей. Исследователи
отвечают за сохранность полученных документов. Претензии к исследователю могут
быть предъявлены только при наличии его подписи в журнале за конкретную единицу
хранения.
Перед выдачей единицы хранения из
хранилища проверяется соответствие шифра и заголовка на обложке единицы
хранения и в описи, перед выдачей и при возвращении - нумерация листов и
состояние документов каждой выдаваемой единицы хранения.
На место выдаваемой единицы хранения
подкладывается отдельная для каждой единицы карта-заместитель, в которой
проставляются номера фонда, описи, единицы хранения, когда и кому выдано,
подпись выдававшего единицу хранения хранителя документальных фондов.
Проверка единиц хранения, возвращаемых
исследователем, проводится в присутствии исследователя.
В случае обнаружения при возврате единицы
хранения расхождений между фактическим состоянием и данными листа-заверителя,
недостачи или повреждения документов проводится выяснение причин, составляется
акт в произвольной форме и немедленно докладывается
директору музея или его заместителю.
Если повреждение документа произошло по
вине исследователя, он лишается права пользования документами на срок,
определяемый директором или его заместителем.
В случае хищения или умышленного
повреждения документов, а также внесения изменений в текст документа виновные
привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.
При возврате единицы хранения делается
отметка в журнале регистрации посетителей и после подкладки единицы хранения в
карте-заместителе, которая изымается и хранится отдельно до повторного использования
единицы хранения.
Передача документов во временное
пользование из отдела в отдел, на экспозиции, выставки, на реставрацию
осуществляется по акту внутримузейной передачи,
который составляется в 2 - 3 экз., подписывается сдающим и принимающим документы
сотрудниками, утверждается главным хранителем музея.
Выдача документов во временное
пользование за пределы музея оформляется актом в 2-х экземплярах: один остается
в музее, другой выдается получателю. Акт подписывается руководством музея и
учреждением-получателем, подписи скрепляются печатями.
6.4. Периодически в сроки, установленные
в каждом музее, исходя из конкретных условий проводится
полная или частичная проверка наличия и состояния документов.
Проверка наличия и состояния документов
проводится в целях установления фактического наличия документов, числящихся по
основным учетным документам, в том числе по описям, и выявления документов,
требующих консервационно-профилактической и реставрационной обработки, и
является постоянной плановой работой каждого музея.
Документы с физическими дефектами основы
или текста регистрируются в картотеке или книге учета физического состояния
документов, где фиксируются виды и сроки специальной обработки, которой
впоследствии должен быть подвергнут документ (реставрация, дезинфекция,
микрофильмирование, фотореставрация, копирование).
Все документы, составленные по итогам
проведения проверки наличия, включаются в дело фонда.
Приложение 1
ФОРМА АКТА ПРИЕМА ПРЕДМЕТОВ
НА ПОСТОЯННОЕ (ВРЕМЕННОЕ) ХРАНЕНИЕ
Министерство
культуры ______
УТВЕРЖДАЮ
Наименование
музея
Директор музея
АКТ Подпись Расшифровка
00.00.00
подписи
_____________ N
____________
____________________________ (гербовая печать)
(место составления) 00.00.00
приема предметов
на
___________________
хранение
(постоянное,
временное)
Основание:
заявление владельца предметов _________________________
00.00.00
__________________
от _________ о приеме предметов на ____________
(Ф.И.О. владельца)
(постоянное,
__________________
хранение в ____________________________________
временное) (наименование музея)
В соответствии с
заявлением _______________________ передает лично
(Ф.И.О.
владельца)
ему (ей)
принадлежащие предметы, а _____________________ принимает
(наименование музея)
на
_______________________ срок хранения следующие предметы:
(постоянное, временное)
|
N
п/п
|
Наименование и
краткое
описание. Материал,
техника, размер
|
Учетные
обозначения
|
Сохранность
|
Примечания
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
Всего по акту
принято __________________________________ предметов
(цифрами и
прописью)
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
владельца подписи представителя подписи
предметов музея
В книгу
поступлений музейных предметов
(основного фонда) на
постоянное
хранение произведена запись N __________
Наименование Подпись Расшифровка подписи
должности
00.00.00
Формат 210 x 297
Приложение 2
ФОРМА ЗАЯВЛЕНИЯ
В
______________________________
(наименование музея)
От
____________________________,
(фамилия, имя, отчество)
проживающего(ей) _______________
________________________________
________________________________
_________
телефон N ____________
Заявление Паспорт серия _____ N
__________
00.00.00 выдан
_____ отд. милиции _______
Прошу принять (в дар, к приобретению) на _____________________
(постоянное, временное)
хранение
_________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Условия
владельца ________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Подпись Расшифровка подписи
Формат 210 x 297
Приложение 3
ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ КОЛЛЕКЦИОННОЙ ОПИСИ НА ДОКУМЕНТЫ
Наименование
музея _______________________________________________
Акт приема N __________
"__" __________ 19__ г.
музейных предметов
N по книге поступлений
________________________
(основного фонда) на
постоянное хранение
_______________________________________________
Дата составления описи
________________________
КОЛЛЕКЦИОННАЯ ОПИСЬ НА
ДОКУМЕНТЫ
(Наименование
собрания) __________________________________________
__________________________________________________________________
Количество
документов ____________________________________________
Стоимость
собрания документов ____________________________________
Время и место
приобретения собрания документов с указанием лиц, их
собравших
________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Формат 210 x 297
Продолжение Приложения 3
ФОРМА КОЛЛЕКЦИОННОЙ ОПИСИ НА ДОКУМЕНТЫ
|
N
п/п
|
N по книге
поступлений
|
Наименование и
описание доку-
мента
|
Крайние
даты
|
Кол-во
листов
|
Сохран-
ность
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
Итого по описи
________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
с N
______________ по N ___________________
Должность Подпись Расшифровка подписи
00.00.00
Формат 210 x 297