СОВЕТ МИНИСТРОВ РСФСР

 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 30 сентября 1961 г. N 1238

 

О МЕРАХ ПО УЛУЧШЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

В УЧРЕЖДЕНИЯХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ РСФСР

 

Совет Министров РСФСР отмечает, что во многих совнархозах, министерствах и ведомствах РСФСР, Советах Министров автономных республик и исполкомах местных Советов депутатов трудящихся имеются серьезные недостатки в организации делопроизводства, отсутствуют инструкции о делопроизводстве, в результате чего оно ведется бессистемно и в каждом учреждении, организации по-своему. Отсутствие должного порядка в делопроизводстве приводит во многих случаях к волоките в прохождении и рассмотрении документов и писем трудящихся. Не уделяется должного внимания механизации труда и повышению квалификации работников, занятых делопроизводством.

В целях улучшения организации делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР Совет Министров РСФСР постановляет:

1. Утвердить прилагаемую примерную Инструкцию о делопроизводстве в совнархозах, министерствах и ведомствах РСФСР, Советах Министров автономных республик и исполнительных комитетах местных Советов депутатов трудящихся.

2. Обязать совнархозы, министерства и ведомства РСФСР, Советы Министров автономных республик, крайисполкомы, облисполкомы, Московский и Ленинградский горисполкомы:

а) разработать соответственно на основе примерной Инструкции о делопроизводстве, утвержденной настоящим Постановлением, с учетом местных особенностей, и утвердить не позднее 1 января 1962 г. инструкции о делопроизводстве в совнархозах, министерствах и ведомствах РСФСР, Советах Министров автономных республик и исполнительных комитетах краевых, областных, окружных, районных, городских, сельских и поселковых Советов депутатов трудящихся.

Советам Министров автономных республик, крайисполкомам, облисполкомам, Московскому и Ленинградскому горисполкомам разработать инструкции о делопроизводстве в министерствах и ведомствах автономных республик, управлениях и отделах исполнительных комитетов краевых, областных, окружных, районных, городских Советов депутатов трудящихся;

б) принять меры к улучшению ведения делопроизводства, имея в виду обеспечить строгое соблюдение инструкций о делопроизводстве, утвержденных в соответствии с настоящим Постановлением;

в) систематически совершенствовать делопроизводство, обеспечить повышение уровня механизации и производительности труда работников, занятых делопроизводством, а также повышение их квалификации.

3. Обязать Министерство просвещения РСФСР:

а) ввести, начиная с 1962/63 учебного года, в ряде средних общеобразовательных трудовых политехнических школ с производственным обучением подготовку учащихся по специальности "Делопроизводство", предусмотрев обучение машинописи, стенографии, работе с документами и освоение простейших средств механизации труда работников, занятых делопроизводством;

б) разработать и утвердить программу и издать к началу 1962/63 учебного года учебное пособие по делопроизводству для средних школ на основе примерной Инструкции о делопроизводстве, утвержденной настоящим Постановлением.

4. Считать утратившей силу Инструкцию по делопроизводству в сельских Советах депутатов трудящихся, утвержденную Постановлением Совета Министров РСФСР от 17 января 1948 г. N 25 "Об упорядочении делопроизводства в сельских Советах депутатов трудящихся".

 

Председатель

Совета Министров РСФСР

Д.ПОЛЯНСКИЙ

 

Управляющий Делами

Совета Министров РСФСР

В.КАРГАПОЛОВ

 

 

 

 

 

Утверждена

Постановлением

Совета Министров РСФСР

от 30 сентября 1961 г. N 1238

 

ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

О ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ В СОВНАРХОЗАХ, МИНИСТЕРСТВАХ И

ВЕДОМСТВАХ РСФСР, СОВЕТАХ МИНИСТРОВ АВТОНОМНЫХ РЕСПУБЛИК

И ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ КОМИТЕТАХ МЕСТНЫХ СОВЕТОВ

ДЕПУТАТОВ ТРУДЯЩИХСЯ

 

I. Общие положения

 

1. Настоящая Инструкция определяет порядок ведения делопроизводства в совнархозах, министерствах и ведомствах РСФСР, Советах Министров автономных республик и исполкомах местных Советов депутатов трудящихся.

2. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, распространяются на служебные документы несекретного характера. Порядок ведения секретного делопроизводства устанавливается специальной инструкцией.

3. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства возлагается на управление делами, канцелярию, общий отдел, секретаря исполкома сельского, поселкового Совета депутатов трудящихся.

4. В зависимости от структуры, а также от количества входящих и исходящих документов, система делопроизводства может быть централизованной (с небольшим документооборотом и количеством структурных подразделений) или смешанной (с большим документооборотом и сложной структурой).

При смешанной системе делопроизводства одни операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются управлением делами, канцелярией, общим отделом, а другие операции (регистрация, оформление документов, формирование дел) производятся как в управлении делами, канцелярии, общем отделе, так и в структурных подразделениях.

В совнархозах, министерствах и ведомствах РСФСР применяется, как правило, смешанная система делопроизводства, а в Советах Министров АССР, исполкомах - централизованная.

5. В структурном подразделении, где по штату не предусмотрен специальный работник, для ведения делопроизводства назначается лицо, ответственное за эту работу.

6. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений со структурой аппарата, установленным порядком работы и инструкцией о делопроизводстве.

 

II. Прием, регистрация и рассмотрение

входящей корреспонденции

 

7. Вся поступающая корреспонденция принимается и регистрируется, как правило, в одном месте - управлении делами, канцелярии, общем отделе, а в исполкомах сельских, поселковых Советов депутатов трудящихся - секретарем.

В совнархозах, министерствах и ведомствах вся корреспонденция, в том числе и для структурных подразделений (размещенных вместе с ними в одном здании), принимается в управлении делами, канцелярии, а регистрируется:

адресованная совнархозу, министерству, ведомству, - в управлении делами, канцелярии;

адресованная структурным подразделениям, - в этих подразделениях.

8. Принятые конверты с корреспонденцией, кроме конвертов с надписью "Лично", вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность конвертов и наличие вложенных в них документов.

Если при вскрытии конверта будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложения к нему, а также несоответствие номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, то об этом сообщается отправителю.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам лишь в том случае, когда только по конвертам можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа. Во всех остальных случаях конверты после проверки уничтожаются.

Неправильно засланные документы передаются или пересылаются по принадлежности.

9. Управлением делами, канцелярией, общим отделом присваивается каждому из структурных подразделений или группе однородных организаций (лечебные учреждения, школы, предприятия местной промышленности и т.д.) условный номер (индекс).

В исполкомах сельских, поселковых Советов депутатов трудящихся индексы не устанавливаются.

10. В левом нижнем углу на оборотной стороне последней страницы полученных документов ставится штамп (приложение N 1 - приложения не приводятся), на котором указывается дата получения документа, входящий номер, состоящий из индекса структурного подразделения и номера дела, в которое по исполнении должен быть подшит документ.

В совнархозах, министерствах и ведомствах на штампе указывается только дата получения и индекс структурного подразделения - первая часть входящего номера.

Вторая составная часть входящего номера - номер дела, а также фамилия исполнителя проставляются в структурном подразделении.

В исполкомах сельских, поселковых Советов депутатов трудящихся на штампе указывается дата получения документа, входящий номер и номер дела.

11. Регистрации подлежат только те документы, которые по своему характеру требуют решения или ответа. Документы, поступившие из вышестоящих организаций, регистрируются все без исключения.

Перечень документов, не подлежащих регистрации, определяется управляющим делами Совета Министров АССР, секретарем исполкома, руководителем канцелярии совнархоза, министерства, ведомства.

12. Поступившая корреспонденция регистрируется на карточках (приложение N 2).

При незначительном количестве корреспонденции и небольшом числе структурных подразделений допускается сохранение журнальной формы регистрации поступивших документов (приложение N 3).

13. При карточной форме регистрации на поступившие документы заполняются:

а) в совнархозах, министерствах, ведомствах - три карточки; после записи указаний руководства одна карточка помещается в справочную картотеку, вторая передается на контроль, а третья вместе с документом передается в структурное подразделение, в котором в эту карточку записывается резолюция руководителя, после чего документ передается исполнителю, а карточка помещается в справочную картотеку подразделения.

На документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения, заполняется одна карточка, которая помещается в справочную картотеку;

б) в Совете Министров АССР, крайисполкоме, облисполкоме - две карточки, одна из которых помещается в справочную картотеку, а вторая вместе с документом передается в структурное подразделение (приемная, отдел);

в) в окрисполкоме, райисполкоме, горисполкоме - одна карточка, которая помещается в справочную картотеку.

Документы, поступившие из вышестоящих организаций, регистрируются на карточках той же формы, но отличающихся цветной полосой.

14. Срочная корреспонденция доставляется по назначению немедленно, а остальная корреспонденция доставляется в структурные подразделения в течение рабочего дня.

Документы передаются, как правило, без расписки в получении, но с отметкой в регистрационной карточке или журнале, кому передан документ.

15. Служебные документы, адресованные совнархозу, министерству, ведомству, Совету Министров АССР, исполкому, поступившие минуя управление делами, канцелярию, общий отдел, непосредственно в структурные подразделения, обязательно регистрируются в управлении делами, канцелярии, общем отделе.

16. Передача корреспонденции из одного структурного подразделения в другое производится по согласованию с руководителями этих подразделений, о чем делается соответствующая отметка в регистрационной карточке.

17. Все поступившие документы, как правило, должны рассматриваться в день их получения.

18. В том случае, когда в корреспонденции имеется ссылка на какие-либо документы учреждения или организации, которым она адресована, к корреспонденции подбираются эти документы и передаются руководству.

19. На документах, по которым поставленные вопросы решены в оперативном порядке, исполнитель на первой странице делает отметку, когда и как решен вопрос, и заверяет ее своей подписью.

20. На письмах, заявлениях и жалобах граждан в правом верхнем углу первой страницы ставится штамп, указывается дата поступления, начальная буква фамилии заявителя и порядковый (входящий) номер.

21. Письма, заявления и жалобы регистрируются на карточке или в журнале (приложения N 4, 5) и в тот же день докладываются руководству или направляются в соответствующие структурные подразделения.

Если письма, заявления и жалобы регистрируются в журнале, рекомендуется иметь карточки (приложение N 6), которые должны находиться в картотеке в алфавитном порядке.

22. На каждое письмо, заявление, жалобу заполняются:

а) в совнархозах, министерствах, ведомствах - две карточки, одна из которых помещается в справочную картотеку (по алфавиту), а вторая направляется вместе с письмом, заявлением, жалобой в соответствующее структурное подразделение. Повторная регистрация их в структурных подразделениях не производится;

б) в Советах Министров АССР, крайисполкомах, облисполкомах - две карточки, одна из которых помещается в справочную картотеку (по алфавиту), а вторая направляется вместе с письмом, заявлением, жалобой руководству;

в) в окрисполкомах, райисполкомах, горисполкомах - одна карточка.

23. Указания руководства по письму, заявлению, жалобе записываются в регистрационную карточку или журнал.

Карточки по письмам, заявлениям и жалобам, взятым на контроль, помещаются в картотеку по срокам исполнения.

24. При направлении письма, заявления, жалобы в учреждение или организацию для принятия мер заявителю об этом должно быть немедленно сообщено письменно; жалоба берется на контроль.

25. Рассмотрение писем, заявлений и жалоб, взятых на контроль, считается законченным только тогда, когда разрешены поставленные в них вопросы и о принятом решении сообщено заявителю.

Отметка об исполнении делается в регистрационной карточке или журнале.

26. Учет граждан, явившихся на прием, а также решений, принятых по их устным заявлениям, ведется на карточках или в журнале (приложения N 7, 8).

27. При ответах на письма, заявления и жалобы исходящим номером является входящий номер полученного письма, заявления, жалобы.

 

III. Составление, оформление и размножение

служебных документов

 

28. Документы, составляемые на основании законов, указов, постановлений, решений, распоряжений вышестоящих организаций, должны содержать ссылку на них.

29. Проекты постановлений, решений, распоряжений, приказов, инструкций, писем должны быть тщательно отредактированы и напечатаны на бланках установленного образца (приложения N 9 - 14).

В исполкомах сельских, поселковых Советов депутатов трудящихся бланки не употребляются, а на угловом штампе исполкома Государственный герб РСФСР не изображается.

Должностные бланки (председателя, министра, их заместителей и т.д.) применяться не должны.

30. Проект постановления, решения, распоряжения, приказа, инструкции визируется исполнителем, руководителями заинтересованных управлений, отделов, юрисконсультом, заместителями председателя, заместителями министра или руководителя ведомства, ведающими соответствующими вопросами.

К проекту исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.

31. Подписанные постановления, решения, распоряжения, приказы, инструкции передаются на выпуск в управление делами, канцелярию, общий отдел, где они регистрируются в журналах (приложения N 15 - 19); нумерация их ведется отдельно с начала до конца года, а датой выпуска является дата подписи этих документов руководством.

К порядковому номеру распоряжения добавляется буква "р" (например, 25-р).

32. При размножении и рассылке постановлений, решений, распоряжений, приказов, инструкций необходимо исходить из того, чтобы обеспечить своевременное доведение их до соответствующих подведомственных учреждений и организаций, а также до организаций других министерств, ведомств, которых касаются эти документы.

33. На каждом приложении к постановлению, решению, распоряжению, приказу, инструкции в правом верхнем углу первой страницы указывается "Приложение N ___ к ___________ от "__" _________ 19__ г. N ____", а на последующих страницах "Продолжение приложения N ___". (В отдельных случаях может быть гриф - "Утверждено постановлением, распоряжением, приказом от "__" _______ 19__ г. N ____".)

34. Материалы к заседаниям Совета Министров АССР, исполкома, совнархоза, коллегии министерства, ведомства размножаются управлением делами, канцелярией, общим отделом и рассылаются по утвержденному списку.

На заседании ведется протокол, который составляется кратко, с указанием наименования обсуждавшихся вопросов, фамилий выступавших и принятых предложений (приложение N 20).

35. Служебные письма должны быть краткими и ясными (как правило, не превышать двух страниц). В том случае, когда требуется по излагаемому вопросу дать глубокий анализ и обосновать предложения, размер письма не должен превышать пяти страниц.

Письмо должно составляться, как правило, по одному вопросу.

На копии письма ставятся визы исполнителей и других работников, с которыми согласован проект письма. Подпись визирующего должна быть написана разборчиво, с указанием даты.

Внизу слева на оборотной стороне последней страницы письма печатаются фамилия исполнителя и инициалы машинистки.

36. Все письма должны адресоваться не на имя руководителя учреждения, а в само учреждение (например, Совет Министров РСФСР, Владимирский совнархоз, Министерство просвещения РСФСР).

37. Перед текстом письма слева кратко указывается его содержание (заголовок), изложенное одной фразой (не более одной-двух строк). В письмах, содержание которых не превышает 4 - 6 строк, заголовок не указывается.

При ответах на запросы под заголовком в скобках указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

38. В письме, к которому прилагаются какие-либо документы, под текстом после слова "Приложение" указывается наименование и количество листов прилагаемых документов.

39. Служебные документы подписываются:

направляемые в вышестоящие организации, - председателем, министром, руководителем ведомства, а в случае отсутствия - их первыми заместителями;

направляемые в другие организации, - председателем, министром, руководителем ведомства, их заместителями, руководителями структурных подразделений в пределах их компетенции.

40. Телеграммы посылаются в исключительных случаях.

Телеграммы пишутся в двух экземплярах; адресуются они так же, как и письмо, в само учреждение. Отметка об особом виде телеграммы (срочная, молния) делается перед адресом.

Телеграммы должны излагаться кратко, без союзов, предлогов, если при этом не искажается содержание телеграммы. Телеграммы пишутся без переноса слов, без поправок и исправлений. Подпись пишется с новой строки.

41. Служебные документы для печатания на пишущей машинке должны быть написаны ясно, разборчиво и обязательно чернилами.

42. В верхнем левом углу первой страницы рукописи исполнитель указывает количество экземпляров, которое необходимо напечатать, свою фамилию, дату сдачи материала и номер телефона.

В крупных машинописных бюро на материалы, сдаваемые для печатания, рекомендуется заполнять бланки заказа (приложение N 21).

43. Документы печатаются, как правило, на обеих сторонах писчего листа.

 

IV. Контроль за сроками исполнения документов

 

44. Поступающие в учреждения и организации РСФСР законы, указы, постановления, решения, распоряжения, поручения вышестоящих организаций и ходатайства организаций берутся на контроль.

45. Контроль за своевременным исполнением служебных документов организуется в соответствии с установленным в совнархозе, министерстве, ведомстве, Совете Министров АССР, исполкоме порядком.

46. В регистрационной карточке, журнале записывается содержание резолюции, срок исполнения документа, находящегося на контроле, фамилия исполнителя; на документе ставится штамп "Контроль", после чего документ направляется исполнителю, а регистрационная карточка помещается в картотеку по срокам исполнения.

47. При передаче документа, находящегося на контроле, одним исполнителем другому в регистрационной карточке, журнале делается отметка с указанием даты передачи и фамилии исполнителя, которому передан документ для дальнейшего исполнения.

48. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в десятидневный срок.

Если в поручениях руководства срок указывается в днях, то срок исполнения считается со дня поступления документа в структурное подразделение.

49. Об исполнении документа, находящегося на контроле, в журнале или регистрационной карточке записываются необходимые сведения (дата, наименование адресата, фамилия и должность лица, подписавшего ответ), после чего карточка помещается в картотеку в раздел исполненных документов.

 

V. Оформление и отправка исходящей корреспонденции

 

50. Исходящая корреспонденция отправляется управлением делами, канцелярией, общим отделом, секретарем исполкома сельского, поселкового Совета депутатов трудящихся в день ее получения. Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно.

51. Исходящая корреспонденция не регистрируется. На отправляемом документе и его копии проставляется исходящий номер, который, как и входящий номер, состоит из индекса структурного подразделения и номера дела по номенклатуре.

52. Документы, назначение и содержание которых не требуют пояснения, посылаются без препроводительных писем. Дата и исходящий номер на этих документах, если они составлены не на бланках, проставляются ниже подписей, в левом нижнем углу.

53. В тех случаях, когда к исходящему документу прилагается подлинник письма организации, в регистрационной карточке, журнале отмечается дата отправки и наименование адресата.

При отправлении подлинника документа, подлежащего возврату, на первой странице документа ставится штамп "Подлежит возврату".

54. Отправляемые одновременно одному и тому же адресату документы должны быть вложены в один конверт.

55. Документы, посылаемые постоянным корреспондентам, отправляются в конвертах с адресом получателя и адресом отправителя, напечатанными типографским способом.

56. Документы вручаются местным адресатам под расписку в разносной книге (приложение N 22).

57. Разносные книги и реестры на иногороднюю корреспонденцию (заказные, ценные письма) хранятся в течение года.

 

VI. Формирование дел текущего делопроизводства

 

58. В целях установления единой системы формирования дел составляется номенклатура дел (приложение N 23).

Номенклатура дел ежегодно, не позднее декабря текущего года, пересматривается с учетом происшедших изменений и вводится в действие с 1 января нового года.

59. При составлении номенклатуры дел необходимо учитывать все документы, относящиеся к деятельности совнархоза, министерства, ведомства, Совета Министров АССР, исполкома и их структурных подразделений.

В номенклатуре дел должно быть учтено, что документы постоянного хранения формируются в дела отдельно от документов временного хранения.

В случае необходимости документы разного срока хранения по одному и тому же вопросу могут храниться до конца текущего года в одном деле.

60. Номенклатура дел согласовывается с соответствующим архивным органом и утверждается управляющим делами, руководителем канцелярии, заведующим общим отделом, руководителем структурного подразделения, председателем исполкома сельского, поселкового Совета депутатов трудящихся.

61. Типовые номенклатуры для определенной системы (группы) учреждений и организаций совнархоза, министерства, ведомства согласовываются с соответствующим архивным органом и утверждаются руководством совнархоза, министерства, ведомства.

62. Документы, исполненные и списанные "В дело", формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом:

а) проверяется правильность отнесения документов в то или иное дело;

б) устанавливается последовательность группировки документов внутри дела по принятой системе;

в) изымаются лишние дубликаты и черновики документов, а также удаляются скрепки и булавки.

Неисполненные документы подшивать в дела запрещается.

63. Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если документов больше, то заводится второй том дела.

 

VII. Хранение документов

 

64. Поступившие в совнархоз, министерство, ведомство, Совет Министров АССР, исполком законы, постановления, распоряжения, решения, копии документов, направленных в вышестоящие организации, приказы, инструкции, протоколы заседаний хранятся в управлении делами, канцелярии, общем отделе, у секретаря исполкома сельского, поселкового Совета депутатов трудящихся.

65. При централизованной системе делопроизводства все документы хранятся в управлении делами, канцелярии, общем отделе.

Письма, заявления и жалобы граждан могут храниться в приемной.

66. Управление делами, канцелярия, общий отдел (юридический отдел) по указанию руководства знакомит работников аппарата со всеми законами, указами, постановлениями, распоряжениями, решениями, приказами, инструкциями, полученными из вышестоящих органов.

Лицо, ознакомившееся с документом, расписывается на бланке, приобщенном к этому документу, или на самом документе. После исполнения или ознакомления документ возвращается в управление делами, канцелярию (юридический отдел), общий отдел.

67. Дела хранятся в шкафах в вертикальном положении; в каждом шкафу должен быть перечень хранящихся в нем дел; на корешках обложек (папок) должны быть указаны цифровые обозначения дел.

68. Дела выдаются для служебного пользования работникам под расписку.

69. Работники хранят у себя только документы, находящиеся у них на исполнении.

70. Документы находятся в делах текущего делопроизводства в течение года, после чего сдаются в архив.

71. Порядок отбора документов на хранение и уничтожение определяется правилами и инструкциями Главного архивного управления при Совете Министров СССР и архивного управления Министерства внутренних дел РСФСР. Сроки хранения документов определяются перечнями, которые разрабатываются и утверждаются в установленном порядке.

72. Отобранные к уничтожению документы, а также черновики и лишние экземпляры измельчаются и передаются на переработку.