МИНИСТЕРСТВО КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА РСФСР
ПРИКАЗ
от 12 января 1971 г. N 13
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ "ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ И
ПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВОМ БЮРО ТЕХНИЧЕСКОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ"
Утверждаю разработанную Республиканским
бюро технической инвентаризации Министерства "Инструкцию о порядке
хранения и пользования архивом бюро технической инвентаризации".
Приказываю:
1. Министрам коммунального хозяйства
АССР, начальникам управлений коммунального хозяйства край(обл)исполкомов,
начальникам управлений жилищного хозяйства Московского, Калининского,
Ростовского облисполкомов и Алтайского крайисполкома, начальникам бюро
технической инвентаризации Мосгорисполкома и Ленгорисполкома ввести в действие
вышеуказанную Инструкцию во всех подведомственных бюро (группах) технической
инвентаризации.
2. Производственному предприятию
"Оргмашучет" (т. Бычков М.В.) до 1 апреля 1971 года издать
"Инструкцию о порядке хранения и пользования архивом бюро технической
инвентаризации" тиражом 5 тыс. экземпляров и разослать наложенным платежом
по разнарядке Республиканского бюро технической инвентаризации МКХ РСФСР.
Заместитель Министра
С.ИОНОВ
Согласовано
Заведующий архивом МКХ РСФСР
А.ФЕЛЬЦМАН
4 января 1971 года
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ И ПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВОМ БЮРО
ТЕХНИЧЕСКОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
§ 1. Архив бюро технической
инвентаризации предназначается для хранения учетно-оценочной и
правоустанавливающей документации на объекты основных фондов
жилищно-коммунального хозяйства.
§ 2. В целях обеспечения сохранности
документации помещение архива должно быть изолированным, сухим и безопасным в
противопожарном отношении. Оконные проемы архивохранилищ, расположенных ниже
3-го этажа, заделываются металлическими решетками. Входные двери целесообразно
обивать железом с устройством запоров, а по окончании рабочего дня помещение
архива опечатывать.
§ 3. Для размещения документации
помещение архива оборудуется стеллажами с ячейками, высота которых должна
обеспечивать вертикальное хранение дел (приложение N 1 - не приводится).
Для хранения алфавитной и статистической
карточек в помещении архива устанавливаются специально изготовленные шкафы или
столы с ящиками (приложение N 2 - не приводится).
§ 4. Ответственность за сохранность
материалов, находящихся в архивохранилище, несут начальник бюро и техник
архива, а там, где их не имеется, уполномоченное лицо.
§ 5. Архивохранилище обеспечивается:
- переносной лестницей-стремянкой в целях
безопасной работы на верхних стеллажах;
- пылесосом для удаления пыли;
- рабочим халатом для техника архива.
<...>
дело и правоустанавливающая документация,
статистическая карточка на строение, алфавитная карточка на владельца)
погашенные по причине сноса, пожара или другого стихийного бедствия, в случае
прекращения права пользования земельным участком, хранятся в архиве 3 года.
По истечении этого срока, исчисляемого с
момента сноса или стихийного бедствия, основные показатели инвентаризационного
дела записываются в книгу учета уничтоженных дел (Приложение 3).
При этом в графе 4 книги указываются все
адреса, которые в свое время были присвоены строению.
Материалы инвентаризации на
ликвидированные по различным причинам объекты внешнего благоустройства, инженерные
сети и сооружения хранятся так же 3 года, после чего уничтожаются.
На отобранные к уничтожению материалы
составляется акт комиссией, назначаемой начальником бюро, которая одновременно
определяет способ уничтожения документации.
III. ПОРЯДОК
ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ
§ 9. Хранящиеся в архиве материалы должны
быть оформлены в установленном порядке, заключены в твердые папки, сшиты и
пронумерованы. Планы больших форматов сброшюровываются и хранятся отдельно. На
каждом из них проставляется инвентарный номер того дела, к которому они
относятся. Металлическое скрепление документов не допускается.
§ 10. Инвентарное дело на строение
разделяется на три отдельно сброшюрованные в обложки группы документов. К
первой группе следует относить материалы, составленные в результате последней
инвентаризации, расположив их в деле в такой последовательности:
- технический паспорт или
инвентаризационная форма 1-"У" на строение;
- план земельного участка;
- инвентаризационная форма
2-"С" на основное строение;
- поэтажный план основного строения;
- экспликация к поэтажному плану.
Во вторую группу относятся все
правоустанавливающие документы или копии с них, сброшюрованные в
хронологическом порядке.
В третью группу - абриса, журналы
подсчета площадей, технические документы, составленные в результате
предшествующих обследований (инвентаризации), расположенные в указанной выше
последовательности. Документы, утратившие значение в связи с заменой их новыми, должны содержать отметку "Погашено. Дата.
Подпись".
Нумерация документов ведется
самостоятельно по каждой группе.
§ 11. Поступающие в архив материалы на
домовый фонд, объекты внешнего благоустройства и инженерные сети регистрируются
в инвентарных книгах соответственно по прилагаемым формам (Приложение 4 и 5).
Книги пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью.
§ 12. Инвентарная книга на домовый фонд
первоначально заполняется в порядке существующей в архиве комплектации дел в
алфавитном порядке наименования улиц или поквартально в целом по каждому городу
(поселку) без разграничения их по фондам. В дальнейшем инвентарные номера делам
присваиваются нарастающим итогом по мере их поступления. Присвоенный
инвентарный номер проставляется в верхнем левом углу обложки дела. Номер, в
зависимости от метода группировки дел, состоит:
а) для дел, хранящихся в алфавитном
порядке наименования улиц - из порядкового номера по инвентарной книге;
б) для дел,
группируемых по кварталам - из дробного номера, числитель которого -
инвентарный номер, знаменатель - номер города (района города), поселка
(присвоенного условно), номер квартала и папки.
75
Например: ------- означает, что дело
зарегистрировано в
1-115-6
инвентарной книге
за N 75, строение находится в
г. Бийске
(условно - 1),
квартала 115, дело хранится в 6 папке.
§ 13. Инвентарные номера на материалы
объектов внешнего благоустройства и инженерных сетей присваиваются в
соответствии с порядковой записью в инвентарной книге.
§ 14. Инвентаризационно-технические дела
на строения отыскиваются в архиве по инвентарному номеру, который указывается в
статистической или алфавитной карточке, а дела на объекты внешнего
благоустройства и инженерные сети по инвентарному номеру, указанному в алфавите
наименования объектов (Приложение N 9).
§ 15. Инвентарные дела, погашенные по
основаниям указанным в § 8, исключаются из инвентарной книги по данным
обследований. При этом в примечании инвентарной книги делается запись,
объясняющая причину погашения дела.
§ 16. При разделе одного домовладения на
два или несколько самостоятельных с обособленными участками, за одним из них
сохраняется прежний инвентарный номер, а выделяемым присваиваются новые
инвентарные номера в порядке поступления их в архив.
Документы на общее домовладение
погашаются и оставляются в деле, которому сохранен прежний инвентарный номер.
IV. ВЕДЕНИЕ
СТАТИСТИЧЕСКОЙ И АЛФАВИТНОЙ КАРТОТЕК
§ 17. Статистические карточки
составляются исполнителем работ на каждое учтенное основное строение и вместе с
инвентарным делом сдаются в архив.
По каждому городу (поселку) карточки
хранятся в отдельных ящиках с расположением их по фондам принадлежности и в
алфавитном порядке наименования улиц, переулков и т.д.
§ 18. Алфавитная картотека составляется
на всех домовладельцев строений и предназначается для отыскания дела в случае,
когда местонахождения строения заранее неизвестно.
§ 19. Алфавитные карточки в целом по
обслуживаемым городам и поселкам размещаются в ящиках в алфавитном порядке
наименования владельцев. На лицевой стороне ящика делается надпись с указанием
начальных букв наименования владельца.
§ 20. Алфавитные и статистические
карточки по снесенным строениям (§ 8), а также алфавитные карточки выбывших
владельцев погашаются с указанием даты и основания погашения, изымаются из
действующей картотеки и хранятся в течение 3 лет отдельно в том же порядке.
V. ВЫДАЧА И ВОЗВРАТ
ДЕЛ И ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ АРХИВА
§ 21. Инвентарные дела выдаются
определенному кругу лиц, по усмотрению руководства бюро. Виновные в утрате или
порче материалов обязаны возместить их стоимость восстановления.
§ 22. На каждое инвентарное дело ведется
карточка учета выдачи и возврата материалов. Карточка на материалы домового
фонда (Приложение N 6) хранится в деле, а при выдаче - оставляется на месте его
хранения.
Кроме этого ведется журнал учета выданных
дел по бригадам или отдельным исполнителям (Приложение N 7).
Карточки на материалы благоустройства и
инженерные сети (Приложение 8) хранятся аналогично карточкам на материалы
домового фонда, а на выданные дела - в специальном ящике в алфавитном порядке
наименования улиц (переулков).
§ 23. Периодически, но не реже одного
раза в год, а также при замещении должности техника архива, по распоряжению
начальника бюро производится инвентаризация, в результате которой выявляется
наличие и полнота дел, имеющихся в архивохранилище; учитываются пришедшие в
ветхое состояние документы и намечаются сроки их обновления.
На 1 января каждого года под последней
регистрацией в инвентарной книге делается запись, свидетельствующая о
количестве дел, хранящихся в архиве.
Начальник Республиканского бюро
технической инвентаризации МКХ РСФСР
С.ЛИТВИНЧЕВ
Приложение N 6
КАРТОЧКА УЧЕТА ВЫДАЧИ И ВОЗВРАТА
ИНВЕНТАРНОГО ДЕЛА НА ДОМОВЛАДЕНИЕ
Адрес: гор. (пос.) _____________________
ул. (пер.) ______________________
дом N _______
|
Дата выдачи
|
Кому выдано
|
Подпись лица,
получившего
дело
|
Дата возврата
|
Подпись
лица,
принявшего
дело в архив
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
Оборотная сторона карточки
|
I группа
|
II группа
|
III группа
|
|
N
п/п
|
наимено-
вание до-
кументов
|
кол-во
листов
|
N
п/п
|
наименова-
ние доку-
ментов
|
кол-во
листов
|
N
п/п
|
наименова-
ние доку-
ментов
|
кол-во
листов
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Составлена "___" _________ 19__ г.
Техник архива
Приложение N 7
ЖУРНАЛ УЧЕТА ВЫДАЧИ И ВОЗВРАТА ИНВЕНТАРНЫХ ДЕЛ
Бригадир Сидоров Н.Д.
________________________________
(наименование подотчетного лица)
197... год
┌───────────┬─────────────┬─────────────┬────────┬───────────────┐
│Дата
выдачи│ Инвентарный │Подпись лица,│ Дата │
Подпись лица, │
│ дела
│ номер │ получившего │возврата│принявшего
дело│
│ │ │ дело
│ │ в архив
│
├───────────┼─────────────┼─────────────┼────────┼───────────────┤
│ │ 75
│ │ │ │
│12-I │------- │ Н. Сидоров │ 15-II
│ А. Валуева │
│ │1-115-6 │ │ │ │
├───────────┼─────────────┼─────────────┼────────┼───────────────┤
│ │ 112
│ │ │ │
│20-I │-------- │ Н. Сидоров │ 10-III │ А. Валуева
│
│ │1-115-10 │ │ │ │
├───────────┼─────────────┼─────────────┼────────┼───────────────┤
│ │ 110
│ │ │ │
│1-II │-------- │ Н. Сидоров │ 15-IV
│ А. Валуева │
│ │1-115-12 │ │ │ │
└───────────┴─────────────┴─────────────┴────────┴───────────────┘
Приложение N 8
КАРТОЧКА
УЧЕТА ВЫДАЧИ И ВОЗВРАТА ИНВЕНТАРНОГО ДЕЛА НА
МАТЕРИАЛЫ
БЛАГОУСТРОЙСТВА И ИНЖЕНЕРНЫЕ СЕТИ
Адрес: гор.
_________________ ул. ____________________________
Объект _________________________
|
Дата выдачи
|
Кому выдано
|
Подпись лица,
получившего
дело
|
Дата возврата
|
Подпись
лица,
принявшего
дело в архив
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
Оборотная сторона карточки
|
N
п/п
|
Наименование
документов
|
Кол-во листов
|
N
п/п
|
Наименование
документов
|
Кол-во листов
|
Составлена "___" _________ 19__ г.
Техник архива
Приложение N 9
АЛФАВИТ
НАИМЕНОВАНИЯ ОБЪЕКТОВ ВНЕШНЕГО БЛАГОУСТРОЙСТВА
И ИНЖЕНЕРНЫХ СЕТЕЙ
|
Инвентарный
номер
|
Наименование
объекта (улица, переулок, площадь,
квартал, парк и т.д.)
|
|
|
|