Утверждены
Заместителем Министра
юстиции СССР
27 февраля 1978 г. N К-3-120
Согласованы
с Главархивом СССР
УСЛОВИЯ
ХРАНЕНИЯ КНИГ РЕГИСТРАЦИИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО
СОСТОЯНИЯ И МЕТРИЧЕСКИХ КНИГ В ОРГАНАХ ЗАГСА, А ТАКЖЕ
ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ЭТИХ КНИГ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ
НА ХРАНЕНИЕ
I. Место хранения и
учет книг регистрации актов
гражданского состояния и метрических книг в
органах ЗАГСа
1.1. Записи актов гражданского состояния
подбираются и брошюруются в книги в хронологическом порядке тем органом ЗАГСа, на хранении которого находятся эти записи, по
районам (городам), а внутри района в алфавитном порядке - по сельским и
поселковым Советам народных депутатов.
Книги регистрации актов гражданского
состояния составляются в двух экземплярах, в одном из которых помещаются первые
экземпляры, а в другом - вторые экземпляры записей актов гражданского
состояния.
В каждой из книг сосредоточиваются от 250
до 300 листов записи одного вида актов гражданского состояния в пределах
календарного года. Если в течение года записей одного вида окажется мало,
допускается объединение книг регистрации актов за несколько лет.
1.2. Первые экземпляры книг регистрации
актов гражданского состояния, составленных на территории данного района
(города), в том числе исполнительными комитетами сельских (поселковых) Советов
народных депутатов, а также и метрических книг, хранятся в архиве отдела (бюро)
ЗАГСа исполнительного комитета районного (городского)
Совета народных депутатов.
Вторые экземпляры
книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг, составленных
на территории данной республики, края, области, города (городов республиканского
подчинения) хранятся в республиканском, краевом, областном, городском (городов
республиканского подчинения) архиве ЗАГСа.
Метрические книги систематизируются и
раскладываются в хранилищах архива по видам записей в хронологическом порядке
по бывшим учреждениям религиозного культа.
1.3. Первые экземпляры записей актов
гражданского состояния вместе с документами, послужившими основанием для
регистрации, поступившие из Министерства иностранных дел СССР, хранятся в
архиве отдела ЗАГСа исполнительного комитета
Московского городского Совета народных депутатов, а вторые экземпляры - в
архиве отдела ЗАГСа исполнительного комитета
Московского областного Совета народных депутатов.
1.4. Метрические книги бывших русских
консульских учреждений за границей (до 1916 г.) хранятся в архиве отдела ЗАГСа исполнительного комитета Ленинградского городского
Совета народных депутатов.
Метрические книги и
книги регистрации актов гражданского состояния, составленные до установления
советской власти консульскими учреждениями буржуазных Латвии, Литвы и Эстонии,
хранятся в архиве соответствующего республиканского управления ЗАГСа при Министерстве юстиции союзной республики.
Метрические книги русских церквей в
Манчжурии за период с 1901 по 1921 год хранятся в архиве отдела ЗАГСа исполнительного Комитета Приморского краевого Совета
народных депутатов.
Метрические книги армянских церквей
Карской области и Сурмалинского уезда дореволюционной
России хранятся в архиве Республиканского управления ЗАГСа
при Министерстве юстиции Армянской ССР.
Первые экземпляры
метрических книг полковых церквей, кирх, костелов, мечетей и синагог,
составленных на территории данного района (города), хранятся в архиве отдела
(бюро) ЗАГСа исполнительного комитета районного
(городского) Совета народных депутатов, вторые экземпляры - в республиканском,
краевом, областном, городском (городов республиканского подчинения) архиве ЗАГСа.
1.5. Книги регистрации актов гражданского
состояния в обязательном порядке переплетаются и пронумеровываются простым
черным карандашом.
Каждая книга регистрации актов
гражданского состояния начинается соответствующим заглавным листом по
утвержденной форме <1>.
--------------------------------
<1> Форма заглавного листа
прилагается - Приложение N 1.
После заглавного листа оформляется
оглавление книги согласно Приложению <2>. В оглавлении в алфавитном
порядке указываются наименования районов, городов, сельских, поселковых
Советов, по которым составлены записи актов гражданского состояния, и номера
листов книги, где находятся записи, составленные органами ЗАГСа
этих районов, городов, исполкомами сельских, поселковых Советов.
--------------------------------
<2> Форма оглавления книги
прилагается - Приложение N 2.
На корешке книги вверху указывается
условный знак вида записи акта гражданского состояния <3>, начальные и
конечные даты составления записей, номер книги по порядку в соответствии с
описью, наименование районов (городов), по которым составлены записи.
--------------------------------
<3> Условные знаки прилагаются -
приложение N 3 (не приводится).
В конце книги на отдельном чистом листе
делается заверительная надпись, в которой указывается
цифрами и прописью количество пронумерованных листов книги.
Заверительная надпись должна быть подписана заведующим отделом (бюро) ЗАГСа или заведующим архивом ЗАГСа
и скреплена печатью. После окончательного оформления книги ее заносят в журнал учета книг регистрации актов гражданского состояния и
метрических книг <4>.
--------------------------------
<4> Журнал учета книг прилагается -
приложение N 4 (не приводится).
1.6. Отделы (бюро) ЗАГСа
исполкомов районных (городских) Советов народных депутатов, а также
исполнительные комитеты сельских, поселковых Советов народных депутатов,
составив запись акта гражданского состояния о рождении, о смерти, о регистрации
брака и о расторжении брака, в обязательном порядке заполняют на каждую запись
карточку в двух экземплярах <5>.
--------------------------------
<5> Формы карточек прилагаются -
приложения N 5, 6, 7, 8 (не приводятся).
Один экземпляр
карточки хранится в отделе (бюро) ЗАГСа исполкома
районного (городского) Совета народных депутатов, а другой передается в
республиканский, краевой, областной, городской (городов республиканского
подчинения) архив ЗАГСа вместе со вторыми
экземплярами актовых записей.
Карточки используются для составления
алфавитной картотеки в целом по району, городу, области, краю, республике.
На записи актов
гражданского состояния об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства,
о перемене фамилии, имени и отчества в отделе (бюро) ЗАГСа
исполкома районного (городского) Совета народных депутатов и в республиканских,
краевых, областных, городских (городов республиканского подчинения) архивах ЗАГСа ведутся алфавитные книги <1>.
--------------------------------
<1> В
алфавитной книге указывается фамилия, имя и отчество лица (лиц), на которого
составлена актовая запись, номер актовой записи и дата регистрации.
1.7. В целях обеспечения
сохранности книг регистрации актов гражданского состояния и метрических
книг может производиться их микрофильмирование.
II. Сроки хранения
книг регистрации актов гражданского
состояния и метрических книг, а также порядок
их передачи в государственный архив
2.1. Книги регистрации актов гражданского
состояния и метрические книги хранятся в отделах (бюро) ЗАГСа
исполнительных комитетов районных (городских) Советов народных депутатов и
архивах ЗАГСа в течение 75 лет со времени их
составления.
По истечении 75 лет
первые экземпляры книг регистрации актов гражданского состояния и метрических
книг отделами (бюро) записи актов гражданского состояния исполнительного
комитета районного (городского) Совета народных депутатов передаются в
республиканский, краевой, областной, городской (городов республиканского подчинения)
архив ЗАГСа.
Архив ЗАГСа
дополняет книги недостающими записями, а также заменяет неисправимо
поврежденные записи из книг, имеющихся в архиве ЗАГСа,
и после оформления книг согласно основным положениям Единой государственной
системы делопроизводства (ЕГСД) передает их на хранение в государственный
архив.
2.2. Республиканские,
краевые, областные, городские (городов республиканского подчинения) архивы ЗАГСа сдают в государственный архив книги регистрации актов
гражданского состояния и метрические книги по описи утвержденной формы
<2> и оформляют сдачу актом по утвержденной форме <3>.
--------------------------------
<2> Форма описи прилагается -
приложение N 9 (не приводится).
<3> Форма акта сдачи книг
прилагается - приложение N 10 (не приводится).
Опись документальных материалов
постоянного хранения составляется в четырех экземплярах и утверждается
председателем экспертно-проверочной комиссии.
Акт о сдаче материалов в государственный
архив составляется в двух экземплярах.
Три экземпляра описи и один экземпляр
акта остаются в государственном архиве, четвертый экземпляр описи вместе со
вторым экземпляром акта возвращаются в архив ЗАГСа.
Книги регистрации актов гражданского
состояния и метрические книги должны быть доставлены в государственный архив
средствами архива ЗАГСа.
2.3. После передачи книг регистрации
актов гражданского состояния и метрических книг в государственный архив
оставшиеся вторые экземпляры указанных книг в архивах ЗАГСа
подлежат уничтожению. Акт о выделении к уничтожению книг регистрации актов
гражданского состояния и метрических книг утверждается заведующим
республиканским управлением ЗАГСа, заведующим отделом
ЗАГСа Совета Министров АССР, исполкома краевого,
областного, городского (городов республиканского подчинения) Совета народных депутатов.
2.4. При обращении граждан в архив ЗАГСа по вопросу выдачи повторного свидетельства в тех
случаях, когда запись акта гражданского состояния уже передана на хранение в
государственный архив, архив ЗАГСа запрашивает из
государственного архива соответствующую копию записи акта гражданского
состояния, на основании которой выписывается свидетельство и выдается
заявителю.
2.5. Внесение
изменений, дополнений и исправлений в записи актов гражданского состояния,
находящиеся на хранении в государственном архиве, производится архивом ЗАГСа в соответствии с Основными положениями, определяющими
порядок изменения, восстановления и аннулирования записей актов гражданского
состояния, порядок и сроки хранения актовых книг, утвержденными Постановлением
Совета Министров СССР от 10 декабря 1976 г. N 1006.
III. Оборудование
архивов органов ЗАГСа
3.1. Для обеспечения сохранности книг
регистрации актов гражданского состояния, а также метрических книг и создания
необходимых условий для работы над ними архиву ЗАГСа
предоставляется специально оборудованное для этого помещение.
Помещение архива должно быть
изолированным от других помещений и санитарно-технических коммуникаций, сухим и
гарантированным от затопления.
Хранилища книг регистрации актов
гражданского состояния и метрических книг отделяются от рабочих комнат архива.
Окна первого этажа архивохранилища заделываются металлическими решетками.
Установка печей и дымоходов в помещениях
архивохранилищ не допускается.
В качестве искусственного освещения
разрешается только электрическое.
Помещения, отведенные под
архивохранилища, должны отвечать действующим противопожарным нормам.
Использование в качестве архивохранилищ
чердачных и неприспособленных для хранения архивных материалов подвальных
помещений не разрешается.
При отсутствии специального помещения для
архива отдела (бюро) ЗАГСа исполнительного комитета
районного (городского) Совета народных депутатов книги
регистрации актов гражданского состояния и метрические книги должны
храниться в металлических шкафах.
3.2. Документы, покрытые плесенью,
изолируются и направляются на дезинфекцию. Полки, на которых хранились
пострадавшие материалы, и близкие к стеллажам площади стен промываются 3%
раствором формалина и высушиваются.
3.3. Архивохранилища оборудуются
металлическими стеллажами. Стеллажи устанавливаются на расстоянии 10 - 15 см от
стен; если торцы стеллажей примыкают к стенам, устанавливаются ограничители, не
допускающие укладку книг регистрации актов гражданского состояния вплотную к
стене. Расстояние от пола до нижней полки стеллажа должно
быть 10 - 15 см. Высота стеллажа - 2,2 метра, расстояние между полками - 40 см.
Ширина главных проходов между стеллажами может достигать 1 - 1,2 м, остальных
проходов - 70 - 80 см. Для уменьшения влияния света на архивные книги стеллажи рекомендуется
устанавливать перпендикулярно стенам в простенках между оконными проемами.
Для экономии площади архивохранилищ
рекомендуется применять передвижные металлические стеллажи.
IV. Режим хранения
книг регистрации актов гражданского
состояния и метрических книг в архивах органов ЗАГСа
4.1. В помещении архива устанавливается
специальный режим хранения, т.е. определенные технические и
санитарно-гигиенические условия, обеспечивающие наилучшую сохранность книг
регистрации актов гражданского состояния и метрических книг, а также
необходимые условия работы с ними.
4.2. В архивохранилищах рекомендуется
поддерживать постоянную температуру в пределах от +14 до +20 °C, относительную
влажность воздуха от 50 до 60%.
Для контроля за температурой и влажностью
воздуха в архивохранилище устанавливаются термометры и гигрометры или
психрометры, согласно показаниям которых принимаются
меры к обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха.
4.3. Для предохранения архивохранилищ от
пыли необходимо:
а) обеспечить максимальную герметичность
архивохранилищ и оборудовать вентиляционную систему противопыльными
фильтрами;
б) регулярно обеспыливать материалы
пылесосом и практиковать влажную уборку с применением 1% раствора формалина,
производить влажную уборку пола не менее одного раза в неделю;
в) при проветривании архивохранилищ окна
и форточки затягивать марлей, смоченной 50% раствором глицерина и тщательно
отжатой;
г) для тщательной обработки помещения
архива ежемесячно устанавливается один санитарный день.
4.4. В помещениях архива запрещено
курение, применение нагревательных электроприборов и хранение посторонних
предметов.
4.5. Дверь в архивохранилище в нерабочее
время закрывается, опечатывается или пломбируется. Печать или пломбир хранится
у заведующего архивом ЗАГСа или сотрудника,
ответственного за архив; архив открывается и закрывается в их присутствии; в
обязательном порядке обеспечивается внешняя охрана архива (сторож,
сигнализация).
4.6. Вход в помещение архивохранилища и
ознакомление с записями в книгах регистрации актов гражданского состояния и
метрических книгах посторонним лицам запрещается.
4.7. В случае пожара, наводнения или
другого стихийного бедствия, а также при обнаружении злоумышленного
проникновения в архив посторонних лиц составляется акт с участием
представителей соответствующих органов (пожарной охраны, внутренних дел,
технического надзора, государственного архива и т.д.) и принимаются меры к
охране архивных материалов.
4.8. Обеспечение
надлежащих условий хранения книг регистрации актов гражданского состояния и
метрических книг в архивах отделов (бюро) ЗАГСа
исполнительных комитетов районных (городских) Советов народных депутатов, в
краевых, областных, городских (городов республиканского подчинения) архивах ЗАГСа возлагается на исполнительные комитеты
соответствующих Советов народных депутатов, в республиканских архивах ЗАГСа - на Советы Министров автономных республик, а в
союзных республиках, не имеющих областного деления, - на министерства
юстиции союзных республик.
4.9. Настоящие Условия хранения
книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг в
органах ЗАГСа, а также порядок передачи этих книг в
государственный архив на хранение вступают в силу с 1 января 1979 г.
Приложение N 1
____________________________
наименование
____________________________
органа ЗАГСа
КНИГА
регистрации актов о
________________________
за 19__ год
Начата
"__" ______________ 19__ г.
Окончена
"__" ______________ 19__ г.
Записи актов
с N ___________ по N
__________
Количество листов
___________
Отсутствуют записи актов N
_________
_____________________________
Приложение N 2
ФОРМА ОГЛАВЛЕНИЯ КНИГИ
|
N
п/п
|
Наименование
районов, городов,
сельских, поселковых Советов народных
депутатов в алфавитном порядке, по
которым составлены записи актов
гражданского состояния
|
Номера
записей
(с N _____
по N _____)
|
Номера
листов
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|