Утверждена
Приказом
Министерства культуры СССР
от 18 июля 1978 г. N 521
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ИСКЛЮЧЕНИЯ УСТАРЕВШИХ ПО
СОДЕРЖАНИЮ
И ВЕТХИХ ИЗДАНИЙ И МАТЕРИАЛОВ ИЗ
БИБЛИОТЕЧНЫХ
И СПРАВОЧНО - ИНФОРМАЦИОННЫХ ФОНДОВ <*>
--------------------------------
<*> На библиотеки - депозитарии
действие настоящей Инструкции распространяется только в части исключения
многоэкземплярной устаревшей литературы.
С утверждением настоящей Инструкции ранее
действовавшая Инструкция Министерства культуры СССР от 2 февраля 1960 г.
утрачивает силу.
I. Общие положения
1.1. Библиотечный фонд должен состоять из
произведений печати и материалов, ценных в идейно - политическом, научном,
производственном, информационном и художественном отношениях, способствующих
активной пропаганде политики КПСС и Советского государства, коммунистическому
воспитанию и образованию советских людей, повышению их профессионального и
культурного уровня, ускорению научно - технического прогресса. Постоянное
изучение библиотечных фондов, своевременное выявление устаревших по содержанию
и ветхих изданий и оперативное исключение их содействует улучшению состава
фондов, является обязательным для всех библиотек вне зависимости от их
ведомственной принадлежности.
1.2. Исключение устаревших по содержанию
и ветхих изданий и материалов производится не реже одного раза в год.
1.3. Руководители
(директора, заведующие) универсальных, научно - технических, научных
медицинских, сельскохозяйственных, академических и других библиотек союзного,
республиканского, республиканского (АССР), краевого, областного значения, а
также централизованных библиотечных систем Министерства культуры СССР имеют
право самостоятельно производить исключение устаревших изданий и материалов в
соответствии с основными положениями настоящей Инструкции, а также оставлять в
фондах библиотеки в соответствии с ее профилем один или несколько экземпляров
устаревшего издания, содержащего фактические, исторические и другие
данные, необходимые для научной работы.
1.4. Руководители
(директора, заведующие) библиотек и справочно - информационных фондов
предприятий, научно - исследовательских институтов, учебных заведений,
учреждений, общественных и других организаций производят исключение устаревшей
литературы на основе акта, утвержденного руководством предприятия, научно -
исследовательского института, учебного заведения, учреждения, организации.
1.5. Руководители самостоятельных
городских, районных, сельских и детских библиотек системы Министерства культуры
СССР производят исключение устаревшей литературы на основе акта, утвержденного
соответствующим отделом культуры.
1.6. Руководители библиотек,
централизованных систем и библиотек - филиалов несут персональную
ответственность за правильность и своевременность исключения из библиотечных
фондов устаревшей по содержанию и ветхой литературы.
1.7. Контроль за
исключением литературы из библиотечных фондов осуществляют министерства,
ведомства и общественные организации, имеющие сеть библиотек, и их органы на
местах.
II. Критерии отбора
устаревшей по содержанию
и ветхой литературы для исключения из библиотечных
и справочно - информационных фондов
2.1. Устаревшими по содержанию считаются
издания и материалы, утратившие свою политическую актуальность, научную и
производственную ценность.
2.2. К указанным изданиям и материалам
относятся:
2.2.1. Научная, научно - популярная,
производственная, учебная и справочная техническая литература, устаревшая в
научном и производственном отношении и не пригодная для научного и
практического использования; устаревшие методические разработки, памятки,
программы, учебники; отмененные нормы; устаревшие правила технической
эксплуатации, прейскуранты, производственные инструкции, ценники, различная
техническая документация и т.д.; ГОСТы, ОСТы и РСТ, не включенные в ежегодные
указатели "Государственные стандарты СССР" и "Отраслевые и
республиканские стандарты".
Примечание. Если в новом издании
технической литературы отсутствуют важные сведения (схемы, чертежи, таблицы,
иллюстрации и т.д.), имеющиеся в предыдущих изданиях, и они пользуются
читательским спросом, их не следует исключать из фонда библиотеки.
2.2.2. Научно -
популярная литература по экономике промышленности и народному хозяйству СССР в
целом, вышедшая в свет до сентябрьского (1965 г.) Пленума ЦК КПСС: книги и
брошюры по планированию, материальному стимулированию, распределению прибыли,
образованию фондов государственных предприятий, оплате труда, социальному
обеспечению и социальному страхованию, вопросам народнохозяйственного
планирования и другая литература по этой проблематике, содержащая устаревшие
рекомендации.
2.2.3. Научно - популярная литература по
экономике сельского хозяйства и сельскохозяйственному производству, изданная до
мартовского (1965 г.) Пленума ЦК КПСС, излагающая устаревшие рекомендации и
ошибочные положения по ведению хозяйства, оплате труда колхозников и рабочих
совхозов, их социальному обеспечению и социальному страхованию.
2.2.4. Брошюры, буклеты, листовки и
другие материалы о передовом производственном опыте, как правило, по истечении
пяти лет после их выхода из печати.
2.2.5. Популярные издания по естественным
наукам, медицине, если имеются издания, характеризующие тему, проблему с новых,
более современных научных позиций.
2.2.6. Специальные виды научно -
технической литературы и документации, а также отдельные виды информационных
изданий, имеющие указания на определенный срок хранения в справочно -
информационных фондах, - по истечении сроков хранения.
Информационные издания и материалы,
выпускаемые межотраслевыми территориальными центрами информации и пропаганды:
информационные листки, перфокарты "Местный опыт" - после трех лет
хранения.
2.2.7. Учебники и
учебные пособия для средних школ, не рекомендованные Министерством просвещения
СССР и министерствами просвещения союзных республик на предстоящий учебный год
и не включенные в ежегодный "Список учебников, подлежащих покупке" и
в "Перечень стабильных учебников, дидактических материалов и пособий по
факультативным курсам для пополнения школьных библиотечных фондов к предстоящему
учебному году".
2.2.8. Справочники и материалы для
поступающих в высшие и средние специальные учебные заведения СССР - после
выхода новых изданий.
2.2.9. Старые издания учебников и учебных
пособий для высших и средних специальных учебных заведений, не пользующиеся
читательским спросом, - после выхода в свет дополненных и переработанных
изданий.
2.2.10. Инструкции,
наставления, памятки, положения, руководства, уставы, учебники, учебно -
методические пособия и другая массовая литература по военному делу, издания и
материалы по вопросам гражданской обороны, работы ДОСААФ, обществ
"Красного Креста" и "Красного Полумесяца", утратившие свое
практическое значение.
2.2.11. Литература и материалы,
выпущенные в помощь партийной и комсомольской учебе, политическому и
экономическому образованию трудящихся (учебники и учебные пособия, словари и
справочники, издания, комментирующие отдельные работы основоположников марксизма
- ленинизма, методические разработки и программы, записные книжки и т.п.), -
после выхода новых дополненных и переработанных изданий.
2.2.12. Массовая политическая литература
и материалы, утратившие актуальность, научную и историческую значимость.
2.2.13. Научно - популярная литература по
философии, психологии, атеизму, изданная до 70-х годов, содержащая устаревшие
данные и не раскрывающая последних достижений в развитии этих наук.
2.2.14. Научно - популярные издания и
материалы историко - партийной тематики, изданные до 1965 г.; популярные книги
и брошюры по научному коммунизму, вышедшие до 1971 г.; краткие биографические
очерки о жизни и деятельности В.И. Ленина, изданные до 1970 г.
2.2.15. Ежегодные
издания: календарь - справочник "Коммунист", "Книжка партийного
активиста", "Спутник партгрупорга" и т.п. - после выхода и
поступления новых изданий.
2.2.16. Научно - популярная, очерковая и
справочная литература по вопросам внешней политики СССР и международного
положения, изданная до 1971 г.; по проблемам мирового коммунистического
движения - до 1969 г.; о зарубежных странах - до 1965 г.; литература об
отдельных зарубежных странах, изданная после 1965 г., - при кардинальных
изменениях их внутренней и внешней политики.
2.2.17. Проекты документов ЦК КПСС,
Верховного Совета СССР, Совета Министров СССР и комментирующая их литература -
после утверждения документов.
2.2.18. Конституция СССР и конституции
союзных республик - после выхода и поступления новых изданий, включающих
изменения и дополнения, принятые Сессиями Верховного Совета СССР и Верховных
Советов союзных республик; массовая юридическая литература,
вышедшая до принятия новых законов: о труде (1970 г.), о земле (1969 г.), о
колхозной жизни (1969 г.), о браке и семье (1969 г.), о недрах (1975 г.) и др.,
а также литература, содержащая толкование утративших силу законов, положений и
инструкций.
2.2.19. Справочные издания, утратившие
актуальность и практическую ценность, не пользующиеся читательским спросом и не
принятые обменными фондами и библиотеками - депозитариями.
2.2.20. Другие издания и материалы,
признанные комиссией утратившими политическую актуальность, научную и
историческую значимость и производственную ценность.
Примечание. Устарелость издания
определяется путем внимательного ознакомления с его содержанием.
2.3. Периодические издания исключаются из
фондов библиотек по истечении следующих сроков хранения <*>:
--------------------------------
<*> Государственные библиотеки
союзных республик, республиканские научно - технические библиотеки, республиканские
(АССР), краевые, областные, центральные отраслевые библиотеки, научно -
технические библиотеки предприятий и организаций, библиотеки Академии наук СССР
и академий наук союзных республик, центральные районные, центральные городские
и головные профсоюзные библиотеки, а также библиотеки высших учебных заведений
самостоятельно определяют сроки хранения периодических изданий.
а) комплекты газеты "Правда"
исключаются из фондов городских и сельских библиотек - филиалов после трех лет
хранения, комплекты других центральных газет - после двух;
б) научно - технические библиотеки
предприятий, учреждений, научно - исследовательских институтов, высших и
средних специальных учебных заведений, а также массовые библиотеки профсоюзных
и других организаций исключают из своих фондов годовые комплекты газеты
"Правда" и газет отраслевой тематики после трех - пяти лет хранения,
годовые комплекты других газет - после двух лет хранения;
в) комплекты газеты "Пионерская правда" исключаются из фондов городских,
районных и центральных детских библиотек после трех - пяти лет хранения, из
городских и сельских библиотек - филиалов - после двух - трех;
г) школьные библиотеки исключают из своих
фондов годовые комплекты всех газет после двух лет хранения;
д) партийные журналы - "Политическое
самообразование", "Партийная жизнь" и др. могут исключаться из
фондов сельских библиотек и сельских библиотек - филиалов после - трех пяти лет
хранения, из фондов городских и районных библиотек и городских библиотек - филиалов
- после пяти - десяти лет хранения;
е) номера общественно - политических и
литературно - художественных журналов - "Новый мир",
"Октябрь" и т.п. исключаются из фондов библиотек - филиалов после
трех - пяти лет хранения;
ж) комплекты
журналов - "Крокодил", "Огонек", "Работница",
"Смена", "Крестьянка" и т.п. исключаются из библиотек и
библиотек - филиалов после двух лет хранения;
з) детские журналы - "Пионер",
"Костер", "Юный натуралист", "Юный техник",
"Мурзилка" и др. исключаются из фондов
городских, районных и центральных детских библиотек после пяти - десяти лет
хранения, из фондов других библиотек и библиотек - филиалов, обслуживающих
детей, - после трех лет хранения;
и) разрозненные номера газет и журналов -
при наличии полных комплектов.
Примечания. 1. Библиотеки могут сохранять
в своих фондах при необходимости периодические издания за более продолжительные
сроки.
2. Отдельные номера газет и журналов, а
также отдельные работы, статьи и другие журнальные материалы, в которых
содержится краеведческий материал и крайне важная для читателей информация или
пользующиеся спросом художественные произведения, могут сохраняться во всех библиотеках
более продолжительные сроки.
2.4. Исключению из библиотечных фондов
подлежат устаревшие издания и материалы по всем отраслям знаний
как на русском языке, так и на других языках народов СССР и на иностранных
языках, а также книги, брошюры, журналы, газеты, напечатанные шрифтами,
вышедшими из употребления, за исключением изданий, представляющих научную и
историческую ценность.
2.5. Запрещается
исключать из библиотечных фондов как устаревшие издания произведения
основоположников марксизма - ленинизма, доклады, речи, выступления
руководителей партии и правительства, стенографические отчеты съездов и
конференций КПСС, ВЛКСМ, пленумов ЦК КПСС, ВЦСПС и ВЛКСМ, съездов Советов и
сессий Верховных Советов СССР и союзных республик, всесоюзных съездов профсоюзов,
Собрания постановлений Правительства СССР, Ведомости Верховного Совета СССР,
собрания законов, указов Верховных Советов союзных республик и
постановлений Советов Министров союзных республик, произведения классиков
художественной литературы вне зависимости от времени их издания.
Примечания. 1. При
излишней экземплярности перечисленные издания должны
передаваться в обменные фонды библиотек для перераспределения.
2. Издания произведений основоположников
марксизма - ленинизма, имеющие устаревшие предисловия, комментарии или морально
устаревшее полиграфическое оформление (эмблемы, наименования коллективов и
т.п.), исключаются из фондов библиотек по ветхости и в акт на выбытие
устаревшей по содержанию литературы не включаются.
2.6. Запрещается
исключать как устаревшие из фондов центральных городских и центральный районных
библиотек (кроме детских) единственные экземпляры годовых комплектов местных
газет на русском языке и на других языках народов СССР; из фондов библиотек
высших учебных заведений и технических библиотек предприятий - единственные
комплекты многотиражных газет; из фондов центральных детских библиотек -
периодические издания для детей, выпускаемые в области, крае, республике.
Примечание. Другие массовые библиотеки
исключают из своих фондов комплекты местных газет по истечении трех лет
хранения.
2.7. Ветхими считаются издания и
материалы, пришедшие в непригодное для использования состояние и неподдающиеся
реставрации или когда их восстановление экономически нецелесообразно.
III. Порядок отбора
и списания литературы, исключаемой
из библиотечных и справочно - информационных
фондов
3.1. Выявление устаревших по содержанию,
ветхих, излишних и малоиспользуемых <*> изданий и материалов
предусматривается планами работы и производится ежегодно по всем разделам
библиотечного фонда.
--------------------------------
<*> К малоиспользуемой литературе
относятся, как правило, произведения печати, выпущенные 15 - 20 лет назад,
журналы и газеты 5 - 10-летней давности и другие материалы, на которые не
поступило запросов в течение 4 - 5 лет. В зависимости от специфики отрасли эти
сроки могут быть увеличены или уменьшены. Это положение не распространяется на
основную, наиболее ценную литературу по профилю данной библиотеки:
основополагающие, фундаментальные работы и справочные издания, материалы особой
научной, культурной и исторической значимости.
3.2. Отбор устаревших по содержанию и
ветхих изданий и материалов производится работниками библиотек с привлечением к
просмотру фонда членов специальной комиссии.
В состав комиссии наряду с библиотечными
работниками включаются квалифицированные специалисты различных отраслей знаний.
В библиотеках республиканского, областного (краевого) значения состав комиссии
утверждается органами, в ведении которых находятся библиотеки. В остальных
библиотеках комиссии утверждаются руководителями учреждений и организаций, в
составе которых они находятся, или вышестоящими органами.
3.3. Каждый раздел библиотечного фонда
просматривается подряд, без пропусков. К отбору подлежащей исключению
литературы следует относиться с большой ответственностью, рассматривая каждое
издание по содержанию. Снятые с полок устаревшие издания
откладываются отдельно от ветхих и от литературы, отобранной для передачи в
другие библиотеки, обменные фонды и библиотеки - депозитарии <*>.
--------------------------------
<*>
Малоиспользуемая литература в соответствии с "Положением об организации
депозитарного хранения книжных фондов библиотек страны", "Инструкцией
о порядке отбора и передачи малоиспользуемой литературы на депозитарное
хранение", "Инструкцией о порядке выявления, отбора, передачи и
приема малоиспользованной литературы и документации
для депозитарного хранения в органах НТИ, научно - технических библиотеках и
организации информации об обменных фондах" передается в библиотеки -
депозитарии, а излишняя - в обменные фонды для
последующего ее перераспределения. При отсутствии запросов в течение года после
опубликования информации о ней в "Бюллетенях обменных фондов"
указанная литература подлежит списанию как устаревшая.
3.4. Выявленные при
просмотре фондов ветхие издания и материалы исключаются из библиотечных фондов
и списываются с баланса бухгалтерией библиотеки или учреждения, предприятия,
организации, которым подчинена библиотека, в соответствии с Типовой инструкцией
Министерства финансов СССР и Госплана СССР от 16 июня 1962 г. N 161-31-и
"О порядке списания пришедших в негодность оборудования, хозяйственного
инвентаря и другого имущества, числящихся в составе основных фондов
(средств)" и изменениями к ней.
3.5. При наличии в фондах массовых,
школьных и других библиотек ненужной им ценной литературы она, так же как и
малоиспользуемая литература <*>, через центральную библиотеку передается
в обменные фонды или в соответствующую библиотеку - депозитарий.
--------------------------------
<*>
Отобранная комиссией излишняя и неиспользуемая литература беспрепятственно
передается библиотекам других министерств, ведомств и организаций в
соответствии с Постановлением Совета Министров СССР от 5 января 1959 г. N 11
"Об использовании книжных фондов" и Инструкцией Министерства культуры
СССР о порядке безвозмездной передачи литературы из неиспользуемых фондов
библиотек министерств, ведомств и организаций, утвержденной Министерством
культуры СССР 7 апреля 1959 г.
3.6. Исключение изданий и материалов из
библиотечного фонда обязательно оформляется актом, в котором указывается
причина их выбытия: как устаревшие, по ветхости, по другим причинам.
Примечание. В каждой отдельный акт включаются издания и материалы, исключаемые только по
одной из указанных причин.
3.7. Выбывающие из фонда издания и
материалы исключаются из учетных документов библиотеки только после получения
утвержденного акта об их исключении <*>.
--------------------------------
<*> Гриф утверждения акта должен
состоять из слова "Утверждаю", наименования должности лица,
утвердившего акт (включая наименование организации), личной подписи, ее
расшифровки и даты.
3.8. При исключении литературы, состоящей
на балансе библиотеки, акт составляется в двух экземплярах, к которым
прилагается список, составленный в одном экземпляре по установленной форме
(приложение 1) <*>.
--------------------------------
<*> Приложения не приводятся.
Примечания. 1. Список может быть заменен
книжными формулярами или основными карточками служебного алфавитного каталога и
порядковым перечнем инвентарных номеров с указанием после номера числа
списываемых экземпляров (приложение 2).
2. При исключении из библиотечного фонда
изданий и материалов, не учтенных на субсчете 019 баланса, их цена в списке к
акту не указывается, а на прилагаемых формулярах и карточках зачеркивается и в
сумму акта не включается.
3.9. Списание стоимости выбывших изданий
и материалов, учтенных на субсчете 019 баланса, производится по ценам их
приобретения, которые указываются в списке (на книжных формулярах и каталожных
карточках).
3.10. Стоимость литературы, изданной до
1961 года, указывается в списке в новом масштабе цен.
3.11. При исключении изданий и
материалов, не состоящих на балансе библиотеки, вместо списка к акту,
составляемому в одном экземпляре, могут быть приложены подобранные в алфавитном
порядке и одновременно пронумерованные книжные формуляры, а при выбытии всех
экземпляров - основные карточки служебного алфавитного каталога с проставленным
на них номером акта. Стоимость исключаемой по данному акту литературы в нем не
указывается.
3.12. Акты на исключение устаревшей
литературы из библиотек, перечислены в п. 1.3 настоящей Инструкции,
утверждаются руководителем библиотеки.
Первый экземпляр акта вместе со списком
(формулярами) подлежит хранению в библиотеке, второй экземпляр акта (без
списка) передается в бухгалтерию под расписку, оформляемую во второй части
книги суммарного учета или книги учета библиотечного фонда.
3.13. Акты на исключение устаревшей
литературы из библиотек, перечисленных в п. 1.4 и п. 1.5 настоящей Инструкции,
соответственно утверждаются руководителем предприятия, научно -
исследовательского института, учебного заведения, учреждения, общественной и
другой организации, отдела культуры исполкома районного (городского) Совета
народных депутатов, в ведении которых они находятся.
Первый экземпляр акта вместе со списком
(формулярами) после утверждения остается в библиотеке, второй экземпляр акта
передается в бухгалтерию предприятия, научно - исследовательского института,
учебного заведения, учреждения, организации, отдела культуры.
3.14. Утвержденные акты со списками
(формулярами) являются основанием для исключения литературы из инвентарных книг
и учетных каталогов, изъятия карточек из каталогов и карточек, а также для
списания стоимости числившейся на балансе литературы.
3.15. После получения утвержденного акта
в инвентарных книгах и учетных каталогах делаются соответствующие отметки об
исключении устаревших изданий из библиотеки.
3.16. В
централизованных библиотечных системах центральная библиотека составляет в
алфавитном порядке список <*> на выявленные устаревшие издания и материалы
и акт на их исключение из библиотечного фонда системы (приложение 3),
утверждает его, производит отметку в учетных документах и направляет акт по
графику в свои структурные подразделения и в библиотеки - филиалы, где
указанные издания и материалы снимаются с полок и исключаются из каталогов
и картотек. Руководители структурных подразделений ЦБС в приложении к акту
подтверждают это своей подписью (приложение 4).
--------------------------------
<*> При исключении из фонда
библиотеки всех экземпляров данного названия список может быть заменен
подобранными по алфавиту и одновременно пронумерованными карточками учетного
каталога.
Исключенные по актам устаревшие и ветхие
издания и материалы библиотеки - филиалы направляют в Центральную библиотеку
для последующей сдачи их заготовительным организациям вторичного сырья.
3.17. Исключенные из фондов устаревшие и
ветхие издания и материалы в обязательном порядке сдаются местным
заготовительным организациям вторичного сырья и не могут быть переданы другим
библиотекам, организациям и частным лицам. Квитанция об их сдаче прилагается к
акту и передается в бухгалтерию под расписку.
3.18. Акты об исключении изданий и
материалов из библиотечных и справочно - информационных фондов и приложенные к
ним списки (книжные формуляры, каталожные карточки) сохраняются в течение трех
лет, после чего подлежат уничтожению в установленном порядке без утверждения
архивными учреждениями (приложение 5).
Примечание. Срок хранения исчисляется с 1
января года, следующего за годом окончания материалов делопроизводством.
3.19. Деньги, полученные за макулатуру,
сдаются в доход соответствующего бюджета, из которого библиотеки финансируются
для последующего использования их на приобретение новой литературы.
3.20. На выявленные в своих фондах устаревшие
издания и материалы, не включенные в полученный акт, библиотеки - филиалы
составляют список (приложение 6) и направляют его в центральную библиотеку для
рассмотрения вопроса об их исключении.
3.21. Изъятие литературы по указанию
вышестоящих органов из фондов библиотек, библиотек - филиалов и справочно -
информационных фондов производится в недельный срок со времени его получения.
Карточки на подлежащую изъятию литературу вынимаются из читательских каталогов,
и книги снимаются с полок открытого доступа немедленно по получении указания.
3.21.1. На изъятую из фонда литературу
составляется акт в одном экземпляре (приложение 1). На основании утвержденного
акта для бухгалтерии составляется справка о стоимости изъятой литературы,
состоявшей на балансе библиотеки (приложение 7).
3.21.2. Если в результате проверки не
обнаружено литературы, подлежащей изъятию, библиотека составляет
соответствующий акт (приложение 8).
3.21.3. В централизованных библиотечных
системах центральная библиотека по получении документов на изъятие литературы
немедленно регистрирует их в специальном журнале и рассылает библиотекам -
филиалам, устанавливая определенную очередность и сроки пользования ими.
Руководители структурных подразделений ЦБ и библиотек - филиалов подтверждают
изъятие указанных в них изданий своей подписью в приложении к акту (приложение
9).
При завершении проверки документ
возвращается в центральную библиотеку и хранится наравне с денежными
документами.
3.21.4. Изъятая из фондов библиотек -
филиалов литература направляется ими в центральную библиотеку, где составляется
сводный акт на ее исключение в одном экземпляре (приложение 3) и справка для
бухгалтерии (приложение 7).
3.21.5. Изъятая из фонда литература
обязательно приводится в непригодное для использования состояние и сдается
заготовительным организациям вторичного сырья. Квитанция о сдаче прилагается к
акту.